SD WORX réduit de 70% le temps d’émission de ses factures grâce à Changepoint

Organisation de l'information

Grâce au déploiement de la solution Changepoint Professional Services Automation (PSA), SD Worx a réduit le temps d’émission des factures de 70%. Ce processus, qui prenait deux semaines auparavant, nécessite à présent trois jours, avec le même nombre de personnes.

Avant de recourir à la solution Changepoint, SD Worx ne disposait d’aucun système centralisé cohérent pour la facturation, la gestion de projets, la planification des ressources ou le pointage. Les équipes devaient gérer des formats et outils variés, notamment Microsoft Word et Excel. Elles étaient éparpillées dans cinq pays, avec certains employés travaillant régulièrement hors site et depuis leur domicile.
Aujourd’hui SD Worx interagit avec les données en temps réel, sans redondance excessive ou ralentissement des processus liés aux formats et systèmes financiers disparates. Les équipes peuvent se connecter et afficher/charger les informations à tout moment, en tout lieu pour une optimisation des processus et une meilleure analyse des données, et un gain de temps considérable.

L’entreprise

SD Worx optimise les performances métiers en fournissant des services RH pilotés par les résultats. Grâce à 70 ans d’expérience et à ses services RH, SD Worx propose un soutien juridique et le traitement des feuilles de paie, pour les employeurs comme les employés. Avec des bureaux ouverts en Belgique, aux Pays-Bas, au Luxembourg, en France et en Allemagne, le groupe SD Worx est un membre actif du réseau Payroll Services Alliance, qui propose des services dans 28 pays. Le groupe SD Worx traite 1 350 000 feuilles de paie par mois. En 2014, son chiffre d’affaires était de 262 millions d’euros.

Le défi

Avant de recourir à la solution Changepoint, SD Worx ne disposait d’aucun système centralisé cohérent pour la facturation, la gestion de projets, la planification des ressources ou le pointage. Les équipes devaient gérer des formats et outils variés, notamment Microsoft Word et Excel. Elles étaient éparpillées dans cinq pays, avec certains employés travaillant régulièrement hors site et depuis leur domicile.

En l’absence d’un système centralisé, les différentes tâches devaient souvent être reproduites ; le partage des informations entre les différents secteurs se révélait difficile dans cette activité associée à plusieurs fonctions. Le temps facturable étant centralisé en fonction des opérations quotidiennes, la situation devenait problématique. La restructuration de l’organisation effectuée en 2005 n’a fait qu’accentuer ce problème : les différentes unités fonctionnelles (ressources humaines, département juridique et conseil) étant regroupées au sein d’une seule branche, la gestion de la grande variété de programmes et de formats prenait énormément de temps et devenait particulièrement complexe.

« Nous devions impérativement être à même d’exécuter la solution dans différents sites. Grâce à Changepoint, [les équipes] peuvent se connecter au système, où qu’elles se trouvent. » Benjamin Verlinden, Chargé de projet principal et spécialiste fonctionnel, SD Worx

La solution

SD Worx avait besoin d’un outil plus performant. Une étude de marché a permis de constater qu’aucune solution ne pouvait répondre aux besoins variés de SD Worx aussi efficacement que la solution Changepoint Professional Services Automation (PSA).

SD Worx a choisi la solution Changepoint PSA, car elle peut exécuter différentes fonctionnalités métiers, par exemple la création de factures, la planification des ressources et la gestion des projets et du pointage, de manière cohérente et centralisée.

« Nous devions impérativement être à même d’exécuter la solution dans différents sites. Grâce à Changepoint, une simple connexion Internet suffit pour que [les équipes] se connectent au système, un avantage critique pour une activité comme la nôtre », explique Benjamin Verlinden, Chargé de projet principal et spécialiste fonctionnel, SD Worx.

Le groupe SD Worx a utilisé Changepoint pour la première fois en 2005, lorsqu’il a déployé la solution sur les systèmes de 400 utilisateurs, notamment pour la facturation et la réservation. Ensuite, en 2008, le département informatique de SD Worx s’est également mis à utiliser le système Changepoint pour améliorer sa gestion des services et du support.

Suite à l’ajout du département informatique, le nombre d’utilisateurs de Changepoint a plus que doublé en deux ans, pour atteindre 1 000 personnes, soit plus de la moitié des employés de SD Worx. En 2010, suite à l’accroissement du nombre d’utilisateurs de la solution, le groupe SD Worx s’est penché sur la valeur ajoutée apportée par la fusion de ses deux systèmes Changepoint. Il a collaboré avec des spécialistes et consultants Changepoint pour analyser les deux systèmes et assurer une transition transparente vers un système consolidé, répondant aux besoins métiers de l’ensemble des utilisateurs.

Les résultats

Un gain de temps : de plusieurs semaines à quelques jours

Depuis le déploiement de la solution Changepoint PSA, SD Worx a réduit la durée de ses opérations de facturation de 70 %. Ce processus, qui prenait deux semaines auparavant, nécessite à présent trois jours, avec le même nombre de personnes.

Les données en sommeil sont désormais des informations exploitables

Changepoint a transformé la façon dont SD Worx interagit avec les données. Les informations des feuilles de style Excel, auparavant considérées comme en sommeil ou inaccessibles, peuvent désormais être analysées de manière proactive, à des fins de facturation portant sur les fuites et points noirs, en temps facturable. Les équipes peuvent facilement afficher et utiliser les informations pertinentes, afin de prendre des décisions éclairées. De même, l’amélioration de la visibilité sur les données permet aux équipes d’identifier les erreurs, anomalies et opportunités, et ce, plus rapidement. 

L’aide nécessaire à portée de main

SD Worx sait que l’équipe Changepoint est aisément joignable par téléphone. « Le lancement de Microsoft Internet Explorer 11 n’a pas été aussi transparent que nous le souhaitions ; il a compromis certains aspects de notre utilisation de Changepoint. Nous sommes restés en contact avec l’équipe des services techniques de Changepoint, qui s’est rapidement attaquée au problème », ajoute M. Verlinden.

Développement de l’accueil des nouveaux employés en interne

SD Worx a également créé son propre centre de compétences Changepoint, offrant l’aide de spécialistes du système depuis l’intérieur de l’entreprise.

« Il joue le rôle de centre d’assistance pour les 1 000 utilisateurs de Changepoint et facilite la transition de nouveaux employés vers nos processus internes, grâce à des formations de prise en main de Changepoint d’une heure pour les débutants », explique M. Verlinden. « D’un point de vue professionnel plus étendu, le centre de compétence Changepoint joue également un rôle important : permettre de garantir l’alignement de Changepoint avec la stratégie de l’entreprise, ce qui est crucial pour une solution utilisée par plus de la moitié des employés. » 

L’avenir

En 2016, SD Worx continuera de tenir compte des développements affectant la plateforme Changepoint. Différents projets visant à étendre l’ensemble de données disponibles sur le système sont également en place, de manière à permettre une exploitation plus approfondie des données.

Développement de l’accueil des nouveaux employés en interne

SD Worx a également créé son propre centre de compétences Changepoint, offrant l’aide de spécialistes du système depuis l’intérieur de l’entreprise.

« Il joue le rôle de centre d’assistance pour les 1 000 utilisateurs de Changepoint et facilite la transition de nouveaux employés vers nos processus internes, grâce à des formations de prise en main de Changepoint d’une heure pour les débutants », explique M. Verlinden.

 « D’un point de vue professionnel plus étendu, le centre de compétence Changepoint joue également un rôle important : permettre de garantir l’alignement de Changepoint avec la stratégie de l’entreprise, ce qui est crucial pour une solution utilisée par plus de la moitié des employés. »

« Nous disposons d’ensembles de données plus anciens, par exemple des chiffres sur les revenus et des informations métiers, que nous envisageons d’intégrer à nos données sur Changepoint. En développant notre cube de données de cette manière, nous pouvons prendre des décisions plus informées, en détectant des tendances plus élargies. En tirant parti des données existantes, nous pouvons utiliser Changepoint pour prendre des décisions métiers plus éclairées », conclut M. Verlinden.

« Nous disposons d’ensembles de données plus anciens… que nous envisageons d’intégrer à nos données sur Changepoint… En tirant parti des données existantes, nous pouvons utiliser Changepoint pour prendre des décisions métiers plus éclairées » Benjamin Verlinden, Chargé de projet principal et spécialiste fonctionnel, SD Worx

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SD WORX réduit de 70% le temps d’émission de ses factures grâce à Changepoint

Organisation de l'information 24th février, 2016

Grâce au déploiement de la solution Changepoint Professional Services Automation (PSA), SD Worx a réduit le temps d’émission des factures de 70%. Ce processus, qui prenait deux semaines auparavant, nécessite à présent trois jours, avec le même nombre de personnes.

Avant de recourir à la solution Changepoint, SD Worx ne disposait d’aucun système centralisé cohérent pour la facturation, la gestion de projets, la planification des ressources ou le pointage. Les équipes devaient gérer des formats et outils variés, notamment Microsoft Word et Excel. Elles étaient éparpillées dans cinq pays, avec certains employés travaillant régulièrement hors site et depuis leur domicile.
Aujourd’hui SD Worx interagit avec les données en temps réel, sans redondance excessive ou ralentissement des processus liés aux formats et systèmes financiers disparates. Les équipes peuvent se connecter et afficher/charger les informations à tout moment, en tout lieu pour une optimisation des processus et une meilleure analyse des données, et un gain de temps considérable.

L’entreprise

SD Worx optimise les performances métiers en fournissant des services RH pilotés par les résultats. Grâce à 70 ans d’expérience et à ses services RH, SD Worx propose un soutien juridique et le traitement des feuilles de paie, pour les employeurs comme les employés. Avec des bureaux ouverts en Belgique, aux Pays-Bas, au Luxembourg, en France et en Allemagne, le groupe SD Worx est un membre actif du réseau Payroll Services Alliance, qui propose des services dans 28 pays. Le groupe SD Worx traite 1 350 000 feuilles de paie par mois. En 2014, son chiffre d’affaires était de 262 millions d’euros.

Le défi

Avant de recourir à la solution Changepoint, SD Worx ne disposait d’aucun système centralisé cohérent pour la facturation, la gestion de projets, la planification des ressources ou le pointage. Les équipes devaient gérer des formats et outils variés, notamment Microsoft Word et Excel. Elles étaient éparpillées dans cinq pays, avec certains employés travaillant régulièrement hors site et depuis leur domicile.

En l’absence d’un système centralisé, les différentes tâches devaient souvent être reproduites ; le partage des informations entre les différents secteurs se révélait difficile dans cette activité associée à plusieurs fonctions. Le temps facturable étant centralisé en fonction des opérations quotidiennes, la situation devenait problématique. La restructuration de l’organisation effectuée en 2005 n’a fait qu’accentuer ce problème : les différentes unités fonctionnelles (ressources humaines, département juridique et conseil) étant regroupées au sein d’une seule branche, la gestion de la grande variété de programmes et de formats prenait énormément de temps et devenait particulièrement complexe.

« Nous devions impérativement être à même d’exécuter la solution dans différents sites. Grâce à Changepoint, [les équipes] peuvent se connecter au système, où qu’elles se trouvent. » Benjamin Verlinden, Chargé de projet principal et spécialiste fonctionnel, SD Worx

La solution

SD Worx avait besoin d’un outil plus performant. Une étude de marché a permis de constater qu’aucune solution ne pouvait répondre aux besoins variés de SD Worx aussi efficacement que la solution Changepoint Professional Services Automation (PSA).

SD Worx a choisi la solution Changepoint PSA, car elle peut exécuter différentes fonctionnalités métiers, par exemple la création de factures, la planification des ressources et la gestion des projets et du pointage, de manière cohérente et centralisée.

« Nous devions impérativement être à même d’exécuter la solution dans différents sites. Grâce à Changepoint, une simple connexion Internet suffit pour que [les équipes] se connectent au système, un avantage critique pour une activité comme la nôtre », explique Benjamin Verlinden, Chargé de projet principal et spécialiste fonctionnel, SD Worx.

Le groupe SD Worx a utilisé Changepoint pour la première fois en 2005, lorsqu’il a déployé la solution sur les systèmes de 400 utilisateurs, notamment pour la facturation et la réservation. Ensuite, en 2008, le département informatique de SD Worx s’est également mis à utiliser le système Changepoint pour améliorer sa gestion des services et du support.

Suite à l’ajout du département informatique, le nombre d’utilisateurs de Changepoint a plus que doublé en deux ans, pour atteindre 1 000 personnes, soit plus de la moitié des employés de SD Worx. En 2010, suite à l’accroissement du nombre d’utilisateurs de la solution, le groupe SD Worx s’est penché sur la valeur ajoutée apportée par la fusion de ses deux systèmes Changepoint. Il a collaboré avec des spécialistes et consultants Changepoint pour analyser les deux systèmes et assurer une transition transparente vers un système consolidé, répondant aux besoins métiers de l’ensemble des utilisateurs.

Les résultats

Un gain de temps : de plusieurs semaines à quelques jours

Depuis le déploiement de la solution Changepoint PSA, SD Worx a réduit la durée de ses opérations de facturation de 70 %. Ce processus, qui prenait deux semaines auparavant, nécessite à présent trois jours, avec le même nombre de personnes.

Les données en sommeil sont désormais des informations exploitables

Changepoint a transformé la façon dont SD Worx interagit avec les données. Les informations des feuilles de style Excel, auparavant considérées comme en sommeil ou inaccessibles, peuvent désormais être analysées de manière proactive, à des fins de facturation portant sur les fuites et points noirs, en temps facturable. Les équipes peuvent facilement afficher et utiliser les informations pertinentes, afin de prendre des décisions éclairées. De même, l’amélioration de la visibilité sur les données permet aux équipes d’identifier les erreurs, anomalies et opportunités, et ce, plus rapidement. 

L’aide nécessaire à portée de main

SD Worx sait que l’équipe Changepoint est aisément joignable par téléphone. « Le lancement de Microsoft Internet Explorer 11 n’a pas été aussi transparent que nous le souhaitions ; il a compromis certains aspects de notre utilisation de Changepoint. Nous sommes restés en contact avec l’équipe des services techniques de Changepoint, qui s’est rapidement attaquée au problème », ajoute M. Verlinden.

Développement de l’accueil des nouveaux employés en interne

SD Worx a également créé son propre centre de compétences Changepoint, offrant l’aide de spécialistes du système depuis l’intérieur de l’entreprise.

« Il joue le rôle de centre d’assistance pour les 1 000 utilisateurs de Changepoint et facilite la transition de nouveaux employés vers nos processus internes, grâce à des formations de prise en main de Changepoint d’une heure pour les débutants », explique M. Verlinden. « D’un point de vue professionnel plus étendu, le centre de compétence Changepoint joue également un rôle important : permettre de garantir l’alignement de Changepoint avec la stratégie de l’entreprise, ce qui est crucial pour une solution utilisée par plus de la moitié des employés. » 

L’avenir

En 2016, SD Worx continuera de tenir compte des développements affectant la plateforme Changepoint. Différents projets visant à étendre l’ensemble de données disponibles sur le système sont également en place, de manière à permettre une exploitation plus approfondie des données.

Développement de l’accueil des nouveaux employés en interne

SD Worx a également créé son propre centre de compétences Changepoint, offrant l’aide de spécialistes du système depuis l’intérieur de l’entreprise.

« Il joue le rôle de centre d’assistance pour les 1 000 utilisateurs de Changepoint et facilite la transition de nouveaux employés vers nos processus internes, grâce à des formations de prise en main de Changepoint d’une heure pour les débutants », explique M. Verlinden.

 « D’un point de vue professionnel plus étendu, le centre de compétence Changepoint joue également un rôle important : permettre de garantir l’alignement de Changepoint avec la stratégie de l’entreprise, ce qui est crucial pour une solution utilisée par plus de la moitié des employés. »

« Nous disposons d’ensembles de données plus anciens, par exemple des chiffres sur les revenus et des informations métiers, que nous envisageons d’intégrer à nos données sur Changepoint. En développant notre cube de données de cette manière, nous pouvons prendre des décisions plus informées, en détectant des tendances plus élargies. En tirant parti des données existantes, nous pouvons utiliser Changepoint pour prendre des décisions métiers plus éclairées », conclut M. Verlinden.

« Nous disposons d’ensembles de données plus anciens… que nous envisageons d’intégrer à nos données sur Changepoint… En tirant parti des données existantes, nous pouvons utiliser Changepoint pour prendre des décisions métiers plus éclairées » Benjamin Verlinden, Chargé de projet principal et spécialiste fonctionnel, SD Worx

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