Facture électronique

Facture électronique


La praticité offerte par la facture électronique

La facture électronique constitue la première solution que choisissent de nombreuses entreprises afin de faciliter la gestion de leurs factures. Ces dernières sont en effet dématérialisées afin de simplifier l’automatisation – tout ou partie – de leur prise en charge, mais aussi leur traitement. Sachant que les opérations de gestion de plusieurs factures traditionnelles ou factures papier s’avèrent être des tâches fastidieuses, mis à part le risque d’en perdre quelques-unes lors de leur manipulation, la dématérialisation de celles-ci constitue alors la meilleure option.

Opter pour la facture électronique pour quelle raison ?


Une facture dématérialisée, c’est une facture électronique qui donne la possibilité aux entreprises qui l’utilisent de bénéficier de plusieurs avantages. Le temps de traitement d’une facture papier est considérablement réduit lorsqu’elle est dématérialisée et son envoi est également simplifié. La réception ou l’arrivée d’une facture électronique ne peut pas être signée par le client ou la personne à qui elle est adressée.

Cependant de nos jours, il est possible de signifier l’arrivée de la facture avec la signature électronique. D’ailleurs, grâce à la dématérialisation, l’archivage et le suivi de chaque facture deviennent plus faciles surtout lorsque la conservation est exigée par la législation (au moins pendant 10 ans). De plus, aucune falsification ne peut être faite puisque celle-ci sera conservée sous format PDF qui ne donne aucune possibilité de modifications.

Le document dématérialisé permet également aux entreprises de résoudre le problème de gaspillage, restreignant ainsi l’usage du papier. Cela permet également d’attribuer les dépenses prévues pour l’achat du papier vers des volets qui en ont le plus besoin. Pour ce qui est de la copie de la facture électronique, elle peut se faire en un rien de temps, en quelques clics. Que ce soit pour l’entreprise ou pour le client, chaque partie pourra posséder un exemplaire de la facture et aucune dépense supplémentaire ne sera nécessaire.

Il existe toutefois certaines contraintes


Étant donné que la signature de la facture électronique prend un temps considérable, la rapidité de la procédure risque d’être remise en cause. Les mêmes tracas avec une facture traditionnelle sont d’ailleurs également constatés avec la facture sous format PDF qui ne peut pas être modifiée, c’est-à-dire que le client ne peut apporter aucune modification sans la surveillance de l’entreprise si jamais une erreur s’y est glissée. L’envoi ou la réception de la facture par courriel peut alors s’avérer inefficace.

La plupart du temps, de nombreux clients sont obligés d'avoir une version papier de la facture électronique qu’ils ont reçue pour des raisons administratives. Une véritable dématérialisation de la facture est alors inexistante puisque le processus revient finalement au même. Le stockage des données numérisées demeure l’unique avantage de la dématérialisation de la facture. Les bénéfices et les profits de la tendance ne durent donc pas en raison des contraintes. Malgré tout, pour éviter les déplacements, elle reste la meilleure solution.

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