Améliorer la gestion documentaire professionnelle

La gestion documentaire d’entreprise ou d’organisation est une tâche des plus rébarbatives à réaliser avec des méthodes manuelles. Il est cependant désormais facile de la simplifier grâce à diverses technologies conçues spécifiquement pour ce faire. Vous trouverez sur DOCaufutur de nombreux articles qui vous permettront de mieux appréhender ce travail complexe et délicat.

La gestion documentaire : un travail fastidieux

Que ce soit pour une entreprise ou une organisation, la gestion documentaire reste un travail particulièrement laborieux, notamment si les activités imposent l’utilisation de nombreux documents de tous types. Entre la conception et la production des documents, ou la réception de ceux qui viennent des différents interlocuteurs d’une part, leur traitement et leur archivage d’autre part, il n’est pas toujours aisé pour les responsables de s’y retrouver sans une méthode aguerrie. Elle sera d’autant plus fastidieuse si les documents sont en papier, ce qui fut le cas avant l’ère du numérique. De nos jours, cette technologie a permis de simplifier la prise en charge des documents, notamment en automatisant toute ou partie des opérations.

La gestion électronique des documents

La gestion documentaire est un processus qui doit être bien organisé. Autrefois effectuée manuellement, la gestion des documents de l’entreprise prenait du temps tout en étant particulièrement fastidieuse dans certains cas. Aujourd’hui, elle est nettement simplifiée par la numérisation et la gestion électronique.

On compte quatre étapes principales dans la procédure standard de gestion électronique des documents : la numérisation des documents papiers ou la production directe des documents numérisés, le traitement des documents comprenant l’indexation par type/mots-clés/concepts, le stockage des documents suivant les critères imposés par la législation et les besoins de l’entreprise, la diffusion des documents. La GED facilite la réalisation des opérations relatives à ces 4 étapes, certaines sont même automatisées, ce qui fait gagner un temps précieux et évite d’avoir à affecter des personnes spécifiques pour s’en occuper.

L’une des plus grandes problématiques de la GED reste la sécurisation des données et informations sensibles contenues dans les documents. Pour répondre à cette problématique, des logiciels de gestion documentaire sont disponibles sur le marché. Cependant, ils nécessitent un apprentissage et la mise en œuvre d’une méthodologie de travail collaboratif afin d’être utilisés correctement et apporter un réel avantage à tous les collaborateurs et clients. Il est alors recommandé de bien se renseigner sur les différentes possibilités qui permettront de mieux comprendre et de mieux appréhender les avantages et les inconvénients des diverses technologies disponibles. Vous trouverez facilement des sites dédiés que le net.

DOCaufutur, le portail dédié à l’actualité du document électronique

Sur le site de DOCaufutur, vous trouverez toute l’information sur l’industrie de la gestion documentaire, de l’éditique, des technologies d’impression, de web to print, de la sécurité des données, et de la dématérialisation.

Portail destiné aux professionnels, DOCaufutur s’est entouré de partenaires comme Cincom, Compart France, DOCSaaS, eGain, E.M.S, Kalpa Conseils, 1 PrimeConcept, Audigny Consulting, EXCEO et MARKESS International ainsi que de journalistes professionnels et de professionnels intervenants sporadiquement pour vous apporter toute l’actualité et les éclaircissements sur l’évolution des technologies liées au document électronique et sur la vie des entreprises y participant. Avec DOCaufutur, vous trouverez toutes les réponses à vos questions.

Les informations visibles sur le blog de gestion documentaire DOCaufutur proviennent de chefs d’entreprise, des professionnels et des journalistes indépendants, qui vous font profiter de recommandations avisées. Cette adresse est également incontournable pour tout ce qui concerne la communication multicanale, les échanges dématérialisés, les technologies d’impression, l’expérience client, la sécurité des données. Et il traite également de différents thèmes liés aux métiers de l'entreprise numérique, qui sont des problématiques cruciales de l'entreprise numérique. Ce blog sur les nouvelles technologies a ainsi pour mission d’accompagner les entreprises à améliorer la logistique de l'information et grâce à cela, leur productivité également.