La facture électronique, pour un gain d’efficacité et de temps

Un nombre croissant d’entreprises recourt aujourd’hui à la facture électronique afin d’accélérer les échanges et optimiser la gestion de leurs créances et par conséquent, de leur trésorerie. De plus, l’automatisation procédé réduit les risques de pertes de documents imprimés et allège les comptables. Retrouvez tous les avantages du procédé dans les articles publiés sur le blog DOCaufutur.

Opter pour la facture électronique pour quelle raison ?

Une facture dématérialisée, c’est une facture électronique qui donne la possibilité aux entreprises qui l’utilisent de bénéficier de plusieurs avantages. Le temps de traitement d’une facture papier est considérablement réduit lorsqu’elle est dématérialisée et son envoi est également simplifié. La réception ou l’arrivée d’une facture électronique ne peut pas être signée par le client ou la personne à qui elle est adressée.

Cependant de nos jours, il est possible de signifier l’arrivée de la facture avec la signature électronique. D’ailleurs, grâce à la dématérialisation, l’archivage et le suivi de chaque facture deviennent plus faciles surtout lorsque la conservation est exigée par la législation (au moins pendant 10 ans). De plus, aucune falsification ne peut être faite puisque celle-ci sera conservée sous format PDF qui ne donne aucune possibilité de modifications.

Le document dématérialisé permet également aux entreprises de résoudre le problème de gaspillage, restreignant ainsi l’usage du papier. Cela permet également d’attribuer les dépenses prévues pour l’achat du papier vers des volets qui en ont le plus besoin. Pour ce qui est de la copie de la facture électronique, elle peut se faire en un rien de temps, en quelques clics. Que ce soit pour l’entreprise ou pour le client, chaque partie pourra posséder un exemplaire de la facture et aucune dépense supplémentaire ne sera nécessaire.

Il existe toutefois certaines contraintes

Étant donné que la signature de la facture électronique prend un temps considérable, la rapidité de la procédure risque d’être remise en cause. Les mêmes tracas avec une facture traditionnelle sont d’ailleurs également constatés avec la facture sous format PDF qui ne peut pas être modifiée, c’est-à-dire que le client ne peut apporter aucune modification sans la surveillance de l’entreprise si jamais une erreur s’y est glissée. L’envoi ou la réception de la facture par courriel peut alors s’avérer inefficace.

La plupart du temps, de nombreux clients sont obligés d'avoir une version papier de la facture électronique qu’ils ont reçue pour des raisons administratives. Une véritable dématérialisation de la facture est alors inexistante puisque le processus revient finalement au même. Le stockage des données numérisées demeure l’unique avantage de la dématérialisation de la facture. Les bénéfices et les profits de la tendance ne durent donc pas en raison des contraintes. Malgré tout, pour éviter les déplacements, elle reste la meilleure solution.

À propos du blog DOCaufutur

DOCaufutur est un blog BToB contenant des renseignements concernant la gestion électronique de documents, ainsi que des articles portant sur l’éditique et la GRC. C’est aussi une référence pour tout ce qui concerne les technologies d’impression, à la communication multicanale, aux échanges dématérialisés, l’expérience client, qui sont des thèmes-clés pour l’entreprise numérique. Des conseils pertinents provenant de chefs d’entreprise, des professionnels et des journalistes sont diffusés sur ce blog dédié à la gestion documentaire DOCaufutur. Différents outils sont proposés aux lecteurs : enquêtes, livres blancs, actualités, témoignages, portraits, dossiers de fond.

DOCaufutur mobilise ses compétences, par le biais de ses articles, pour aider ses cibles (fournisseurs de l’industrie, consultants et experts indépendants ou utilisateurs des technologies) à trouver et à fidéliser de nouveaux clients au travers d’une communication visuelle et digitale. Ce blog ambitionne donc de participer à l’amélioration de la logistique de l’information des entreprises pour optimiser la gestion des flux documentaires et assurer une meilleure traçabilité de ces derniers.

De ce fait, nos recommandations contribueront à une augmentation de votre performance globale et une baisse de vos coûts.