Coffre Fort.jpg
in

Comment fonctionne un coffre fort numérique ? Explications

Appelé également coffre fort électronique, le coffre fort numérique est un système de stockage en ligne permettant de conserver, de sécuriser et de répertorier des fichiers numériques confidentiels. Le système de coffre fort en ligne peut être utile aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Etant donné ses avantages, l’e-coffre fort est devenu un outil de travail à part entière. Voyons justement le fonctionnement de cet outil et ses avantages.

Quel est le rôle du coffre fort numérique ?

 

Le coffre fort virtuel a pour rôle de conserver durablement des documents vitaux appartenant à une entreprise ou à un particulier. Considéré comme la meilleure solution de stockage d’informations virtuelle, le e-coffre fort permet de faciliter le projet de dématérialisation.

La solution de coffre fort numérique est sécurisée étant donné que son accès est limité à son propriétaire. Ce dernier peut aussi mandater des personnes pouvant l’utiliser. Factorial fait partie des professionnels proposant des coffres forts numériques fiables. Les données qui y sont stockées sont cryptées. Le client ne peut y accéder qu’avec sa clé de déchiffrement. L’utilisation d’un e-coffre fort permet donc d’assurer :

  • La pérennité de vos documents
  • L’intégralité de vos données
  • La disponibilité de vos données
  • La confidentialité de vos données

Quelles sont les fonctionnalités du coffre fort numérique ?

Les coffres forts numériques ont pour avantage de disposer plusieurs fonctionnalités. Qu’il s’agisse d’un coffre fort numérique personnel ou d’un coffre fort numérique pour entreprise, il permet de :

  • Conserver vos données
  • Sécuriser vos documents confidentiels contre le vol, les pertes et les détériorations
  • Mettre en place un système d’archivage à vocation probatoire
  • De récupérer rapidement des documents en vue de les lire ou de les détruire
  • D’avoir un œil sur l’intégralité des documents
  • Etc.

Comment fonctionne un coffre fort numérique ?

Le processus de conservation des données via un coffre fort numérique se fait généralement en deux étapes à savoir :

  • Le scellement numérique
  • L’archivage

Une fois que les documents sont déposés, ils sont immédiatement scellés. Ensuite, il s’opère une authentification de l’auteur de dépôt à travers une signature électronique. L’horodatage permet par la suite de certifier la date du dépôt. Enfin, le logiciel effectue un calcul d’empreinte pour garantir que les documents ne soient pas modifiés dans le temps.

Les documents stockés dans les coffres forts numériques font l’objet :

  • De vérifications périodiques d’intégrité
  • De traçabilité
  • De gestion des actions des utilisateurs

Pour accéder à son coffre fort numérique, il suffit au propriétaire de se connecter à son compte depuis n’importe quelle machine : ordinateur, tablette ou smartphone. L’étape suivante consiste à renseigner le login et le mot de passe personnel. Il ne faut pas également ajouter le code de sécurité. Ce dernier est reçu par SMS lorsque vous souscrivez une option de sécurité supplémentaire.

A quoi sert un coffre fort numérique ?

Comme il a été dit plus hait, le coffre fort numérique peut être utilisé pour stocker de nombreux documents vitaux pour une entreprise ou pour un particulier. Il peut s’agir :

  • De bulletins de paie électroniques
  • De factures
  • De copies numériques
  • Etc.

Vous pouvez également ajouter :

  • Des pièces comptables
  • Des documents en rapport avec la gestion des ressources humaines et des documents fiscaux
  • Des documents civils
  • Des documents commerciaux
  • Des contrats
  • Etc.

La conservation des données ou des documents dans un coffre fort numérique

Certes, la durée de conservation des documents peut atteindre des années. Mais cela peut varier en fonction du type de documents. Par exemple :

  • Contrat de travail : 5 ans
  • Documents relatifs au contrôle de l’administration fiscale : 6 ans
  • Registre comptable (pour un contrat de 120 euros et plus) : 10 ans
  • Contrat de cession : 30 ans
  • Contrat d’acquisition de biens fonciers : 30 ans
  • Contrat immobilier : 30 ans
  • Bulletin de paie dématérialisé : 50 ans
  • Etc.

Quels sont les avantages d’utiliser un coffre fort numérique ?

 

Nombreux sont les avantages de recourir à l’e-coffre fort. Nous pouvons citer entre autres :

  • L’assurance d’être conforme aux obligations légales
  • La facilité de la gestion du personnel
  • L’amélioration de l’image de l’entreprise
  • L’économie
  • Etc.

En stockant vos données dans un coffre fort numérique, il est garanti qu’elles sont en conformité avec la législation relative à la protection des données personnelles et la loi du travail de 2016.

Avec la solution de coffre fort numérique, vous n’avez plus besoin de distribuer manuellement les bulletins de paie. Le salarié n’aura qu’à se rendre sur son espace personnel pour le récupérer. Comme vous n’aurez plus à imprimer les bulletins de paie, vous pouvez réaliser des économies considérables.

Hetu
Lucie Wellgarde

Afin d'inciter mes lecteurs à s'intéresser au sujet, je m'efforce de présenter un assortiment varié de documents. Outre des informations sur l'alimentation et la politique asiatiques, africaines et américaines, j'aborde également la technologie et la politique.

Written by Lucie Wellgarde

Afin d'inciter mes lecteurs à s'intéresser au sujet, je m'efforce de présenter un assortiment varié de documents. Outre des informations sur l'alimentation et la politique asiatiques, africaines et américaines, j'aborde également la technologie et la politique.