Une organisation qui archive des documents électroniques depuis plus de 15 ans possède au minimum deux systèmes d’archivages. Ces systèmes possèdent un mode de fonctionnement qui leur est propre, un fonctionnement en silo. Les formats des documents qui sont archivés par ces outils sont rarement homogènes et les métadonnées associées n’ont pas de structure standard. D’autres organisations ont fait le choix de l’externalisation de l’archivage des documents électroniques auprès d’une société spécialisée…
Quel que soit le choix stratégique, les grands axes à maîtriser sont: la sécurité, l’accès à l’information, l’adéquation des outils avec les besoins utilisateurs et la pérennité de la solution notamment en terme de conservation des documents dans le temps.
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