À compter du 1er janvier 2018, la facturation électronique devient obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés), comme elle l’est depuis janvier dernier pour les entreprises de plus de 5 000 salariés. Retour sur cette mesure de transformation numérique censée apporter simplicité, sécurité et suivi de traitement.
L’administration met à la disposition des entreprises le portail Internet « Chorus Pro » qui permet de dématérialiser les factures de façon sécurisée et simplifiée. Stéphane Thevenet est responsable des relations extérieures au sein de l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) en charge de Chorus Pro. « Nous nous sommes aperçus grâce à différentes études que ce qui coûte le plus cher dans la facture papier, ce sont les temps de traitement, les relances et les litiges et non les frais d’envoi. Envoyer une facture électronique divise ce prix par deux » indique t-il. Chorus Pro permet de suivre le traitement de la facture à chaque étape grâce à des workflows et propose un accusé de réception qui donne la preuve de l’envoi de la facture avec date certaine – ce qui peut être très utile en cas de litige. Autre avantage de ce portail Internet, « si vous avez plusieurs clients du service public, vous pouvez tous les sélectionner d’un coup via un seul compte ». L’Etat n’est pas dans une logique de sanction, aucune amende n’est prévue si un fournisseur du service public envoie encore des factures papiers. Les administrations publiques, elles, peuvent l’accepter ou la rejeter et prévenir l’entreprise fournisseur que la prochaine fois, la facture devra être dématérialisée.
Un problème d’organisation dans les grandes sociétés et au sein des administrations publiques
Pascal Lenoir, fondateur de Kalpa Conseil, expert en gestion documentaire multicanal, utilise Chorus Pro en tant que fournisseur du service public. Même s’il trouve que c’est une très bonne initiative de la part de l’Etat qui donne ainsi l’exemple, il constate quelques couacs. « Cet exemple va vous faire sourire. J’ai envoyé ma facture via Chorus Pro à un grand acteur du service public. Elle a bien été réceptionnée mais, pour la valider, on m’a demandé d’envoyer le PV de recette et la facture… sous format papier. Un comble ! ». Contrairement à ce que l’on pourrait supposer, ce sont les grosses sociétés qui ont le plus de mal avec la dématérialisation. « Les PME sont plus agiles et ont des process beaucoup moins lourds, ce qui leur permet de s’adapter plus facilement à la digitalisation » précise Pascal Lenoir. Il ne croit pas au tout numérique à court terme; il restera, selon lui, encore longtemps la nécessité de gérer des processus papier et numérique pour choisir le canal adapté aux spécificités du destinataire et au contexte de la communication.
L’un des facteurs les plus limitant des entreprises reste la trésorerie et les délais de paiement. Espérons donc que cette mesure de dématérialisation de factures permettent de pousser les clients à respecter les deadlines et facilite la vie des entreprises.
Maud Laurent pour DOCaufutur