Covid-19 : quelle place pour les flux documentaires dans le Plan de continuité d’activité ?

La crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19 a mis en exergue la nécessité pour les organisations de revoir leurs habitudes de travail. De nombreuses structures à travers le monde, et tout particulièrement en France, ont été contraintes de généraliser le télétravail du jour au lendemain, sans y être toujours bien préparées. C’est là tout l’intérêt du Plan de continuité d’activité (PCA), qui doit assurer la survie de l’entreprise en cas de besoin.

Malgré son utilité, le PCA est, encore aujourd’hui, un dispositif mal connu des organisations, comme le démontrent les résultats d’une enquête* détaillés dans l’eBook « Organiser ses flux documentaires en situation de crise », publié par Pitney Bowes le 8 octobre 2020. Paradoxalement, bien que 91 % des professionnels interrogés affirment savoir ce qu’est un PCA, 87 % pensent que sa mise en place est obligatoire alors qu’elle n’est que recommandée.

Des salariés plus ou moins informés par leur direction

Si les professionnels manquent d’informations sur le PCA, ils sont en revanche généralement tenus au courant de la mise en place d’un tel dispositif par leur organisation : 74 % des structures informent en effet leurs salariés d’une telle initiative. Malgré tout, 31 % des employés ne savent pas ce que contient le PCA de leur organisation, et 46 % ignorent à quelle fréquence il est testé. Pour les mieux renseignés, 43 % des répondants déclarent que le dispositif n’est jamais mis à l’épreuve, et 41 % qu’il est expérimenté en temps réel une fois par an, ce qui est le minimum recommandé.

Un dispositif qui s’adapte à la crise

Bien que peu testé, le PCA n’est cependant pas figé, et les 3/4 des organisations ont choisi de réviser ou d’adapter le leur suite à l’épidémie de coronavirus. Néanmoins, un aspect essentiel à la poursuite d’activité de nombreux salariés est presque systématiquement absent du PCA : la gestion documentaire. Bien que permettant à tous d’accéder aux documents de travail (factures, contrats, courriers, etc.) depuis n’importe quel endroit, elle n’est intégrée qu’à 36 % des dispositifs mis en place par les organisations.

La gestion des flux documentaires boudée par le PCA

Malgré l’importance des documents dans un contexte de télétravail généralisé, 37 % des professionnels jugent que le PCA de leur organisation est insuffisamment ou pas du tout complet pour gérer les risques liés aux flux documentaires. Parmi tous les types de documents, seule la gestion du courrier postal a été revue (par 1 organisation sur 2) depuis le début de la crise sanitaire, au profit de modes de transmission numériques. Le traitement des flux documentaires peut pourtant être confié à un prestataire externe, afin de s’assurer que les fichiers essentiels sont bien disponibles à tout moment. Mais là encore, seulement 6 % des professionnels interrogés ont fait appel à une entreprise spécialisée pour gérer leurs flux documentaires depuis le début de la pandémie. Les organisations auraient pourtant tout à gagner à accorder plus d’importance à la gestion des flux documentaires dans le cadre de leur PCA, en envisageant notamment de faire appel à un expert du domaine pour une efficacité garantie.

*Enquête menée par Archimag pour Pitney Bowes de juin à août 2020 auprès d’une centaine d’organisations françaises publiques et privées.

 

Pour accéder aux résultats détaillés de l’enquête et télécharger l’eBook « Organiser ses flux documentaires en situation de crise », rendez-vous dès à présent sur cette page.

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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