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Zéro papier en entreprise : Salariés, direction, une adoption à deux vitesses

73% des salariés se déclarent attentifs à leur consommation de papier au bureau mais seuls 11 %  considèrent que le “zéro papier” est un critère de choix pour changer d’emploi selon l’étude Episto1 menée pour SELL&SIGN

Depuis de nombreuses années le papier perd de sa popularité, que cela soit dans le quotidien des Français ou bien au sein des entreprises. C’est dans ce cadre que l’entreprise SELL&SIGN, spécialiste de la signature électronique, a commissionné une étude à Episto. L’objectif ? Clarifier la relation entre le zéro papier et les salariés français. Le 1er constat est la popularité de ce mouvement. 88% des sondés sont familiers avec la démarche du zéro papier. De plus en plus d’entreprises ont recours à la digitalisation de leurs démarches administratives. Le contexte sanitaire actuel a bien évidemment accentué cette tendance. Mais il est clair que la disparition de toute trace papier peut en effrayer plus d’un, pourtant cette démarche prouve son efficacité.

Les salariés français prêts à la transition

→ La révélation de cette étude est que 63% des sondés sont prêts à changer leurs habitudes pour passer au zéro papier professionnellement.

  • Pour beaucoup, dans leur vie personnelle, ils sont déjà confrontés au zéro papier,
    • 66% d’entre eux sont à l’aise et confiant avec la dématérialisation de la plupart des documents officiels 
    • à l’exception des baux locatifs (14%) ou des contrats de travail (15%) par exemple.
    • Les factures, contrats d’assurance ainsi que les billets de transports font partie des documents les plus digitalisés. Ce qui démontre une volonté de transition même si les documents les plus importants sont conservés en version papier malgré qu’une fois digitalisés leur sécurité est grandement améliorée.
  • Les réflexes du tri des déchets par exemple ont servi sans doute à sensibiliser toutes les générations à la conscience écologique ce qui se traduit aujourd’hui par une prise de conscience de la consommation de papier au travail. Même si actuellement jusqu’à 30 feuilles de papier peuvent être consommées par semaine pour 59% d’entre eux et jusqu’à 100 feuilles par semaine pour 20%.
  • Malgré cette bonne volonté, 67% des sondés affirment que le zéro papier n’est pas un critère crucial s’ils devaient changer d’entreprise. Un chiffre révélateur de la relation des salariés face aux problématiques écologiques.
  • Fait intéressant (contre-intuitif ?), l’âge ne change en rien l’opinion des sondés. Pour la majorité des questions, toutes les générations se retrouvent et partagent, globalement, les mêmes opinions.

Pour conclure, il est clair que les salariés français sont conscients de l’utilisation intensive du papier dans notre société. Mais ils sont aussi ouverts à un changement dans leurs habitudes de dépense de papier, si les entreprises suivent cette dynamique.

Les entreprises françaises plus lentes sur la question

  • 41% des entreprises sont engagées dans une démarche de zéro papier selon leurs salariés
  • et 73% des employés font attention à leur consommation de papier. 

→ Cette comparaison démontre un véritable décalage entre les directions et leurs collaborateurs. D’ailleurs pour 58% l’administration interne est responsable de la majorité de la consommation papier, un diagnostic de plus qui prouve que les entreprises ont le plus d’efforts à faire au sein de leur organisation. Mais on remarque que lorsqu’une entreprise est engagée dans une telle démarche elle y intègre ses employés, comme 88% des sondés qui estiment être associés à cette démarche lorsqu’elle est implémentée.

A l’issue de cette étude, un constat clair s’établit, les salariés français, déjà conscients du sujet, sont prêts à changer leurs habitudes mais cette transition globale ne sera possible que si les entreprises sautent le pas et changent, elles aussi, leurs vision globale.

Pour accéder à l’intégralité des résultats et du tableau de bord interactif, merci de contacter StoriesOut : sellandsign@storiesout.com 

Des solutions pour faciliter la dématérialisation

Sauter le pas de la dématérialisation puis de la digitalisation est une transformation importante pour une entreprise, quelle que soit sa taille. De nombreux outils et services existent pour les aider dans cette transition comme la signature électronique. Les gains d’une telle transition sont bénéfiques pour les employeurs comme les employés. En guise de productivité, le zéro papier permet une réduction drastique des échanges entre les différentes parties prenantes. L’accès en ligne aux documents facilite les interactions et diminue aussi le risque d’erreurs tout en assurant une traçabilité quasi parfaite.

La sécurité est aussi grandement améliorée, grâce aux logiciels de protection et système d’archivage légal électronique qui limitent les accès et confèrent l’intégrité des documents. La protection juridique est aussi conservée grâce à la signature électronique qui justifie l’identité du signataire et qui a une valeur légale.

Pour finir, les économies réalisées par une transition digitale sont conséquentes : les gains d’espace générés par la disparition de vos mètres carrés d’archives papier, mais aussi des économies opérationnelles à l’impression par exemple, l’entretien des machines ou le recrutement de personnels supplémentaires. Bien évidemment le bénéfice ultime du zéro papier est la réduction de l’impact environnemental d’une entreprise, un argument marketing aussi dans une époque où le rôle d’une entreprise dans la société n’est pas à ignorer.

 

 

1 Cette étude repose sur l’analyse d’un échantillon de 400 personnes salariées, représentatives de la population salariée française en termes de genre et d’âge, au sein d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Les données ont été collectées du 18 au 23 février 2021 et ont fait l’objet d’un redressement sociodémographique. L’échantillon a été recruté par l’intermédiaire des réseaux sociaux et interrogé par questionnaire auto-administré en ligne.

Morgane
Morgane Palomo

Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

Written by Morgane Palomo

Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.