Olfeo a testé les connaissances juridiques des DSI sur la charte informatique. Si la majorité passe le test haut la main, 41 % n’obtiennent pas la moyenne. La charte est pourtant essentielle puisqu’elle permet d’encadrer les risques liés à l’utilisation du système d’information par les salariés et de limiter les responsabilités pénales et civiles de l’entreprise et de ses dirigeants.
Olfeo, éditeur français d’une solution de proxy et filtrage de contenus Internet, a questionné 300 DSI (directeur des systèmes d’information) sur leurs connaissances juridiques de la charte informatique et présente aujourd’hui le bilan des résultats.
Principaux résultats :
- 13 % des participants ont réussi un sans-faute
- 41 % des participants n’ont pas obtenu la moyenne
- 1 % des participants n’ont obtenu aucune bonne réponse
Les 2 questions qui ont posé le plus de difficultés aux DSI :
- La mise en place d’une charte informatique est-elle obligatoire ?
- Pour être juridiquement opposable, la charte doit-elle être déposée au greffe des conseils des prud’hommes et à l’inspection du travail ?
Focus sur les sujets les moins maîtrisés :
- La mise en place d’une charte informatique est-elle obligatoire ?
41 % des participants ont obtenu une bonne réponse à cette question
Une charte informatique est adoptée selon différents fondements juridiques. Tout d’abord, la charte informe les utilisateurs et les sensibilise aux enjeux liés au système d’information. Elle responsabilise l’employeur et l’employé, et limite leur responsabilité. Elle répond à des exigences non prévues par la Loi. Enfin, elle est considérée comme une bonne pratique admise par tous : aujourd’hui, plus de 80 % des établissements disposent d’une charte.
Selon le Code du Travail et la Loi Informatique et Libertés, la mise en place d’une charte informatique est obligatoire dans le cas où l’entreprise collecte des données à caractère personnel, autrement dit dès la mise en place d’un outil de contrôle ou de surveillance (les outils de filtrage étant considérés comme tels).
- Article L.1222-4 du Code du Travail dispose qu’ « Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. »
- Loi Informatique et Libertés dispose au nom du principe de Transparence que « La loi garantit aux personnes l’information nécessaire relative aux traitements auxquels sont mises des données les concernant et les assure de la possibilité d’un contrôle personnel. Le responsable du traitement de données personnelles doit avertir ces personnes dès la collecte des données et en cas de transmission de ces données à des tiers. »
Pour être juridiquement opposable, la charte doit-elle être déposée au Greffe du Conseil des Prud’hommes et à l’inspection du travail ?
- 41% des participants ont obtenu une bonne réponse à cette question.
Pour être opposable aux salariés, la charte doit être déployée de la même manière qu’un règlement intérieur, dans le respect du code du travail. Il y a le principe de discussion collective : la charte doit être soumise aux instances représentatives du personnel. Il y a également le principe de transparence : la charte doit être diffusée individuellement et collectivement auprès des utilisateurs.
Selon les articles R1321-2 et R1321-4 du Code du Travail, pour être opposable aux salariés, la charte doit être déposée au Greffe du Conseil des Prud’hommes et transmise à l’Inspection du travail en deux exemplaires, si les salariés dépendent du droit du travail. Les entreprises privées et les administrations qui disposent d’agents de droit privé sont donc concernées par ces deux étapes supplémentaires.
« Comme le montre les résultats de notre quizz, si une grande partie des DSI et des RSSI sont conscients de l’importance de mettre en place une charte informatique dans leur entreprise, déployer une charte n’est pas toujours évident », explique Alexandre Souillé, président et fondateur d’Olfeo. « C’est l’une des raisons pour lesquelles nous avons conçu un guide destiné aux entreprises pour les accompagner dans la conception et le déploiement de leur charte. »
Le guide de la charte informatique Olfeo co-écrit avec le cabinet d’avocats Alain Bensoussan aborde ainsi, de manière pédagogique, les différents aspects relatifs au document :
- Comprendre les fondements juridiques d’une charte
- Pourquoi mettre en œuvre une charte
- Comment aborder le contenu d’une charte tout en préservant l’équilibre entre vie privée résiduelle et droit du travail
- Comment déployer une charte opposable aux salariés et quelles sont les autres guides ou livrets à mettre en œuvre en parallèle…
Ce guide est téléchargeable gratuitement sur le site d’Olfeo : https://www.olfeo.com/sites/olfeo/files/pdf/guide-charte-informatique-olfeo.pdf.