Documents financiers, fiches de paie ou encore bilans individuels de performance sont fréquemment oubliés sur les bureaux, dans les photocopieuses et les imprimantes
A l’aube de la Journée mondiale sans papier, le 24 octobre, une étude [1] d’Iron Mountain, le spécialiste des services de conservation et de gestion de l’information, révèle que seul 1 employé de bureau sur 10 déclare ne pas avoir recours au papier dans le cadre son travail. La plupart estiment que les documents papier ne sont pas suffisamment sécurisés dans leur entreprise et qu’il arrive que des données sensibles et confidentielles soient négligemment exposées à la vue de tous.
Près de la moitié (45 %) des employés de bureau en Europe sont ainsi déjà tombés sur des documents personnels ou stratégiques confidentiels sur leur lieu de travail, abandonnés dans une photocopieuse/imprimante ou sur un bureau. La plupart du temps, il s’agit de fiches de paie ou de relevés de primes de collègues (22 %), de comptes-rendus d’évaluation de la performance notamment (12 %), ou encore de documents financiers de l’entreprise (10 %).
Comment expliquer que les entreprises aient tant de mal à garder le contrôle de leurs documents papier et à conserver leurs données sensibles à l’abri des regards ? Plus de la moitié (57 % et 64,5% pour le France) des entreprises étudiées ne disposent pas de système d’archivage centralisé, et dans près d’un quart (22 % et plus d’un tiers -31,5%- pour le France), il n’existe pas de règles, ni de directives pour encadrer la gestion des documents papier. Il appartient aux employés de déterminer quand et comment classer les documents. Rares sont les entreprises (8 %) qui ont désigné un responsable de l’archivage, chargé de veiller au respect des bonnes pratiques de protection des données. Mais les propositions de lois européennes sur la protection des données pourraient bien changer la donne.
L’étude indique que si 43 % des employés approuvent les méthodes de gestion des documents papier de leur entreprise, 8 % estiment qu’elles sont anarchiques et que les documents s’empilent çà et là. Difficile alors pour les employés de s’y retrouver. D’autres entreprises responsabilisent leurs employés, qu’elles laissent libres de gérer les documents papier selon leurs besoins. Enfin, 1 sondé sur 10 déclare ne jamais avoir à classer de documents papier, ceux-ci étant stockés hors site.
Les employés des services IT sont les plus nombreux à déclarer ne pas utiliser de papier et être « zero papier » (17,5 %), contrairement à ceux des services juridiques (6,5 %). Les services juridiques sont les plus favorables à l’adoption d’un système d’archivage centralisé (57 %). Avec 9 %, ce sont les services commerciaux qui gèrent le moins bien les documents papier.
« Les entreprises ont beau affirmer leur volonté de réduire leur consommation de papier, la majorité d’entre elles peinent encore à gérer les volumes croissants d’information qui leur parviennent dans divers formats. Pour la plupart, l’objectif ‘zéro papier’ semble irréaliste et hors de portée. Nous leur recommandons de se fixer un objectif plus raisonnable, à savoir de réduire au maximum leur utilisation de documents papier, en numérisant les documents les plus fréquemment consultés et en stockant leurs archives papier hors site. De telles pratiques leur feraient gagner du temps et libéreraient de l’espace. Plus aucune pile de papier n’encombrerait les bureaux et les employés retrouveraient plus facilement l’information recherchée. Résultat : ils en deviendraient plus productifs et les clients bénéficieraient d’une meilleure qualité de service. » déclare Marc Delhaie, PDG d’Iron Mountain France.