GED – Gestion électronique de documents

De quoi parle-t-on ? Quelles perspectives ?

Avec l’essor des nouvelles technologies, le volume documentaire et les échanges d’information ne cessent de croître. La gestion de tous ces flux devient donc toujours plus complexe, et il est désormais indispensable de les optimiser au maximum. En effet, savoir classer, indexer et diffuser efficacement les informations offre un gain de temps pour la recherche et l’accès aux données nécessaires aux activités de toute entreprise.

word cloud - document management

 

Savoir gérer les différents flux documentaires constitue aujourd’hui de multiples enjeux :

 

  • Malgré le développement de nombreux formats et supports informationnels, il est impératif de ne pas négliger les contraintes légales attachées à chacun d’eux. Par exemple, les documents natifs électroniques doivent contenir des preuves de leur intégrité (signature électronique, horodatage…).
  • La multiplication des canaux de communication impose de mettre en œuvre des solutions facilitant un traitement et une circulation rapides des informations, au sein de l’entreprise comme en externe.
  • Les volumes documentaires croissent sans cesse, ce qui peut également entraîner une augmentation des volumes d’impression. Il ne faut pourtant pas omettre l’aspect écologique : limiter les impressions et préférer une diffusion électronique des documents diminue l’impact environnemental de l’entreprise tout en améliorant la circulation des informations.

La grande disponibilité d’informations sous formats numériques standards a déplacé le centre de gravité de la GED vers la gestion des processus informationnels, à l’instar des ERP nés de la nécessité d’optimiser la gestion de l’information structurée. Cette évolution se poursuit vers la prise en compte de l’information non-structurée, de sorte que la GED peut aujourd’hui être considérée comme l’ERP du document.

Quels sont les atouts des logiciels de GED ?

Si vous n’avez pas encore adopté les logiciels de Gestion Electronique des Documents, vous n’avez aucune raison d’hésiter en effet ce type de logiciel vous fera bénéficier de nombreux avantages.

Premièrement, installer un logiciel GED vous permettra de faire des économies. Par exemple en utilisant un outil GED vous pourrez baisser votre consommation d’encre et de papier et donc de réduire le coût. Qui plus est adopter ce logiciel vous permettra d’aller vers une démarche plus écologique et même atteindre le zéro papier.

Deuxièmement, grâce à un tel système vous pourrez très aisément transmettre les documents à d’autres personnes et les partager en toute sécurité. Cela vous permettra entre autres d’améliorer la communication au sein d’une entreprise ou dans un autre organisme car vous pourrez très facilement et rapidement échanger des documents. Si vous travaillez en contact direct avec des clients le logiciel de Gestion Electronique des Documents pourrait aussi vous être d’une grande aide car cela vous permettra d’aisément échanger des informations avec eux et donc apporter une réponse plus rapide. Cela vous aidera sans aucun doute à améliorer votre service client.