Le sujet des bonnes pratiques en matière de Procure-to-Pay est un sujet au cœur des préoccupations des entreprises car il impacte quasiment toute l’économie.
C’est en effet un nouvel enjeu pour le secteur public qui se rapproche du privé en matière de planification de la dépense dans des budgets contraints. La réorganisation de l’Etat induit des mutations au sein des opérateurs nationaux : la fonction achat est créée, l’organisation revue, les systèmes d’information optimisés, les budgets contrôlés.
Au sein du secteur privé, en particulier pour les groupes, la fonction achat est désormais plus en place : les entreprises se sont dotées de professionnels des achats qui ont mis en place des process qualité optimisant le sourcing et le référencement fournisseur. Il s’agit dès lors pour ces groupes d’organiser les approvisionnements dans des structures multi-sites et de mettre en place le système d’information P2P adéquat.
Qualiac livre 3 étapes clés dans la mise en place d’un Procure-to-Pay performant :
1. Anticiper une organisation interne et les objectifs précis d’un P2P
Les fournisseurs référencés, les contrats cadres mis au point, il convient de définir la manière dont vont s’effectuer les approvisionnements afin de garantir la bonne maille de suivi budgétaire, le meilleur coût d’approvisionnement, la capacité d’évaluer la performance fournisseur.
L’aide d’un conseil externe permettra aux acteurs de l’entreprise de se voir proposer des schémas personnalisés et de pouvoir en tirer de bonnes pratiques.
2. Faire évoluer l’outil en place pour répondre à de nouvelles attentes
Le schéma de réorganisation induit des caractéristiques fonctionnelles ou technologiques du système d’information : approche par processus, dématérialisation, contrôle budgétaire, mobilité, pilotage de la performance, sécurisation de l’information, focus sur des opérations à valeur ajoutée… Atteindre l’objectif « métier » nécessite très souvent de faire évoluer le système d’information, éventuellement via l’acquisition d’une nouvelle solution de gestion.
3. Une mise en œuvre sur-mesure pour une expérience utilisateur optimum
Le projet de mise en œuvre du système d’information doit alors respecter les bonnes pratiques : avoir les idées claires sur la cible, détacher les ressources internes suffisantes pour mener à bien le projet, penser utilisateur final. Ce dernier point est capital. En effet, un système P2P est performant quand l’intégralité des acteurs du processus utilise l’outil sans retenue, tout en indiquant l’exhaustivité des informations qui, in fine, servent le pilotage pour la prise de décision. Le système doit donc être « centré utilisateur final », avec une ergonomie adaptée à chaque profil, dans une technologie proposant à la fois sédentarité et mobilité. Il doit également permettre aux managers achats de pouvoir prendre la bonne décision au bon moment en proposant à ces derniers l’entière capacité d’analyser la performance de l’organisation interne ou bien celle des fournisseurs pour mieux préparer les négociations.