LOCARCHIVES a été choisie par Société Générale pour réorganiser et externaliser la conservation et la gestion d’une large part de ses archives conservées jusqu’alors dans son Centre d’Archives National interne situé à Compiègne.
Un projet ambitieux de transfert et de gestion externalisée des archives
En 2013, Société Générale lance un appel d’offres auprès d’experts de la gestion externalisée d’archives. Le groupe souhaite faire appel à un acteur capable de maîtriser :
- Le transfert de plus de 200 kilomètres linéaires d’archives papiers et de microfiches,
- La conservation sécurisée et la gestion quotidienne de ces archives via un progiciel permettant les versements, les restitutions et réintégrations dans les stocks et les destructions,
- La prise en charge d’une partie des flux récurrents générés par la Banque de détail France et les Services Centraux,
- La mise en oeuvre, à échéance, de flux EDI afin d’informatiser les échanges de données entre les systèmes informatiques de Société Générale et du prestataire.
« Dès notre première prise de contact, Société Générale exprime un réel besoin d’expertise en gestion de projet, tant au niveau de la conception et de la mise en oeuvre qu’en matière de suivi et qualité. Par ailleurs, Société Générale accorde beaucoup d’importance aux conditions de sécurité, de confidentialité et de traçabilité de ses documents. Cela bien évidemment lors du transfert logistique, mais aussi pendant toute leur durée d’archivage. Enfin, Société Générale accorde une importance majeure au maintien de la disponibilité des archives pendant toute la période du transfert, nous imposant un délai maximal d’indisponibilité de quatre jours ouvrés à partir de l’enlèvement du Centre National d’Archives », détaille Xavier BERLOTY, Directeur Général chez LOCARCHIVES.
Le choix de LOCARCHIVES avec une solution sur-mesure
Société Générale a choisi de collaborer avec LOCARCHIVES durant l’été 2013. Plusieurs éléments ont contribué à convaincre la banque que LOCARCHIVES avait le profil et la capacité à l’accompagner. LOCARCHIVES a su tirer parti de son expérience sur des projets de nature et d’envergure similaires, et apporter des réponses de haut niveau à l’ensemble des exigences exprimées dans le cahier des charges.
Par ailleurs, LOCARCHIVES a su s’engager sur le respect des délais demandés, garant du maintien de l’activité de nos services
LOCARCHIVES met en place une solution structurée en quatre axes majeurs :
- Une organisation en mode projet facilitée par une équipe dédiée composée de 25 personnes aux compétences complémentaires (ingénieur méthodes, coordinateur logistique, …) collaborant étroitement avec l’équipe projet de Société Générale et soutenue par une organisation informatique sur-mesure.
- La prise en charge de l’ensemble des prestations de gestion des documents et leur traitement dans l’outil de gestion de Société Générale.
- L’élaboration de processus spécifiques, le dimensionnement et la mise en oeuvre de moyens adaptés. Ainsi, 10 semi-remorques assurent des rotations hebdomadaires entres les 2 sites, permettant de respecter le calendrier initial fixé à 7 mois.
- Une stratégie globale de préservation des risques garantissant notamment la prévention, l’intervention et la continuité de l’activité en cas d’incident.
Des bénéfices concrets pour Société Générale
Société Générale connaissait une situation mixte, partagée entre la gestion par son centre interne et la gestion externalisée auprès de tiers-archiveurs. Elle a choisi d’externaliser la totalité de ses archives afin de mettre en place une gestion homogène et uniforme et de mieux gérer les risques opérationnels. Le maintien de l’exploitation de son centre d’archives interne aurait d’ailleurs nécessité une mise à niveau importante. Plus de 6 mois après la finalisation du transfert, Société Générale apprécie très favorablement sa collaboration avec LOCARCHIVES, tant dans le déroulement du projet que de la gestion au quotidien de ses archives.