En savoir plus sur l’archivage numérique des documents

L’archivage numérique fait partie des moyens de stockage des documents en grande quantité. Il est particulièrement recommandé pour le rangement des documents professionnels et offre des avantages non négligeables. Vous trouverez sur DOCaufutur de nombreux articles relatifs aux technologies d’archivage de documents destinés aux entreprises et aux organisations divers.

La numérisation au service de la gestion documentaire

Avant l’ère du numérique, tous les documents utilisés par les entreprises et les organismes et institutions diverses étaient en papier. Leur gestion nécessitait alors des ressources non négligeables de même que leur stockage. Cette dernière opération requérait par ailleurs des précautions spécifiques notamment pour les protéger de l’humidité, des rongeurs et autres nuisibles, mais également pour en faciliter la recherche en cas de besoin plus tard. L’arrivée de la numérisation a permis de révolutionner la gestion documentaire, les documents numérisés étant plus faciles à manipuler et à ranger sur les disques durs ou des serveurs dédiés. L’archivage numérique offre par ailleurs des avantages indéniables.

Pourquoi opter pour l’archivage numérique ?

Le principe de l’archivage est simple : tous les documents sont triés, indexés et rangés par catégorie. On entend par documents : les factures, les contrats, les documents administratifs divers, etc., et tous les documents relatifs à la gestion et au fonctionnement des différents départements de l’entreprise. Mais réaliser cette tâche manuellement est aussi chronophage que fastidieux et risque fort de mobiliser plusieurs personnes. De plus, il faudra trouver des contenants assez grands et en grand nombre, ainsi qu’un espace adapté pour leur rangement. Compte tenu du volume de documents utilisés par les entreprises, l’archivage numérique se présente comme la solution idéale pour en simplifier le stockage et la gestion. Il s’agit de numériser les documents pour en réduire la taille et les dématérialiser.

Le gain de place est certainement l’un des principaux avantages ce système. L’enregistrement des documents sur des disques durs ou sur des serveurs en ligne se révèle beaucoup moins encombrant par rapport aux archives sur papier à classer. Par ailleurs, il sera beaucoup plus facile d’accéder aux archives dès lors que vous en aurez besoin, plus rapide de lancer une recherche pour trouver des fichiers en particulier et plus simple de les partager à vos collaborateurs. Enfin, l’archivage numérique permet de sécuriser les documents de manière optimale et d’assurer la confidentialité des informations. La mise en place de réseaux de serveurs informatiques permet en effet de réduire drastiquement les risques liés aux sinistres tels que les incendies ou les inondations par exemple pour toujours disposer d’une copie de vos documents.

Faire appel à un prestataire certifié dans l’archivage numérique

Si une entreprise peut tout à fait choisir une solution d’archivage numérique en interne par crainte pour la confidentialité de leurs données, il faut savoir que passer par un prestataire spécialisé offre de meilleures garanties de protection à condition de faire appel à un prestataire certifié. En effet, ces entreprises d’archivage bénéficient d’une expertise permettant de s’adapter efficacement aux nouvelles technologies et de proposer des services au meilleur prix afin d’optimiser le budget.

Site professionnel dédié à l’entreprise numérique, DOCaufutur vous permet de rester à l’affût de toutes les opportunités offertes par les évolutions technologiques et notamment les questions liées à l’archivage numérique.

Ce sont des chefs d’entreprise, des professionnels et des journalistes indépendants qui interviennent sur ce blog de gestion documentaire, qui partagent des recommandations éclairées. Ce blog sur les nouvelles technologies a ainsi pour vocation d’accompagner les entreprises à améliorer la logistique de l'information influant directement sur leur efficacité. Le blog livre également des informations concernant les technologies d’impression, l’expérience client, la communication multicanale, les échanges dématérialisés, la sécurité des données.