Etude : depuis le début de la pandémie, plus de 3 professionnels sur 4 considèrent la signature électronique comme une solution efficace pour digitaliser les processus de contractualisation en entreprise

  • Au sein de ces entreprises, 49% l’ont utilisée pour les ventes et 41% pour les documents RH
  • 67% des répondants utilisant la signature électronique estiment que celle-ci va se déployer plus amplement au sein de leur entreprise

Universign, expert français de la signature électronique, révèle les résultats d’une étude menée en janvier 2021 auprès de 1018 employés de bureau portant sur l’évolution des usages de la signature électronique en France avec le soutien de YouGov*.

La signature électronique est plébiscitée au sein des services commerciaux, achats et RH des entreprises

Lors de la précédente étude Universign menée en janvier 2020, seuls 25% des personnes interrogées déclaraient avoir utilisé la signature électronique dans un contexte professionnel, dont 49% pour établir un document juridique ou financier et 31% pour un contrat client. Elles étaient pourtant 40% à penser que la signature électronique devrait être systématique dans ce cadre.

Cette nouvelle étude révèle qu’avant le premier confinement, un professionnel sur deux utilisait la signature électronique pour la vente (devis, bon de commande…) (52%) et les achats (facture, contrat fournisseur…) (50%).

En moyenne, près de la moitié de ceux utilisant déjà la signature électronique avant le premier confinement ne signait que 1 à 50 documents par mois (49%). Seuls 37% d’entre eux signaient déjà plus de 50 documents par mois. La situation sanitaire actuelle a incité 26% des entreprises employant les professionnels interrogés à adopter une solution de signature électronique. Parmi elles, 49% l’ont utilisée pour les ventes et 41% pour des documents liés aux Ressources Humaines.

Simplicité et garanties juridiques sont déterminants dans le choix de la signature électronique

La simplicité d’utilisation est l’élément le plus déterminant dans le choix d’une solution de signature électronique (35%), les garanties juridiques (16%) et le choix du niveau de sécurité associé à la signature (14%) complètent le podium. Ils ne sont que 13% à déclarer que la fiabilité de la solution n’est pas le facteur le plus déterminant mais ce critère reste dans le top 3 pour 57% des répondants.

Si la simplification des processus de gestion est le principal bénéfice constaté pour près de 4 travailleurs sur 10 (38%), la réduction des délais (34%) est également fréquemment citée en particulier par les RH (46%).

Accompagner le changement est essentiel

Si 77% des sondés considèrent la signature électronique comme une solution efficace pour digitaliser les processus de contractualisation en entreprise, la transformation digitale des entreprises peine parfois à se développer. Ainsi, parmi les 26% d’entreprises qui ont adopté une solution de signature électronique pendant ou après le premier confinement, près de la moitié sont des PME (41%) ou des ETI (53%) et seulement un quart sont des TPE.

On notera que dans les commentaires les plus fréquents des répondants, les freins à la mise en place de la signature électronique concernent principalement : la fiabilité et la sécurité de la solution, la méconnaissance de son fonctionnement et l’attachement à la signature manuscrite en face-à-face.

L’étape clé de la transformation digitale ne peut donc véritablement se faire sans l’accompagnement d’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo), expert dans son domaine et maîtrisant l’ensemble des sujets réglementaires, juridiques, techniques et fonctionnels inhérents aux services de confiance.

La crise sanitaire a impacté favorablement le marché en stimulant l’adoption de cette technologie. Si l’usage de la signature se montre de plus en plus éprouvée au sein des grandes entreprises, son déploiement nécessite un accompagnement personnalisé et une pédagogie adaptée, particulièrement auprès des organisations de petite et moyenne taille. Ces entreprises ne bénéficient souvent pas d’un socle IT aussi solide que celui des ETI ou des GE, et elles ont bien pris conscience dans l’urgence de la nécessité d’adopter la sigature électronqiue pour assurer la contiunuité de leurs activités Là encore, l’intervention d’un PSCo est un élément essentiel pour contribuer à assurer la pérennité des modèles économiques.

Julien Stern, Président d’Universign conclut :« Cette enquête révèle qu’une majorité des professionnels sont favorables à un élargissement des usages de la signature électronique dans l’entreprise. Cela prouve que le niveau de maturité a évolué en très peu de temps. Une très grande majorité a bien compris le potentiel à long terme de la signature électronique. Les équipes dirigeantes, conscientes des avantages, sont également soucieuses de bien faire les choses et souhaitent maitriser pleinement les risques associés. Chez Universign nous sommes conscients que l’accompagnement des entreprises dans ce changement va bien au-delà de l’accès à une technologie. Nous travaillons particulièrement sur cette dimension car nous savons que bien comprendre les enjeux et besoins de nos clients est la clé pour révéler tout le potentiel de la signature électronique.»

* L’enquête a été réalisée sur 1018 actifs français. Le sondage a été effectué en ligne par YouGov, du 18 au 21 janvier 2021.

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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