Information archivage électronique

Information archivage électronique


Site spécialisé en information sur l’archivage électronique

Si vous avez besoin d’une information sur l’archivage électronique, vous trouverez sur DOCaufutur diverses rubriques spécialisées concernant cette opération qui s’avère souvent nécessaire pour les activités présentes ou futures de votre entreprise ou de votre organisation.

Pourquoi archiver vos documents ?


Dans le cadre de son métier, une entreprise ou une organisation utilise toutes sortes de documents administratifs ou documents relatifs à l’exercice de leurs activités. Certains de ces documents, notamment ceux à valeur probatoire, doivent être gardés afin d’être réutilisés ou valorisés plus tard. La numérisation a permis d’améliorer de manière significative la manière de conserver les documents.

Cependant, il est essentiel de concevoir et de mettre en œuvre une stratégie d’archivage adaptée à vos besoins et aux types de documents à conserver. Les dispositifs les plus utilisés sont le GED (gestion électronique des documents) et le SAE (système d’archivage électronique). Il conviendra de choisir en fonction des exigences de votre métier. Toute information relative à l’archivage électronique vous sera d’une aide précieuse pour sélectionner la méthode qu’il vous faut.

Différence entre le GED et le SAE (système d’archivage électronique)


Présentant quelques fonctionnalités similaires : gestion et contrôle des documents électroniques, gestion du stockage, indexation et recherche des documents, le SAE et le GED diffèrent sur certains points.

En effet, contrairement au GED, le système d’archivage électronique ne permet pas la modification des données et des métadonnées et la suppression des versions précédentes. Il se présente alors comme la solution adéquate lorsqu’on veut conserver l’intégrité d’un document à moyen ou à long terme (acte juridique, pièce justificatives dans le cadre de contrôles administratifs). D’ailleurs, le SAE comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des délais de conservation.

Pour garantir la valeur juridique des archives électroniques, il faut que les mécanismes du système mis en place puissent assurer :

  • l’identification et la confirmation de son origine
  • l’intégrité des documents
  • l’intelligibilité et la lisibilité des archives (pérennité des documents)
  • la sécurité des données
  • la confidentialité des documents via un système de contrôle d’accès rigoureux : authentification, cryptage des données, etc.

Une entreprise a le choix entre un système d’archivage électronique Cloud et la Blockchain pour conserver ses documents à valeur probatoire. Il est néanmoins préférable de recueillir les avis des experts publiés sur les blogs dédiés aux métiers de la gestion des documents avant d’initier un projet d’archivage.

Des dossiers documentaires sur l’archivage électronique sur DOCaufutur


Portail consacré aux métiers de la gestion documentaire, DOCaufutur diffuse des dossiers comportant des informations relatives à l’archivage électronique à travers son newsletter mensuel, mais aussi, par le biais des livres blancs émis par ses partenaires et les acteurs majeurs des métiers du document.

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Il vous est également possible d’y trouver des articles traitant entre autres des thèmes en lien avec l’éditique, la relation client, le GED et la sécurité des données et des applications critiques de l’entreprise.

Par ailleurs, si vous souhaitez publier vos livres blancs sur la gestion des documents sur notre blog, vous pouvez nous les envoyer au format PDF. En retour, vous recevrez les informations saisies par ceux qui les ont téléchargés.

Les contenus accessibles sur notre blog de gestion documentaire proviennent de dirigeants d’entreprises, des spécialistes et des journalistes, qui partagent des recommandations avisées. Ce blog sur les nouvelles technologies ambitionne ainsi de contribuer à l’optimisation de la logistique de l'information des organisations avec un impact positif sur l’efficacité de leurs salariés. Cette adresse est également incontournable pour tout ce qui concerne les échanges dématérialisés, la sécurité des données, l’expérience client, la communication multicanale, les technologies d’impression.

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