Le tampon encreur est un outil que l’on retrouve le plus souvent dans les bureaux chargés de l’administration d’une société. Il est utilisé depuis des lustres et revêt jusqu’à nos jours une grande importance dans le monde des affaires. Cette petite pièce d’équipement de bureau a des fonctions bien plus étendues que l’on pourrait le penser. Quels sont donc les diverses utilisations du tampon encreur au sein d’une entreprise ?
Une authentification des documents pour garantir l’intégrité
Le tampon encreur est un outil de bureau qui assure un rôle fondamental dans une entreprise. Son premier rôle est de garantir l’authentification des documents. L’apposition d’un cachet sur un document équivaut à une approbation formelle de son contenu.
En effet, que ce soit pour une entreprise ou une administration, cet outil est essentiel pour l’intégrité organisationnelle. Il ajoute une valeur significative au document. Il permet donc de distinguer un document des autres copies et de le protéger contre les altérations.
Si vous souhaitez commander un tampon entreprise, vous avez deux options : vous rendre dans un magasin d’accessoires de bureau ou consulter un artisan en ligne. Vous pouvez découvrir sur le site d’Ooprint de nombreux modèles de tampon, adaptés à différents besoins.
Il faut savoir que l’utilisation du tampon encreur n’est pas légalement obligatoire, mais ce dernier a gagné une reconnaissance certaine. En effet, dans un contexte judiciaire, un document tamponné et signé peut être accepté comme preuve.
Une organisation administrative simplifiée
Le tampon encreur ne se limite pas à l’authentification des documents, mais il est également un allié précieux pour organiser la vie administrative de votre entreprise. Différents modèles de tampons encreurs sont disponibles pour répondre à divers besoins :
- Tampon numéroteur : Comme son nom l’indique, ce tampon permet de numéroter les documents. Cela est particulièrement utile pour gérer des ensembles de pages volumineux, tels que dans un cabinet d’avocats.
- Tampon dateur : Indispensable pour dater les documents sans utiliser un stylo à chaque fois, le tampon dateur est largement répandu. Il peut inscrire la date dans différents formats selon vos préférences.
- Tampons avec formule standard : Ils sont généralement non essentiels, mais ces tampons accélèrent les tâches administratives en inscrivant des mentions prédéfinies, comme « payé », « copie », « reçu le », etc. Ils sont personnalisables et durables.
- Tampon de poche personnalisable : Ce tampon compact est un favori parmi les professionnels en déplacement. Il est personnalisable et vous permet d’assurer la continuité de vos services où que vous soyez.
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La facilité des procédures administratives
Le tampon encreur est aussi très efficace lors des interactions avec des entités publiques. En effet, apposer le cachet sur les documents échangés symbolise la validation et l’authenticité de vos productions. Choisir un tampon encreur qui contient toutes les informations de l’entreprise est essentiel pour éviter toute confusion.
Il faut savoir que le non-marquage rend un document nul et non avenu. Alors pour éviter cette situation, de nombreuses organisations mettent en place des vérifications pour garantir l’apposition correcte du cachet officiel. Sachez qu’en confiant cette responsabilité au service administratif, le risque d’oubli est minimisé.
