La gestion des flux documentaires, des processus à repenser

À l’heure de la transition numérique, 72 % des documents entrants au sein des organisations arrivent encore au format papier. Ces derniers contiennent pourtant un large éventail d’informations indispensables au bon fonctionnement des structures de tous les secteurs. Cyril Condamines, directeur commercial chez Kodak Alaris, spécialiste de la capture d’informations, partage son expertise en la matière.

 

Contribuant à la transformation digitale de ses clients depuis de nombreuses années, Kodak Alaris est aux premières loges pour témoigner des habitudes des organisations en matière de gestion documentaire. Et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’elles sont très contraignantes : une très large majorité de structures jongle encore entre papiers et documents numériques. Pire encore, 82 % des clients de Kodak Alaris considèrent le volume croissant d’informations comme un problème majeur.

 

« Il y a de plus en plus d’informations à traiter, et celles-ci viennent de sources diverses », résume Cyril Condamines, directeur commercial chez Kodak Alaris. « Les organisations se retrouvent avec une hybridité dans le flux documentaire : les sources d’informations diverses et variées rendent leur gestion très complexe et ardue à mettre en oeuvre. Aujourd’hui, les professionnels ont besoin de plus de simplicité. »

 

De nouveaux défis en matière de gestion documentaire

Conséquence directe de cette multiplication des sources de documents, les organisations doivent faire face à des problématiques inédites portant sur plusieurs aspects :

–          Une meilleure prise en compte des processus internes et des interfaces des outils utilisés ;

–          Le classement et l’acheminement des documents et des data de manière automatique afin d’accroître la productivité des collaborateurs et favoriser le partage d’informations ;

–          Les différents canaux et appareils concernés par la gestion des flux documentaires.

 

C’est là qu’intervient Kodak Alaris, dont le cœur de métier est justement de mettre en place des processus et des applications permettant d’automatiser le traitement de la donnée et des documents qui entrent au sein de l’entreprise, tout en le sécurisant.

 

Une expertise tout au long du processus

« Aujourd’hui, les professionnels suivent un processus et sont supportés par des technologies ; nous partons du principe inverse, où la technologie doit piloter le process afin que le collaborateur intervienne en support pour prendre des décisions », explique Cyril Condamines. « Cet état d’esprit implique un certain nombre de leviers à mettre en place. En effet, les organisations disposent de nombreux appareils produisant de la data (scanners, MFP, ordinateurs, emails, etc.), et il est nécessaire que cette information soit amenée vers des CRM, des ERP, du cloud, etc. »

 

Dans ce contexte, les organisations ont tout intérêt à passer à l’automatisation afin de traiter des tâches répétitives :

–          La récupération des contenus issus des différents sources et leur conversion vers un format électronique ;

–          L’amélioration de ces documents (leur qualité, notamment) grâce à des algorithmes dédiés au traitement de l’image ;

–          La classification des documents par type (factures, justificatifs de domicile, cartes d’identité, etc.) ;

–          L’extraction des informations en fonction des documents (source, contexte, etc.) ;

–          La validation de l’information (contrôle par cohérence, comparaison des données avec celles déjà présentes dans la base de données de l’organisation) ;

–          La transmission des informations vers les différents systèmes de l’entreprise et ses applications métiers.

 

Des solutions adaptées aux besoins des professionnels

Si les bénéfices de l’automatisation sont désormais mieux compris des organisations de tous les secteurs, les solutions Kodak Alaris, elles, l’intègrent depuis longtemps. C’est notamment le cas du Smart Scanner Kodak Alaris, pilotable par une application métier. Conçu comme un IoT (objet connecté), ce scanner est capable d’avoir une communication bidirectionnelle, c’est-à-dire de numériser des documents et de recevoir des notifications (accusés de réception, par exemple).

 

De son côté, Ephesoft Transact est une solution pouvant être déployée dans le cloud ne nécessitant aucune installation dure. Particulièrement utile, cet outil est capable de récupérer tous les flux, reconnaître les types de documents (grâce au machine learning), les classer et en extraire des données de manière automatique. Sans oublier la numérisation en mode « copie fiable », grâce à laquelle il est possible de se passer du document papier comme preuve de document original. Et cela sans forcément ajouter d’interface supplémentaire pour les utilisateurs puisque la solution peut être exploitée au travers webservices et est API Rest.

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