Dématérialisation de factures

Dématérialisation de factures


En savoir plus sur la dématérialisation de factures

La dématérialisation de factures est de nos jours une pratique courante des entreprises commerciales. Elle offre d’ailleurs des avantages indéniables pour la gestion de ces documents. DOCaufutur est un blog sur lequel vous trouverez des nombreuses informations relatives à ce thème et des réponses à vos questions sur ce sujet.

Le numérique au service de la gestion des documents d’entreprise


La dématérialisation de factures consiste à numériser ces documents de sorte qu’ils peuvent être facilement et rapidement envoyés à qui de droit. Les factures sur papier sont en effet de moins en moins utilisées, notamment pour les ventes à distances (par correspondance ou en ligne).

Avant l’avènement des technologies numériques, tous les documents utilisés par les entreprises étaient en papier, ce qui demandait des précautions particulières pour certaines opérations relatives à leur gestion comme l’envoi ou l’archivage. La numérisation a apporté une véritable révolution dans la gestion documentaire des entreprises et des organismes dont les activités imposent l’utilisation massive de documents en tous genres.

Pourquoi opter pour la dématérialisation de vos factures ?


La dématérialisation de factures est un procédé qui consiste à numériser toutes les factures et à automatiser tout ou partie de leur traitement et de leur gestion dans la mesure du possible afin de réduire la perte de temps qui découlent de ces opérations fastidieuses d’une part, et d’éviter l’utilisation du papier. Par ailleurs, ce procédé simplifie également leur archivage, les factures devant obligatoirement être conservés pendant 10 ans selon la loi en vigueur. En dématérialisant vos factures, vous n’aurez pas à prévoir une pièce ou une armoire spécifique pour les ranger, ni à tout sortir pour fouiller dans les cartons pour trouver une facture plusieurs mois ou plusieurs années plus tard. Vous pouvez également opter pour une sauvegarde informatique en externe pour mettre vos factures à l’abri de sinistres comme les incendies ou les dégâts des eaux. Enfin, la dématérialisation vous coûtera moins cher que ce soit pour la production, l’envoi ou la réception et le suivi des factures émises.

Les aspects juridiques de la dématérialisation des factures


Une législation stricte encadre l’émission et le stockage des factures numériques. En effet, les factures sont des documents officiels constituant des preuves commerciales. Pour que les factures numériques aient une valeur légale au même titre que celles en papier, il est primordial de respecter certaines règles lors de la phase de dématérialisation de vos factures.

Selon l’article 289 V du Code Général des Impôts, l’utilisation d’une signature électronique est une condition essentielle pour garantir la validité d’une facture électronique non structurée. Cette étape permet effectivement de garantir l’authentification des documents numériques.

Il est donc nécessaire de faire appel à un prestataire de certification électronique afin de disposer d’un certificat pour chaque quittance émise. Une alternative, plus coûteuse, consiste à émettre un relevé structuré respectant des normes précises de conception et pouvant être traité automatiquement à l’aide de logiciels adaptés comme le stipule l’article 289 b du CGI.

Dans tous les cas, restez à l’écoute des dernières innovations concernant la dématérialisation de factures ainsi que des évolutions légales en la matière grâce à DOCaufutur, votre site spécialisé concernant les solutions numériques destinées aux professionnels.

Ce sont des dirigeants d’entreprises, des experts et des journalistes indépendants qui enrichissent ce blog de gestion documentaire, vous assurant l’intérêt de ces conseils. Ce blog sur les nouvelles technologies tend tout particulièrement à l’optimisation de la logistique de l'information des organisations impactant directement leur rendement. Ce blog est aussi incontournable pour tout ce qui concerne les technologies d’impression, l’expérience client, la communication multicanale, la sécurité des données, les échanges dématérialisés.

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