Everial DRM, la branche Documents & Record Management du Groupe EVERIAL, met en place un processus d’externalisation pour la conservation et la gestion des fonds et flux documentaires d’AXEREAL, groupe agro-industriel français expert de la filière céréalière. Une nouvelle organisation qui permet à AXEREAL d’optimiser et de sécuriser sa gestion documentaire, jusqu’alors traitée en interne sur deux sites distincts.
Contexte et problématique d’AXEREAL
AXEREAL était organisé sur deux sièges administratifs éloignés géographiquement. Chaque siège gérait sa propre salle d’archive avec un fonctionnement et des procédures différents. Le groupe souhaitait mettre à profit le déménagement de ses sites vers un seul et même siège social pour repenser et homogénéiser sa politique d’archivage, afin d’en optimiser la gestion de manière sécurisée.
Les solutions mises en place par EVERIAL
- Audit complet des fonds documentaires, accompagné de la rédaction des procédures et des modes opératoires d’archivages par services et par typologie (tri, reclassement, saisie des inventaires spécifique à chaque typologie)
- Mise en place d’un plan d’action de reprise des fonds et des flux sortants en fonction des gisements de performance et de productivité (indicateurs R.O.I.)
- Conditionnement et transfert des archives pour une conservation sur site sécurisé EVERIAL(conservation traditionnelle ou dynamique en fonctions des besoins métier identifiés lors de l’audit)
- Mise en place des procédures de gestion des flux sortants en collaboration avec les équipes AXEREAL, formation des équipes aux procédures de gestion
- Gestion des recherches, des commandes et des sorties d’archives via l’application e.Services.AXEREAL profite ainsi d’un accès unifié et quasi instantané à ses archives externalisées.
Quels résultats et bénéfices clients ?
L’accès unique aux stocks et aux flux d’informations via l’outil e.Services permet une optimisation et uneindustrialisation des processus de gestion documentaire, dans le respect des normes et des réglementationsen vigueur. Le temps d’accès à l’information est réduit, permettant aux collaborateurs AXEREAL de serecentrer sur leur cœur de métier. Les documents conservés bénéficient d’une sécurité optimale, et le gain de place opéré par l’externalisation permet la réalisation d’économies.
L’avis du client – Témoignage de Stéphane MOULAI, Directeur des achats indirects, rattaché à la Direction Organisation et Systèmes d’Information d’AXEREAL
« Les équipes EVERIAL nous ont accompagné tout au long du projet. Nous avons toujours de nombreux échanges réguliers et constructifs avec les collaborateurs d’EVERIAL, que nous considérons comme un véritable partenaire. Nous retenons comme points fort la réactivité (nous n’avions que quelques semaines pour transférer les archives), l’adaptabilité et la compréhension de nos besoins, qui passe par une remarquable capacité d’écoute de la part d’EVERIAL. Les objectifs fixés ont été atteints, et la gestion de nos flux est aujourd’hui très efficace »