La copie fiable va-t-elle changer notre façon d’archiver ? Par Vincent Jamin, Docapost et Eric Caprioli

La publication de la norme NF Z42-026 complète le référentiel de numérisation et d’archivage à vocation probatoire sur lequel s’appuie l’article 1379 du Code civil, pour déterminer le caractère présumé fiable d’une copie numérique. Cette évolution du Code civil constitue un véritable bond en avant pour la transition numérique des entreprises.

Avec la publication de la norme Afnor NF Z42-026 fixant les conditions de numérisation à vocation probatoire, tous les éléments sont désormais réunis pour concrétiser l’objectif d’une gestion zéro papier, y compris pour les situations susceptibles de générer des litiges. En reprenant à son compte le volet numérisation de la norme Z42-013, la nouvelle norme décrit le processus de reproduction numérique fidèle et fiable des originaux au format papier. Elle s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux opérateurs de numérisation. Pour résumer, la norme Z42-013 insistait sur la notion de modification irréversible du support de la copie. La norme Z42-026 s’intéresse quant à elle à l’intégrité de la reproduction, mais aussi à sa qualité, à sa conservation et à sa sécurisation. En matière d’intégrité par exemple, une copie fiable devra être garantie contre toute modification ultérieure par  l’horodatage et par une signature électronique qualifiée au sens du règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014. Cependant, la norme exige aussi de s’assurer de la parfaite lisibilité du document reproduit.

Une chaîne de confiance unique

Ensemble, les deux référentiels forment une chaîne de confiance unique qui intègre toutes les activités de conservation numérique des documents, depuis leur dématérialisation, s’il s’agit d’originaux papier, jusqu’à leur archivage électronique. Et c’est précisément sur cette chaîne de confiance que s’appuie une évolution majeure de la législation, qui a fait entrer, par un décret publié le 5 décembre dernier, le principe de la copie numérique fiable dans le Code civil (art. 1379). En vertu de ce principe, et sous réserve de satisfaire aux bonnes pratiques des normes NF Z42-026 et NF Z42-013, une copie numérique peut se voir attribuer la même force probante que l’original papier, ou digital, dont elle est la reproduction strictement fidèle et incorruptible.

Accélérer la transformation digitale

Ce nouvel article du Code civil remplace un article 1348, élaboré dans les années 80, et qui définissait les conditions d’une copie numérique fidèle et durable, mais sans accorder à celle-ci une opposabilité équivalente à l’original papier. En instituant le principe de la copie numérique fiable, la rédaction de l’article 1379 ne se borne pas à conférer au numérique la même valeur légale que le papier. Elle donne aussi aux entreprises la possibilité de se libérer de l’obligation de conservation des originaux. Ces derniers peuvent désormais être détruits, au terme ou avant leur délai de conservation légal, sans impact juridique pour l’entreprise. De ce point de vue, le texte confirme une jurisprudence déjà établie. Plusieurs décisions de Cours d’appel, notamment de Lyon (3 septembre 2015) et de Paris (11 février 2016) ont considéré une copie numérique réalisée conformément à la norme Z42-013 comme fiable, notamment lorsque l’entreprise se trouvait dans l’incapacité de produire le contrat original. Cette avancée majeure du Code civil met un terme à un entre-deux particulièrement inconfortable pour les entreprises, dont la transformation digitale restait freinée par les obligations légales. Dans la pratique, les entreprises devaient maintenir un double système d’archivage : numérique pour les besoins opérationnels ; physique pour la conformité réglementaire. Cette situation pesait également très lourd sur le coût d’archivage en vue d’éventuels litiges ou contrôles. La difficulté n’étant pas tant de conserver les documents, mais d’être en capacité de retrouver un document en particulier parmi des millions d’autres pour le présenter au juge dans les délais impartis.

Unifier les processus de reproduction et de conservation à vocation probatoire

L’article 1379 du Code civil offre en définitive aux entreprises un cadre réglementaire unique pour unifier les processus de conservation documentaires, quels que soient la source et le niveau de risque associé. En retenant les critères techniques de numérisation fiable tels que définis dans les normes NF Z42-026 et NF Z42-013, le texte fournit ainsi un cadre commun aux juges et aux entreprises pour conférer une vocation probatoire aux copies numériques. Combinées, ces normes définissent une chaîne complète de confiance numérique reposant sur un ensemble de bonnes pratiques de journalisation. Document par document, chaque étape du processus doit faire l’objet d’un rapport d’exécution exhaustif.

Celui-ci concerne non seulement la numérisation, l’indexation et l’archivage, mais aussi, dans le cas d’un original papier, la phase de préparation des documents en amont et son éventuelle destruction en aval. La copie numérique fiable traitée par cette chaîne de confiance peut ensuite être archivée électroniquement en même temps qu’une attestation de fiabilité numérique consolidant l’ensemble des rapports de traitement. Sous réserve d’avoir strictement respecté toutes ces étapes, le Code civil accorde à la copie fiable le statut de présomption légale simple. Cette disposition du Code civil permet de conférer une valeur de preuve à un fait non établi, mais vraisemblable sur la foi d’un ensemble de faits dûment établis. Sans rien imposer aux entreprises, le Code civil indique donc clairement la  voie à suivre. Les entreprises qui se conformeront aux prescriptions des normes NF Z42-026 et NF Z42-013 pour la numérisation et l’archivage à vocation probatoire respecteront ainsi les exigences du décret d’application de l’article 1379. Elles pourront donc bénéficier de la présomption légale simple, c’est-à-dire qu’elles seront dispensées d’apporter la preuve par l’original de la fiabilité de la copie qu’elles présentent. En cas de contestation, c’est à la partie adverse qu’il appartiendra de démontrer le contraire, c’est-à-dire de présenter des éléments tendant à détruire la présomption de fiabilité.

Garantir le bénéfice de la présomption légale simple

Dans une perspective de réduction du risque juridique, ou de celui associé à l’image de l’entreprise, l’article 1379 du Code civil confère ainsi au respect des normes NF Z42-026 et
NF Z42-013 un caractère bien plus critique qu’auparavant. Car la référence au régime de la présomption légale simple implique aussi son contraire. Selon le principe que la fiabilité d’un ensemble n’est pas supérieure à celle de la moins fiable de ses parties, le doute sur le respect d’une seule étape de la chaîne de confiance peut théoriquement induire la remise en cause de toute la chaîne. Dans ce cas, l’entreprise se trouve soit dans l’obligation de produire l’original papier si elle en dispose encore, soit exposée au risque de voir la copie présentée rétrogradée au rang de simple commencement de preuve. Le respect des normes de numérisation et d’archivage à vocation probatoire permet d’écarter toute approximation dans la mise en œuvre des exigences du décret d’application, et ce quel que soit l’importance ou la criticité juridique du document traité. L’invalidation du caractère fiable d’une copie en particulier peut non seulement avoir des conséquences immédiates sur le litige correspondant. Elle constitue aussi le début d’un faisceau de preuves contraires, pouvant conduire à la remise en cause de l’ensemble du dispositif de copie fiable mis en œuvre par l’entreprise. Et théoriquement à la contestation systématique de l’opposabilité des documents dans tous litiges à venir ou en cours.

Un enjeu de certification et de formation

Les entreprises qui ont mis en œuvre la norme NF Z42-013 sans son volet « numérisation » sont paradoxalement les plus exposées à ce risque de remise en cause car faute d’en avoir l’utilité sur le plan juridique, ces entreprises n’ont pas nécessairement intégré le respect des procédures manuelles de préparation au traitement, ainsi que les obligations associées de journalisation. Or ces étapes sont aujourd’hui incontournables pour bénéficier de la présomption légale simple. Leur parfaite exécution compte autant dans le faisceau d’indices attestant de la copie fiable que le dispositif d’horodatage ou de cachet électronique. Pour les entreprises, et notamment pour celles qui disposent à la fois d’un réseau d’agences susceptibles de numériser des documents au fil de l’eau, et d’un centre de numérisation (externalisé ou non), la mise en œuvre de cette chaîne de confiance représente un double défi. Dans les centres de numérisation, les entreprises concernées ont tout intérêt à se conformer aux exigences de la norme NF Z42-026. En amont, et cela est également vrai pour les activités de numérisation décentralisées, le bénéfice de ces nouvelles dispositions du Code civil nécessitera aussi de former les utilisateurs, afin d’assurer le respect à toutes les étapes de la chaîne de confiance.

Depuis 2012, la conformité à la norme NF Z42-013 peut être attestée par la certification

NF 461 – systèmes d’archivage électroniques, qui couvre les activités des systèmes d’archivage électronique (SAE) internalisés ou opérés par un prestataire externe. Optionnellement, cette certification couvre également l’intégralité du processus de numérisation en plus de l’archivage à vocation probatoire.

Il est donc important de vérifier le périmètre couvert par un opérateur certifié NF 461 afin de s’assurer de la garantie de conformité de l’ensemble de la chaîne de confiance de la copie numérique fiable.

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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