XWiki SAS, société française spécialisée dans les solutions collaboratives, présente en partenariat avec Markess, société d’études expert des marchés du digital, un livre blanc intitulé : La gestion collaborative de documents et de contenus dans le secteur public.
Les données présentées au sein de ce livre blanc se basent sur une enquête conduite par MARKESS de mai à juillet 2015 auprès d’un échantillon de 60 décideurs du secteur public.
Télécharger ICI le livre blanc
La gestion collaborative de documents et de contenus dans le secteur public
Le numérique bouscule les pratiques collaboratives
A l’heure de l’explosion des documents et contenus numériques (e-mails, données stockées, informations échangées…), le secteur public n’échappe pas à cette réalité qui implique de mieux organiser et partager sonpatrimoine informationnel. Cet enjeu est jumelé à l’évolution actuelle des administrations qui mettent de plus en plus en œuvre des réflexions et projets transversaux.
Les solutions numériques collaboratives permettant de mieux organiser et partager des documents, ont donc toute leur place pour mieux tirer parti du patrimoine informationnel des administrations, optimiser les processus internes et améliorer les échanges entre agents.
Quelques chiffres et données
Selon l’enquête MARKESS, en 2015 :
- 77% des décideurs du secteur public considèrent que la recherche d’informations et de documents pour effectuer leurs missions reste perfectible
- 80% des informations recherchées sont mal classées par les utilisateurs
- Les Directeurs des Systèmes d’Information sont classés premiers concernant l’organisation des documents au sein d’une entreprise.
- 46% des décideurs de collectivités interrogés estiment disposer de compétences suffisantes en matière de gestion de l’information
- 57% des décideurs interrogés ont déjà implémenté des logiciels open source ou prévoient d’y recourir
En conclusion
Le volume de données (documents papier ou dématérialisés, données structurées ou non, échanges oraux, images…) manipulées quotidiennement ouvre un vaste champ de possibilités quant à l’optimisation de leur gestion. Les administrations ont quant à elles, d’ores et déjà prisconscience de la nécessité d’améliorer leurs pratiques. Cependant, ces réflexions ont été le plus souvent conduites en silos (métier par métier ou administration par administration), aboutissant au constat actuel d’une démultiplication des outils sans communication les uns avec les autres.
A l’heure de la rationalisation et de la transversalité, des marges de progrès sont donc possibles, tant dans la modernisation des solutions vers des fonctionnalités collaboratives plus innovantes que sur l’aspect organisationnel. L’implication de tous les acteurs d’une administration semble incontournable pour mener de tels projets.
La démonstration des bénéfices de ces projets auprès des décideurs au plus haut niveau, grâce à des indicateurs en phase avec leurs orientations stratégiques (maîtrise budgétaire, amélioration de la relation usager, optimisation des processus internes), est sans conteste l’une des clés du succès pour impulser leur développement.
