Comment optimiser les processus documentaires ? Suivez le guide

De nombreux dirigeants d’entreprise se demandent comment optimiser les processus documentaires pour gagner en efficacité et réduire les coûts. Les articles publiés sur le blog spécialisé DOCaufutur fournissent des réponses pertinentes sur ce sujet et les contenus qui y sont proposés sont régulièrement enrichis et actualisés.

La gestion documentaire : une tâche complexe

Il est primordial pour toute entreprise ou organisation de trouver comment optimiser les processus documentaires. Quelles que soient les activités d’une entreprise ou d’une organisation, elle utilisera toujours de nombreux documents pour leur bonne marche d’une part, et dans le cadre de leurs relations avec leurs différents interlocuteurs (clients, partenaires, administration, etc.) d’autre part. Ces documents doivent être pris en charge correctement afin d’être utilisés de manière optimale. Leur gestion peut vite devenir fastidieuse d’autant plus qu’elle peut être particulièrement chronophage, certaines opération étant répétitives. Le recours à des outils adaptés et à du personnel qualifié est alors essentiel pour en automatiser tout ou partie.

Les fonctionnalités de la GED

Répondant aux objectifs de traçabilité, de classement, de stockage et d’accès aux informations, la GED propose des fonctionnalités couvrant l’ensemble des cycles de vie des documents :

• - l’acquisition des documents : numérisation des documents papiers, capture des documents électroniques (e-mails et pièces jointes), intégration des fichiers bureautiques...
• - le classement et l’indexation : classement automatique par code barres, classement hiérarchisé par thèmes, indexation plein texte par OCR de zone...
• - le stockage et la sauvegarde
• - la recherche multicritères : par thème, mots-clés, date, étiquette...
• - la diffusion : visualisation et partage des documents, outils collaboratifs...
• - l’archivage

Ces fonctions concernent aussi bien les courriers que les documents commerciaux (factures, bons de commande et de livraison...), les revues de presse, les dossiers techniques et ceux du personnel. Par ailleurs, une solution de gestion électronique de documents peut aussi intégrer des fonctionnalités permettant d’optimiser les processus documentaires. Il s’agit entre autres de la traçabilité, de versioning, et d’un système de gestion de sécurité et des habilitations.

L’indexation et la recherche des documents deviennent plus faciles et plus rapides, d’autant plus que les collaborateurs de l’entreprise peuvent accéder à la GED partout via un ordinateur, un smartphone ou une tablette en optant pour une solution full web.

À noter qu’il est possible d’apporter des modifications aux documents gérés par ce système, faire coexister plusieurs versions et parfois définir des règles de conservation. La GED convient ainsi à la gestion quotidienne des documents nécessaires au pilotage de l’activité de l’entreprise, contrairement au système d’archivage électronique (SAE) dont la finalité est de préserver l’intégrité et la sécurité des documents à valeur probatoire.

Des conseils pour vous aider à optimiser les processus documentaires sur DOCaufutur

Pour savoir comment optimiser vos processus documentaires, les dossiers sur la GED diffusés sur notre blog peuvent apporter des réponses pertinentes à votre question.

En effet, portail dédié aux métiers de la gestion des documents, DOCaufutur publie des articles traitant des thèmes sur l’optimisation du traitement électronique des documents de l’entreprise. Vous pouvez aussi y découvrir des livres blancs émis par les acteurs majeurs du secteur, lesquels peuvent être téléchargés gratuitement. En plus de cela, notre newsletter mensuel propose également des interviews et des investigations sur différents sujets relatifs aux métiers du document.

Outre la GED, nous avons également consacré des rubriques à l’éditique, à la sécurité, au web to print et à la relation client.

Tout sur l’entreprise numérique

DOCaufutur est un blog BToB permettant de trouver des informations sur la gestion électronique de documents, ainsi que des articles portant sur l’éditique et la GRC. Différentes ressources vous sont proposées : dossiers de fond, portraits, enquêtes, actualités d’entreprises, livres blancs, témoignages, etc. Ce blog sur les nouvelles technologies aspire à l’optimisation de la logistique de l’information des entreprises pour optimiser la gestion des flux documentaires et assurer une meilleure traçabilité de ces derniers.

De ce fait, nous contribuons à rationaliser votre organisation et à économiser. Ce blog est également une référence pour tout ce qui concerne l’expérience client, les technologies d’impression, à la communication multicanale, aux échanges dématérialisés, qui sont des enjeux-clés pour l’entreprise numérique.

DOCaufutur vous aide par l’intermédiaire de ses articles à vous imposer sur ce marché en plein essor grâce à une communication à la fois sur les canaux print et les outils web. Des recommandations avisées rédigés par des chefs d’entreprise, des professionnels et des journalistes indépendants sont disponibles sur ce blog dédié à la gestion documentaire DOCaufutur.