Le b.a.-ba de l’archivage numérique à valeur probante des documents
À l’ère de la dématérialisation des échanges, l’archivage numérique à valeur probante gagne en popularité en matière de de stockage et de restitution de gros volumes de documents. Les entreprises, associations, collectives, qui ont d’importantes quantités de dossiers à gérer et conserver, ont tout intérêt à se doter de ce type de solution. DOCaufutur met à votre disposition une documentation complète concernant l’archivage de documents dans les organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.
La numérisation au service de la gestion documentaire
Avant l’ère du numérique, tous les documents utilisés par les entreprises et les organismes et institutions diverses étaient en papier. Leur gestion nécessitait alors des ressources non négligeables de même que leur stockage. Cette dernière opération requérait par ailleurs des précautions spécifiques notamment pour les protéger de l’humidité, des rongeurs et autres nuisibles, mais également pour en faciliter la recherche en cas de besoin plus tard. L’arrivée de la numérisation a permis de révolutionner la gestion documentaire, les documents numérisés étant plus faciles à manipuler et à ranger sur les disques durs ou des serveurs dédiés. L’archivage numérique à valeur probante offre par ailleurs des avantages indéniables.
Pourquoi opter pour l’archivage numérique ?
Le principe de l’archivage est simple : tous les documents sont triés, indexés et rangés par catégorie. On entend par documents : les factures, les contrats, les documents administratifs divers, etc., et tous les documents relatifs à la gestion et au fonctionnement des différents départements de l’entreprise. Mais réaliser cette tâche manuellement est aussi chronophage que fastidieux et risque fort de mobiliser plusieurs personnes. De plus, il faudra trouver des contenants assez grands et en grand nombre, ainsi qu’un espace adapté pour leur rangement. Compte tenu du volume de documents utilisés par les entreprises, l’archivage numérique à valeur probante se présente comme la solution idéale pour en simplifier le stockage et la gestion. Il s’agit de numériser les documents pour en réduire la taille et les dématérialiser.
Le gain de place est certainement l’un des principaux avantages ce système. L’enregistrement des documents sur des disques durs ou sur des serveurs en ligne se révèle beaucoup moins encombrant par rapport aux archives sur papier à classer. Par ailleurs, il sera beaucoup plus facile d’accéder aux archives dès lors que vous en aurez besoin, plus rapide de lancer une recherche pour trouver des fichiers en particulier et plus simple de les partager à vos collaborateurs. Enfin, l’archivage numérique à valeur probante permet de sécuriser les documents de manière optimale et d’assurer la confidentialité des informations. La mise en place de réseaux de serveurs informatiques permet en effet de réduire drastiquement les risques liés aux sinistres tels que les incendies ou les inondations par exemple pour toujours disposer d’une copie de vos documents.
Faire appel à un prestataire certifié dans l’archivage numérique
Si une entreprise peut tout à fait choisir une solution d’archivage numérique en interne par crainte pour la confidentialité de leurs données, il faut savoir que passer par un prestataire spécialisé offre de meilleures garanties de protection à condition de faire appel à un prestataire certifié. En effet, ces entreprises d’archivage bénéficient d’une expertise permettant de s’adapter efficacement aux nouvelles technologies et de proposer des services au meilleur prix afin d’optimiser le budget.
Site professionnel dédié à l’entreprise numérique, DOCaufutur vous permet de rester à l’affût de toutes les opportunités offertes par les évolutions technologiques et notamment les questions liées à l’archivage numérique à valeur probante.
DOCaufutur et son cœur de métier
Pour consulter des renseignements concernant la gestion électronique de documents, visitez le blog BToB DOCaufutur, complétés par des contenus portant sur l’éditique et la GRC. Des recommandations dignes d’intérêt fournies par des dirigeants d’entreprise, des professionnels et des journalistes, qui interviennent sur le blog dédié à la gestion documentaire DOCaufutur, sont accessibles.
DOCaufutur donne à ses cibles la possibilité de se démarquer au travers d’une communication à la fois sur les supports papier et les outils web. Donnez-vous les meilleures chances de succès, profitez de tous les outils mis à votre disposition : livres blancs, actualités, témoignages, portraits, enquêtes, dossiers, etc. Ce blog est également une référence pour tout ce qui se rapporte à la communication multicanale, aux échanges dématérialisés, à la sécurité des données, à l’expérience client, qui sont des problématiques indissociables de l’entreprise numérique. Ce blog consacré aux nouvelles technologies vise l’amélioration de la logistique de l’information des organisations pour faciliter particulièrement la gestion des échanges documentaires et assurer une meilleure traçabilité de ces derniers. En outre, nous vous conseillons dans un objectif de gain de temps et de baisse de vos coûts.
