Un blog traitant de l’archivage électronique

Un blog spécialisé dans l’archivage électronique est une source précieuse pour comprendre les spécificités et avantages de ce type de solution de stockage de documents ou d’enregistrement de transactions. Dans ce domaine, DOCaufutur, plateforme dédiée aux nouvelles technologies applicables à la GED, est l’adresse de référence.

En quoi consiste le dispositif d’archivage électronique ?

L’archivage électronique est un système qui permet conserver une trace des transactions réalisées sur des appareils électroniques (distributeurs de billets, parcmètres, etc.). Il est soumis à une réglementation stricte notamment dans le cadre de la régularisation des opérations. Un système de signature électronique et d’horodatage doit y être inclus. Il permet ainsi de retenir la date, l’heure et le type de transaction effectué. Le document produit et stocké constitue alors un document qui peut être utilisé comme preuve.

Il existe divers types de machines et systèmes permettant de procéder à un archivage électronique. Le choix devra être motivé par vos besoins et les exigences de vos activités.

Assurer l’intégrité des informations saisies dans les archives

Pour trouver toutes les informations relatives au système d’archivage électronique, il faut consulter un blog spécialiste dans ce domaine. Celui-ci publie de nombreux articles (avis d’experts, actualités...) thématiques traitant des sujets susceptibles d’intéresser les entreprises voulant assurer l’intégrité, la pérennité et la confidentialité de leurs archives numériques.

Actuellement, de nombreuses solutions proposées par des prestataires spécialisés sont disponibles sur le marché, mais d’après les experts, il peut être avantageux de recourir au système reposant sur la chaîne de blocs si on veut rationaliser les coûts de l’archivage de ses documents. Également connu sous l’appellation technique de "blockchain", ceci est un registre partagé par toutes les entreprises disposant d’un système d’archivage électronique en interne.

Afin d’assurer l’intégrité des informations qui y sont saisies, chaque transaction archivée dans le journal doit faire l’objet d’une attestation de dépôt. Comprenant l’empreinte du fichier et des métadonnées, celle-ci est signée par la clé privée de l’entreprise et transmise aux nœuds du réseau. Grâce à ce mécanisme, il est devenu possible de vérifier rapidement l’imputabilité et l’intégrité des archives.

Ainsi, si on veut modifier une archive, il faut remonter jusqu’au dépôt initial et changer tous les journaux scellés en bloc. Cette opération est non seulement fastidieuse, mais elle représente également des coûts faramineux.

Le SAE doit répondre aux exigences de la norme NF-Z 42-013 en respectant les principes de journalisation périodiques :

• - Le journal des événements incluant l’identification et les accès aux documents, les conversions des formats, les mouvements des supports, la création de copies de sécurité, etc.
• - Le journal du cycle de vie des archives regroupant toutes les attestations : validation de dépôt, modification des métadonnées, restitution d’une archive, restauration d’une archive et destruction d’une archive.

Obtenez plus d’informations sur DOCaufutur

Dédié aux métiers de la gestion documentaire, notre blog publie divers articles dont les thèmes s’articulent autour de l’archivage électronique.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ce sujet, nous vous invitons à consulter les articles se trouvant dans les rubriques "Éditique" et "Avis d’experts".

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DOCaufutur, un blog dédié aux décideurs

Pour consulter des informations concernant la gestion électronique de documents, visitez le blog BToB DOCaufutur, ainsi que des articles dédiés à l’éditique et à la GRC. Ce blog sur les nouvelles technologies a ainsi pour vocation d’aider les organisations à améliorer la logistique de l’information pour optimiser notamment la gestion des flux documentaires et garantir une meilleure traçabilité de ces derniers.

De plus, nous vous prodiguons ces conseils d’expert dans un objectif d’optimisation de votre organisation et de baisse de vos coûts. Différents moyens existent : dossiers, enquêtes, livres blancs, témoignages, actualités d’entreprises, portraits. Ce blog livre aussi des renseignements concernant l’expérience client, à la sécurité des données, aux technologies d’impression, à la communication multicanale. Et ce ne sont que quelques-uns parmi de multiples thèmes relatifs aux métiers de l’entreprise numérique. Des recommandations intéressantes fournies par des chefs d’entreprise, des experts et des journalistes, qui animent le blog dédié à la gestion documentaire DOCaufutur, sont accessibles.

DOCaufutur vous aide par le biais de ses articles dans la construction d’une image singulière au travers d’une communication associant les supports physiques et numériques.