Pourquoi entreprendre un projet de GED ?

La Gestion électronique des documents est un ensemble de techniques permettant de gérer des flux de documents au sein d’une entreprise. Cette solution rend les informations accessibles aux salariés, quel que soit le lieu de consultation des documents. La GED limite la diffusion des documents en format papier dans l’optique de réduire les pertes d’informations et de données, elle permet également de fluidifier la gestion des processus.

Cela se traduit par un assemblage dans un dossier numérique regroupant les documents de l’entreprise. La Gestion Électronique des Documents (GED) sécurise l’ensemble des flux liés aux documents, la conservation comme l’accessibilité.

Se mettre en conformité avec la législation

Il est primordial de se mettre en conformité avec les obligations légales et d’anticiper les évolutions réglementaires à venir.

Les évolutions juridiques du secteur

Les entreprises ont connu de nombreuses évolutions réglementaires concernant la gestion et le traitement de leurs documents. Ces changements sont venus de plusieurs acteurs différents, notamment sur les axes suivants :

  • Une modification des lois françaises
  • Une évolution des règlements européens
  • Une mise à jour des référentiels et normes professionnelles

Ces modifications possibles invitent à la vigilance et à une veille réglementaire rigoureuse.

Les contraintes juridiques à venir

La numérisation et la dématérialisation des documents s’organisent et se développent dans les structures privées et publiques. Les lois françaises fixent des règles précises sur les documents sociaux (les bulletins de paie) et comptables (les factures notamment).

L’employeur peut désormais transmettre un bulletin de paie uniquement numérique, sauf si le salarié exprime la volonté de conserver un document en format papier. Cette possibilité risque de devenir une obligation dans les années à venir. Pour les factures entrantes et sortantes en lien avec les marchés publics, la dématérialisation est engagée depuis le 1er janvier 2017 et s’appliquera à toutes les structures au 1er janvier 2020.

Une optimisation de votre temps de travail

La Gestion Électronique des Documents (GED) est, certes, un investissement à réaliser, mais les retours sur investissement sont conséquents. Cette solution induit des changements dans le travail quotidien des salariés et favorise le travail collaboratif autour des documents et des dossiers.

Une gestion professionnelle qui fluidifie les échanges

Le temps consacré au traitement des documents est conséquent, à plus forte raison si chaque salarié applique ses propres méthodes et pratiques de travail. La mise en place d’une gestion uniformisée permet à chacun d’avoir les mêmes outils et cela développe une culture d’entreprise commune.

L’amélioration de votre productivité

La mise en place d’un projet de Gestion Électronique des Documents (GED) permet, comme nous venons de le voir plus haut, de gagner du temps de travail. Ce gain peut être affecté à d’autres missions essentielles dans l’entreprise, ce qui aura un bénéfice immédiat et visible.

Le développement de nouveaux services

Les salariés et les collaborateurs dégagent du temps disponible grâce à la mise en place de solutions d’automatisation de certaines tâches du processus de traitement des documents. Ce temps disponible peut être consacré à un accompagnement plus fort de la clientèle ou au développement de nouvelles offres.
Une gestion numérique et automatisée du patrimoine documentaire permet donc de rendre les salariés plus efficaces. La Gestion Électronique des Documents (GED) est un avantage non négligeable pour les salariés d’une entreprise.

La sécurisation de vos données

La Gestion Électronique des Documents (GED) permet d’apporter des protections supplémentaires pour l’ensemble de son patrimoine documentaire. Cette gestion peut être connectée avec un système d’archivage électronique afin de préserver la vocation probatoire des documents.

La complémentarité de la GED avec d’autres logiciels

Les entreprises qui choisissent une Gestion Électronique des Documents (GED) peuvent raccorder leur système à d’autres logiciels tels qu’un ERP ou un SIRH (dédié à la gestion des Ressources Humaines). Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel de gestion intégrée qui permet de gérer les processus opérationnels : devis, commandes, gestion des stocks

Certaines entreprises font travailler ensemble la GED avec des logiciels professionnels afin de décupler les effets positifs, avec notamment les fonctionnalités suivantes :

– La possibilité de suivre les factures impayées, leur date d’émission et le lieu de stockage.
– L’accès aux durées légales de conservation de chaque document, actualisées en fonction des règlements et de la date d’émission du document.
– La mise en place d’une plateforme commune grâce à une connexion avec un SI métier.

En définitive, une Gestion Électronique des Documents (GED) permet aux utilisateurs de gérer l’intégralité d’un processus de traitement des documents en toute transparence. Ces missions s’opèrent en toute efficacité, en évitant les pertes de temps liées aux recherches d’un document ou aux traitements des erreurs.

Présentation de l’entreprise Locarchives

LOCARCHIVES accompagne, chaque jour, près de 6 000 clients dans la gestion de leur patrimoine documentaire. Expert dans les processus de dématérialisation et digitalisation documentaire, LOCARCHIVES vous apporte toutes les prestations nécessaires à la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) optimale.

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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