Pourquoi mettre en place la numérisation de documents
La numérisation de leurs documents est devenue une pratique courante dans les entreprises et organisations de tous types, l’objectif étant de favoriser les échanges dématérialisés et faciliter leur gestion (tri, archivage, restitution). Pour en apprendre davantage sur cette technique, le blog DOCaufutur contient de nombreux articles relatifs aux outils et aux méthodes de gestion électronique de documents professionnels.
Optimiser la gestion documentaire
Dans le secteur professionnel, la gestion documentaire fait partie des tâches les plus fastidieuses et les plus chronophages à réaliser par des méthodes manuelles. Elle peut mobiliser plusieurs personnes notamment si le nombre et le type de documents à prendre en charge est élevé. Elle nécessite par ailleurs des compétences spécifiques en organisation ainsi qu’une stratégie bien pensée.
L’arrivée des techniques de numérisation de documents d’une part et le grand nombre de logiciels de gestion documentaire désormais disponibles sur le marché d’autre part ont cependant permis de faciliter la prise en charge des différents documents des entreprises, organisations et collectivités. Les outils logiciels donnent en effet la possibilité de réduire le temps de production, de traitement et d’archivage en automatisant ces opérations, tout en limitant les risques d’erreur.
Pourquoi opter pour la numérisation de documents ?
La numérisation de documents est aujourd’hui la solution la plus recommandée pour les entreprises qui doivent jongler avec de nombreux documents (contrats, factures, bons de commande, relevés de comptes, publications diverses, etc.). Cette méthode offre en effet des avantages indéniables pour la gestion des documents, depuis leur acquisition jusqu’à leur archivage en passant par leur traitement. L’automatisation de tout ou partie des tâches de production, de suivi, de traitement, de stockage et de diffusion des documents permet en effet aux entreprises de gagner du temps et d’économiser sur le personnel et l’achat de papier en grande quantité.
L'utilisation de fichiers numériques plutôt que de documents sur support papier offre un gain important de productivité aux entreprises. Grâce à internet, les collaborateurs gagnent en mobilité en ayant accès aux informations qui leur sont utiles à n’importe quel moment quel que soit le terminal utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques.
Par ailleurs, le stockage des fichiers numériques permet de libérer de l’espace et d’éviter l’encombrement créé par les documents en papier. Pour les entreprises devant stocker une masse importante d’archives, la numérisation de documents réduit véritablement les coûts de gestion en matière d’achat de papier et autres consommables d’impression, d’optimisation des espaces de travail, … Enfin, la protection informatique des données ou le recours à un prestataire certifié dans l’archivage numérique est plus rentable que la mise en place de systèmes de protection physiques pour mettre à l’abri les documents en papier en cas d’incendie, de dégâts des eaux, de vols, …etc.
Faire appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation de documents
La numérisation de documents ne consiste pas uniquement à scanner des documents en papier. Cette opération doit s’intégrer dans une politique globale de l’entreprise pour permettre d’exploiter convenablement les opportunités technologiques existantes et de mettre en place les infrastructures numériques adaptées. Faire appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation de documents c’est se faire accompagner par un expert pour concevoir un système de gestion de documents électroniques efficace et parfaitement fiable.
DOCaufutur est une plateforme web consacrée à l’univers du numérique en entreprise. Profitez de ce site pour bénéficier de conseils d’experts et surtout, pour vous tenir au courant des opportunités en matière de technologie numérique pour votre entreprise.
L’offre de DOCaufutur
Pour consulter des renseignements sur la gestion électronique de documents, visitez le blog BToB DOCaufutur, que complètent des articles consacrés à l’éditique et à la GRC. Ce blog fournit également des renseignements sur le thème de l’expérience client, les technologies d’impression, à la communication multicanale, à la sécurité des données, qui sont des enjeux cruciaux pour l’entreprise numérique. Des conseils utiles provenant de dirigeants d’entreprise, des professionnels et des journalistes indépendants, qui enrichissent le blog dédié à la gestion documentaire DOCaufutur, sont à votre disposition. Pour mettre tous les atouts de votre côté, faites bon usage des solutions mis à votre disposition : dossiers, portraits, enquêtes, témoignages, actualités, livres blancs, etc. Ce blog sur les nouvelles technologies a ainsi pour mission d’accompagner les organisations à fluidifier la logistique de l’information pour faciliter notamment le suivi des échanges documentaires et assurer une meilleure traçabilité de ces derniers. Par voie de conséquence, nos recommandations contribueront à un accroissement de votre performance globale et une optimisation de vos coûts.
DOCaufutur vous accompagne par l’intermédiaire de ses contributions dans la conception d’une image singulière via une communication associant print et digital.
