Les clés pour optimiser la gestion des documents d’entreprise
La gestion des documents d’entreprise ou de toute autre organisation est tâche indispensable, mais aussi rébarbative que chronophage si elle est effectuée manuellement. Il existe heureusement des technologies dédiées à cette activité, qui permettent un gain de productivité et de temps précieux. Simplifiez-vous la gestion documentaire, consultez les articles publiés sur DOCaufutur pour réussir la mise en place d’un processus automatisé.
La gestion documentaire : un travail fastidieux
Que ce soit pour une entreprise ou une organisation, la gestion des documents d’entreprise reste un travail particulièrement laborieux, notamment si les activités imposent l’utilisation de nombreux documents de tous types. Entre la conception et la production des documents, ou la réception de ceux qui viennent des différents interlocuteurs d’une part, leur traitement et leur archivage d’autre part, il n’est pas toujours aisé pour les responsables de s’y retrouver sans une méthode aguerrie. Elle sera d’autant plus fastidieuse si les documents sont en papier, ce qui fut le cas avant l’ère du numérique. De nos jours, cette technologie a permis de simplifier la prise en charge des documents, notamment en automatisant toute ou partie des opérations.
La gestion électronique des documents
La gestion des documents d’entreprise est un processus qui doit être bien organisé. Autrefois effectuée manuellement, la gestion des documents de l’entreprise prenait du temps tout en étant particulièrement fastidieuse dans certains cas. Aujourd’hui, elle est nettement simplifiée par la numérisation et la gestion électronique.
On compte quatre étapes principales dans la procédure standard de gestion électronique des documents : la numérisation des documents papiers ou la production directe des documents numérisés, le traitement des documents comprenant l’indexation par type/mots-clés/concepts, le stockage des documents suivant les critères imposés par la législation et les besoins de l’entreprise, la diffusion des documents. La GED facilite la réalisation des opérations relatives à ces 4 étapes, certaines sont même automatisées, ce qui fait gagner un temps précieux et évite d’avoir à affecter des personnes spécifiques pour s’en occuper.
L’une des plus grandes problématiques de la GED reste la sécurisation des données et informations sensibles contenues dans les documents. Pour répondre à cette problématique, des logiciels de gestion des documents d’entreprise sont disponibles sur le marché. Cependant, ils nécessitent un apprentissage et la mise en œuvre d’une méthodologie de travail collaboratif afin d’être utilisés correctement et apporter un réel avantage à tous les collaborateurs et clients. Il est alors recommandé de bien se renseigner sur les différentes possibilités qui permettront de mieux comprendre et de mieux appréhender les avantages et les inconvénients des diverses technologies disponibles. Vous trouverez facilement des sites dédiés que le net.
DOCaufutur, le portail dédié à l’actualité du document électronique
Sur le site de DOCaufutur, vous trouverez toute l’information sur l’industrie de la gestion documentaire, de l’éditique, des technologies d’impression, de web to print, de la sécurité des données, et de la dématérialisation.
Portail destiné aux professionnels, DOCaufutur s’est entouré de partenaires comme Cincom, Compart France, DOCSaaS, eGain, E.M.S, Kalpa Conseils, 1 PrimeConcept, Audigny Consulting, EXCEO et MARKESS International ainsi que de journalistes professionnels et de professionnels intervenants sporadiquement pour vous apporter toute l’actualité et les éclaircissements sur l’évolution des technologies liées au document électronique et sur la vie des entreprises y participant. Avec DOCaufutur, vous trouverez toutes les réponses à vos questions.
DOCaufutur est un blog BToB permettant de trouver des informations sur la gestion électronique de documents, ainsi que sur l’industrie de l’éditique et du CRM. Différents moyens vous sont proposés : dossiers de fond, livres blancs, enquêtes, portraits, actualités, témoignages, etc. Ce blog consacré aux nouvelles technologies aspire à l’amélioration de la logistique de l’information des organisations pour optimiser la gestion des flux documentaires et garantir une meilleure traçabilité de ces derniers. Par voie de conséquence, nos recommandations permettront un accroissement de votre productivité globale et une optimisation de vos coûts. Ce blog est également une référence pour tout ce qui concerne à la sécurité des données, à la communication multicanale, aux échanges dématérialisés, les technologies d’impression. Et ce ne sont que quelques-uns parmi différents thèmes relatifs aux métiers de l’entreprise numérique. Des conseils pertinents rédigés par des chefs d’entreprise, des professionnels et des journalistes, qui animent ce blog dédié à la gestion documentaire, sont à votre disposition.
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