Performance et efficacité, enjeux majeurs de la gestion des documents contractuels – MARKESS

Dans le cadre de son programme de recherche continue dédié aux processus documentaires et au digital, MARKESS annonce la parution de l’étude “Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances clés” dont quelques résultats clés sont délivrés ci-après.

Plus de 8 décideurs sur 10 estiment que l’introduction du digital dans leurs processus métiers entraînent de nouveaux besoins en matière de gestion documentaire. C’est notamment le cas pour les documents contractuels – contrats en tant que tels et documents associés au processus de contractualisation –  qui jouent un rôle essentiel dans la vie d’une entreprise. Quelle que soit leur nature, les contrats sont au cœur des relations avec les clients, les fournisseurs, les collaborateurs ou tous partenaires d’une organisation.

Fin 2016, les enjeux concernant la gestion des documents contractuels vont au-delà de la simple gestion documentaire et prennent une dimension clairement “business”. Les décideurs en identifient 5 principaux :

    • Facebook
    • Twitter
    • Google+
    • Pinterest
    • Gmail
    • LinkedIn
    • Tumblr
    Etre plus efficace et performant en automatisant davantage les processus et en fluidifiant les échanges (pour 76% d’entre eux).
  • Simplifier la gestion des contrats, depuis leur création jusqu’à leur conservation (68%).
  • Digitaliser de bout en bout le processus associé aux documents contractuels et passer à un processus 100% numérique (68%).
  • Accélérer le processus de contractualisation en réduisant les délais de traitement en back-office comme en front-office (61%).
  • S’assurer d’être en conformité avec la réglementation (cf. règlement européen eIDAS) et les obligations de gouvernance et de contrôle interne qui nécessitent  des processus contractuels fiables et auditables (59%).

Pour faire face à ces challenges, les décideurs sont unanimes : 97% d’entre eux estiment que le recours aux technologies numériques permet de fortement améliorer tout ou partie des processus associés à la gestion des documents contractuels. Ce sont avant toute chose les processus d’archivage, de diffusion et d’accès aux contrats qui peuvent être améliorés. Le digital apporte également cette dimension “online”, permettant d’interagir à distance depuis n’importe quel équipement tout au long du processus. La contractualisation en ligne est ainsi une des actions privilégiées par les directions de la relation client d’ici fin 2018 pour améliorer l’expérience client ; c’est même une priorité dans les secteurs de la bancassurance ou pour les opérateurs de services. Pour Hélène Mouiche, analyste senior qui a réalisé cette étude chez MARKESS, “ces projets doivent certes répondre à des besoins en termes d’optimisation des processus documentaires mais aussi être menés pour relever des challenges métiers. Aussi faut-il tenir compte des tiers impliqués dans ces processus contractuels (clients, fournisseurs, collaborateurs, candidats…) et de leurs attentes qui évoluent rapidement avec l’omniprésence du digital !”.

Ainsi 86% des décideurs perçoivent un intérêt marqué de la part des co-contractants pour bénéficier d’un processus de contractualisation 100% en ligne, permettant par exemple de signer un contrat commercial ou un contrat de travail à distance sur une tablette ou un smartphone. La signature électronique est un maillon incontournable qui, au-delà des services de confiance qu’elle fournit, permet de développer de réels usages innovants et offre des services applicatifs à valeur ajoutée pour ses utilisateurs. D’ici 2018, ce sont d’ailleurs 70% des décideurs interrogés qui devraient l’avoir intégrée dans leurs processus de contractualisation.

La version intégrale de l’étude de MARKESS Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances clés” passe en revue les enjeux associés à la gestion des documents contractuels, identifie les processus améliorés grâce au digital, les attentes des décideurs, métiers et IT, en termes de solutions et notamment de signature électronique, les fournisseurs de solutions sollicités et cerne les freins inhérents à de tels projets.

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Performance et efficacité, enjeux majeurs de la gestion des documents contractuels – MARKESS

13th février, 2017

Dans le cadre de son programme de recherche continue dédié aux processus documentaires et au digital, MARKESS annonce la parution de l’étude “Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances clés” dont quelques résultats clés sont délivrés ci-après.

Plus de 8 décideurs sur 10 estiment que l’introduction du digital dans leurs processus métiers entraînent de nouveaux besoins en matière de gestion documentaire. C’est notamment le cas pour les documents contractuels – contrats en tant que tels et documents associés au processus de contractualisation –  qui jouent un rôle essentiel dans la vie d’une entreprise. Quelle que soit leur nature, les contrats sont au cœur des relations avec les clients, les fournisseurs, les collaborateurs ou tous partenaires d’une organisation.

Fin 2016, les enjeux concernant la gestion des documents contractuels vont au-delà de la simple gestion documentaire et prennent une dimension clairement “business”. Les décideurs en identifient 5 principaux :

    • Facebook
    • Twitter
    • Google+
    • Pinterest
    • Gmail
    • LinkedIn
    • Tumblr
    Etre plus efficace et performant en automatisant davantage les processus et en fluidifiant les échanges (pour 76% d’entre eux).
  • Simplifier la gestion des contrats, depuis leur création jusqu’à leur conservation (68%).
  • Digitaliser de bout en bout le processus associé aux documents contractuels et passer à un processus 100% numérique (68%).
  • Accélérer le processus de contractualisation en réduisant les délais de traitement en back-office comme en front-office (61%).
  • S’assurer d’être en conformité avec la réglementation (cf. règlement européen eIDAS) et les obligations de gouvernance et de contrôle interne qui nécessitent  des processus contractuels fiables et auditables (59%).

Pour faire face à ces challenges, les décideurs sont unanimes : 97% d’entre eux estiment que le recours aux technologies numériques permet de fortement améliorer tout ou partie des processus associés à la gestion des documents contractuels. Ce sont avant toute chose les processus d’archivage, de diffusion et d’accès aux contrats qui peuvent être améliorés. Le digital apporte également cette dimension “online”, permettant d’interagir à distance depuis n’importe quel équipement tout au long du processus. La contractualisation en ligne est ainsi une des actions privilégiées par les directions de la relation client d’ici fin 2018 pour améliorer l’expérience client ; c’est même une priorité dans les secteurs de la bancassurance ou pour les opérateurs de services. Pour Hélène Mouiche, analyste senior qui a réalisé cette étude chez MARKESS, “ces projets doivent certes répondre à des besoins en termes d’optimisation des processus documentaires mais aussi être menés pour relever des challenges métiers. Aussi faut-il tenir compte des tiers impliqués dans ces processus contractuels (clients, fournisseurs, collaborateurs, candidats…) et de leurs attentes qui évoluent rapidement avec l’omniprésence du digital !”.

Ainsi 86% des décideurs perçoivent un intérêt marqué de la part des co-contractants pour bénéficier d’un processus de contractualisation 100% en ligne, permettant par exemple de signer un contrat commercial ou un contrat de travail à distance sur une tablette ou un smartphone. La signature électronique est un maillon incontournable qui, au-delà des services de confiance qu’elle fournit, permet de développer de réels usages innovants et offre des services applicatifs à valeur ajoutée pour ses utilisateurs. D’ici 2018, ce sont d’ailleurs 70% des décideurs interrogés qui devraient l’avoir intégrée dans leurs processus de contractualisation.

La version intégrale de l’étude de MARKESS Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances clés” passe en revue les enjeux associés à la gestion des documents contractuels, identifie les processus améliorés grâce au digital, les attentes des décideurs, métiers et IT, en termes de solutions et notamment de signature électronique, les fournisseurs de solutions sollicités et cerne les freins inhérents à de tels projets.

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