Comprendre la Gestion Documentaire en Amérique Latine par Arturo Galindo Baquero, correspondant DOCaufutur en Amérique Latine – Expert CONEC7A

Selon le rapport « Comercialización del software de gestión documental en España y Latinoamérica 2015 » réalisé par Buscoelmejor.com, société d’études Espagnole, l’Amérique Latine constitue un important potentiel de développement pour les éditeurs de solutions logicielles de gestion documentaire. Mais pour quelles raisons ?

Deux facteurs clés de progression

Nous trouvons deux principaux facteurs qui font progresser l’Amérique Latine dans le domaine de la gestion documentaire :

  1. Le premier relève des avantages technologiques des solutions de gestion de documents qui permettent d’améliorer les processus dans leur ensemble, de réduire les coûts, d’accélèrer la recherche et la récupération des documents, ou encore de faciliter les processus de certification, comme c’est le cas pour le système de management de la qualité ISO 9001 très présent en Amérique Latine. En effet ces logiciels contribuent très fortement à harmoniser le contrôle des documents et leur archivage numérique. L’automatisation et l’industrialisation qu’ils génèrent, réduisent, entre autre, considérablement les efforts à fournir pour maintenir un système de gestion de la qualité et de conformité réglementaire.
  2. Le deuxième facteur relève du cadre juridique qui, dans certains pays, rend obligatoire un management rigoureux de la production de documents dans les entités publiques et privées.

Quatre niveaux d’archivage légal

Dans les pays d’Amérique Latine on  distingue :

  1. le Système National d’Archivage (SNA) se référant au
  2. Fichier National (AN) ou au
  3. Fichier Général de la Nation (AGN),
  4. et enfin le fichier Régional et à Caractères Spécifiques.

Les textes du SNA présentent la particularité de légiférer, au niveau national, sur l’ensemble des fichiers qui le constitue. Les textes relatifs à l’AN ou à l’AGN, en dehors de légiférer pour leurs propres systèmes d’archivage, peuvent dans certains cas avoir un lien direct ou indirect avec les autres systèmes d’archivage, surtout quand il existe une loi qui puisse s’appliquer à tous lesdits systèmes. Les textes régissant les fichiers à caractères spécifiques, bien qu’ayant un impact limité, ont une portée plus grande parce que leurs approches affectent en fait de nombreux fichiers.

En Colombie, la loi 594 de 2000, “Ley general de archivos », établie les règles et les principes généraux régissant la fonction d’archivage de l’État et son champ d’application. Cela impacte tant l’administration publique à ses différents niveaux, que les entreprises privées fournisseurs de la fonction publique, que de nombreux autres organismes.

De même, la résolution 8934 de 2014 de l’Inspection Générale de l’Industrie et du Commerce établie les lignes directrices de la gestion des documents et ses aspects obligatoires pour un meilleur contrôle par les autorités.

Le CNMH -Centro Nacional de Memoria Histórica se dit par exemple particulièrement « intéressé par le rôle de la technologie appliquée aux archives car il facilite l’accès aux documents et qu’il garantit l’exercice du droit ».

En dehors de la Colombie, le Mexique, le Costa Rica, le Guatemala, le Nicaragua, le Panama, l’Argentine, la Bolivie, le Brésil, le Chili, l’Equateur, le Paraguay, le Pérou, l’Uruguay, le Venezuela, Cuba, Porto Rico et la République Dominicaine travaillent dans le même sens.

Se fondant sur ce besoin, CONEC7A met en œuvre dans certaines de ces entités une solution de gestion électronique de documents en mode IaaS (infrastructure as a service) ; cela permet d’aborder le projet d’une manière organisée en trois phases définies comme suit: 

  1. Phase I: Organisation des fichiers physiques appliquant les règles d’archivage définies par l’AGN et les normes internationales comme l’ISAD-G pour la description des archives.
  2. Phase II: Mise en oeuvre de la plateforme technologique permettant de gérer la production documentaire de l’entité en plus de contrôler l’intégralité des documents reçus via un flux dématérialisé. Ce processus permet de recevoir et d’orienter chaque document entrant vers le bon flux de production. En outre, le fichier physique est intégré au fichier numérique grâce à des étiquettes d’identification contenant des codes QR, qui facilitent l’accès, l’organisation, les inventaires ou encore les transferts de fichiers.
  3. Phase III: Normalisation ISO 9001 de l’entité avec certification de sa plateforme de gestion électronique de documents.

Ces étapes projet conduisent à mettre en œuvre des technologies de pointe dans des entités publiques, en plus de se conformer à la réglementation en vigueur dans le pays.

 

Arturo Galindo Baquero, correspondant DOCaufutur en Amérique Latine – Expert CONEC7A

Sources:

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

More from author

Restez connectez !

Nous diffusons une Newsletter mensuelle incluant des dossiers thématiques, interviewes et investigations réalisées par nos journalistes indépendants.
Vous souhaitez recevoir notre lettre d’informations?