En savoir plus sur l’archivage électronique sécurisé sur DOCaufutur
L’archivage électronique sécurisé présente de nombreux avantages pour le stockage des documents d’une entreprise et de toute autre organisation. Toutefois, chaque établissement a des besoins et contraintes spécifiques qui imposent de sélectionner la solution la mieux adaptée. Le blog DOCaufutur met à votre disposition une multitude d’informations pour comprendre et bien choisir la technique en mesure de répondre à vos attentes.
Pourquoi bien archiver vos documents ?
Que vous soyez une entreprise ou une organisation, il y a toujours des documents que vous devriez garder au chaud pour une utilisation future, notamment les documents qui peuvent servir de preuve ou qui peuvent être valorisés plus tard. Par ailleurs, certains documents ou transactions doivent être obligatoirement conservés. Si autrefois, tous les documents étaient en papier et demandaient des précautions particulières pour leur conservation, aujourd’hui, les versions dématérialisées simplifient leur rangement dans les serveurs ou disques durs. Vous avez le choix entre l’archivage électronique sécurisé ou l’archivage numérique pour le stockage de vos documents. Il est cependant recommandé de choisir en fonction de vos besoins.
Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
L’archivage électronique sécurisé permet en premier lieu d’éviter l’amoncellement de documents en papier au sein de votre entreprise, qu’il s’agisse de contrats signés, de factures, de demandes diverses et de documents administratifs, comptables ou financiers. Il faut en effet non seulement trier, ranger et indexés ces dossiers avant de les mettre dans un classeur, un carton, une caisse ou tout autre contenant adapté. Ces tâches indéniablement fastidieuses et chronophages vont mobiliser plusieurs personnes d’une part et le stockage de tous les documents va nécessiter une pièce entière dans certains cas.
Le temps des piles de papiers éparpillées sur le bureau qui jonchent le sol de la salle des archives est révolu. En plus d’être une obligation légale pour l’entreprise (documents administratifs et juridiques), l’archivage électronique sécurisé apparait comme une véritable alternative. La numérisation des documents physiques en fichier électronique a élargi le champ des possibles. Désormais, on pouvait stocker ses papiers d’affaires, ses notes de commandes ou encore ses procès-verbaux d’assemblées tout simplement sur son ordinateur de travail, sur des CD, sur des DVD ou encore sur un coffre-fort numérique pour faciliter le travail collaboratif. Les fichiers ainsi numérisés pouvaient ensuite être consultés, modifiés, supprimés ou dupliqués à volonté.
Toujours plus d’informations sur l’archivage électronique de DOCaufutur
Malgré ses nombreuses promesses, l’archivage électronique comporte des risques qu’il est nécessaire de maîtriser : problèmes de sécurité et de confidentialité, perte de données, absence de stratégie d’archivage globale… Il faut donc s’assurer que les documents stockés sur un coffre-fort numérique soient accessibles uniquement par les personnes autorisées à y accéder et que l’accès aux données soit sécurisé (vérifiez que le coffre-fort numérique fournit une protection « HTTPS »). En même temps, le fournisseur doit garantir la sécurité, mais aussi l'entière disponibilité des données.
Avec DOCaufutur, restez à l’affût des dernières actualités sur l'industrie de la gestion documentaire, de l'éditique, des technologies d'impression, de la sécurité des données et la dématérialisation. Sur notre blog, vous aurez droit à de nombreux articles touchant le domaine de l’archivage électronique sécurisé ainsi que des brèves axées sur des thématiques aussi variées que l’e-commerce, la relation client, le print ou sur la sécurité des données. Retrouvez également sur notre blog les analyses et avis d’experts sur des sujets d'actualité brûlants, toujours dans le domaine de l’éditique et de la gestion documentaire.
À propos de notre blog
DOCaufutur est un blog BToB riche en informations relatives à la gestion électronique de documents, mais aussi sur l’industrie de l’éditique et de la GRC.
DOCaufutur vous accompagne par l’intermédiaire de ses contributions dans la conception d’une identité singulière par le biais d’une communication à la fois sur les canaux papier et les outils digitaux. Ce blog a donc pour mission d’accompagner les entreprises à optimiser la logistique de l’information pour rationaliser particulièrement le suivi des échanges documentaires et assurer une meilleure traçabilité de ces derniers.
De plus, nous vous prodiguons ces conseils d’expert dans un objectif de gain de temps et de réduction de vos coûts. Ce blog contient également des renseignements au sujet des technologies d’impression, aux échanges dématérialisés, à l’expérience client, à la communication multicanale, qui sont des problématiques inhérentes à l’entreprise numérique. Différentes solutions sont disponibles : actualités, témoignages, livres blancs, portraits, enquêtes, dossiers de fond, etc. Des recommandations avisées publiées par des dirigeants d’entreprise, des professionnels et des journalistes indépendants sont accessibles sur ce blog dédié à la gestion documentaire.
