Depuis 2009, le bulletin de paye électronique était soumis à l’accord préalable du salarié.
A partir du 1er janvier 2017, sauf opposition expresse du salarié, la loi El Khomri autorise les entreprises à éditer leurs bulletins de paye sous forme électronique et sous réserve que les conditions de nature à garantir l’intégrité des données soient mises en œuvre. La délivrance du bulletin de paye par voie électronique devra donc toujours se faire dans les conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Cette réforme s’inscrit dans un mouvement européen global d’accélération de la percée du numérique comme en témoigne le règlement eIDAS et la dématérialisation croissante des documents tous secteurs d’activité confondus.
Locarchives, tiers-archiveur de confiance, expert en matière de dématérialisation de documents, propose avec son livre blanc « Dématérialisation des bulletins de paye – Etes-vous prêts ? » des réponses concrètes et des outils précis pour mener sereinement cette transition numérique et anticiper les changements à venir pour les entreprises et les RH.
- Les étapes clés pour réussir son projet
- Les critères de choix d’une solution adaptée
- Retour d’expérience d’Ergalis, acteur majeur des Ressources Humaines, sur la dématérialisation des bulletins de paye de ses 4 000 intérimaires
- Quels autres documents et processus sont à intégrer dans une dématérialisation globale des Ressources Humaines ?
Synonyme de plus de confort pour le salarié et d’économies pour les entreprises, son introduction bouleverse néanmoins les codes établis et nécessite de la part des entreprises de faire preuve de pédagogie et d’un accompagnement supplémentaire pour passer le cap de la digitalisation sereinement.
En effet, “En France, la dématérialisation du bulletin de paye est encore peu répandue, seulement 15% de bulletins, contre 95% en Allemagne et 70% en Grande-Bretagne” explique Goulwen Pichot de Champfleury, Responsable Marketing marché chez LOCARCHIVES.
Comment l’entreprise peut-elle se préparer – elle-même mais aussi ses salariés – à cette nouvelle étape de digitalisation ?
« Deux décideurs RH sur trois voient l’introduction du digital dans la gestion de leurs processus documentaires RH comme une réelle opportunité d’optimiser leurs tâches de production, de manipulation, de classement… et se focaliser sur des missions plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée » (Source Markess 2016)
Un choix stratégique pour les entreprises et des bénéfices directs pour les salariés.
La dématérialisation du bulletin de paye offre de nombreux avantages pour l’employeur et ses employés mais aussi plus largement vis-à-vis de tous les organismes intéressés de près ou de loin par leur consultation (caisse de retraite, organismes bancaires…). L’État s’apprête d’ailleurs à montrer l’exemple, puisqu’il a publié en été 2016 un décret ouvrant la voie à une disparition, d’ici quelques années (et au cas par cas, selon les ministères), des bulletins paye des fonctionnaires au format papier.
Pour les entreprises, les points clés de cette reforme sont notamment les économies réalisées. Un bulletin de paye en ligne coûte jusqu’à quatre fois moins cher qu’un bulletin de paye papier tout en garantissant à ses bénéficiaires sécurité accrue et valeur probatoire des documents. Cela est vecteur d’une plus grande souplesse organisationnelle et inscrit l’entreprise dans une démarche innovante et fédératrice pour l’ensemble des salariés acteurs de cette transition numérique.
Les salariés ont eux aussi tout à y gagner car le passage à la dématérialisation est source de flexibilité : simplicité, accessibilité sans limite géographique ou temporelle sur n’importe quel terminal. Le bulletin de paye sera désormais accessible en temps réel et l’original toujours disponible sans aucun risque pour l’intégrité et la sécurité des données personnelles.
Retrouvez ici, l’intégralité du livre blanc Locarchives « Dématérialisation des bulletins de paye – Etes-vous prêts ? ».