La dématérialisation de documents : pourquoi et comment ?

Une entreprise a l’obligation de conserver ses documents (déclaration fiscale, factures, actes notariaux, etc.) pendant plusieurs années. Le problème c’est que le stockage et l’archivage des papiers d’affaires et administratifs sont compliqués. Peut-être c’est le temps d’adopter la dématérialisation des documents physiques pour faciliter la tâche.

Pourquoi est-il si important de dématérialiser ses documents ?

D’une manière générale, les salariés d’une société doivent traiter et classer plusieurs centaines d’archives par jour pour faire tourner l’entreprise. Bien évidemment, cela nécessite beaucoup de temps, car chaque papier doit être rangé avec ordre, peu importe le nombre de factures, de fiches de paie, de documents sociaux et de déclarations d’impôt à trier. Heureusement qu’il existe une solution efficace permettant de rendre la tâche plus facile : la dématérialisation des documents d’entreprise. L’archivage électronique comporte en effet des avantages non négligeables (gains de temps considérables, optimisation des coûts, sécurisation des papiers, etc.). Il est d’ailleurs envisageable d’automatiser le processus de transformation d’un document physique sur une plateforme de dématérialisation en ligne.

En dématérialisant les papiers administratifs de son entreprise, il est possible de gagner en temps et en efficacité. En clair, les employés de la firme deviendront plus productifs, et ne pourront plus dire que les archives les plus anciennes sont introuvables. Cerise sur le gâteau, l’espace de stockage numérique est plus volumineux par rapport à celui des étagères ou armoires de rangement traditionnelles. Cela permet en outre d’avoir un meilleur suivi ainsi qu’une meilleure traçabilité des documents dématérialisés en temps réel.

Comment dématérialiser ses documents d’entreprise ?

Étant donné que les avantages de la dématérialisation sont bel et bien réels, il ne faut plus hésiter à archiver numériquement les papiers les plus importants de sa firme. Contrairement à ce que pensent certaines personnes, le coût de la transformation digitale n’est pas élevé. Ce genre de service s’adresse particulièrement aux salariés qui doivent trier un nombre colossal d’archives physiques dans son quotidien. L’idéal serait de se tourner vers un site dédié pour réussir la dématérialisation des bulletins de paie, des factures clients (ou fournisseurs), des dossiers médicaux, des contrats en ligne ainsi que d’autres documents RH de son entreprise. Certains prestataires proposent d’ailleurs un accompagnement personnalisé à leurs visiteurs afin de les aider à atteindre leurs objectifs.

Il faut retenir que le projet de dématérialisation des archives physiques fait partie des engagements présentés par le candidat Macron lors de la campagne présidentielle de 2017. L’idée est alors de supprimer le papier au profit de l’informatique et d’accroître la sécurité des documents les plus importants de la société. Jusqu’ici, la plupart des entreprises tricolores ont adhéré au projet du président de la République. D’autres hésitent cependant à sauter le pas, en raison notamment d’idées préconçues et de manque de connaissance dans le domaine.

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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