La période que nous traversons est riche d’enseignement sur l’impression en entreprise.
Tout d’abord, il est intéressant de remarquer que le papier reste toujours important pour l’activité des sociétés….
Alors que les sociétés sont toutes en pleine transformation numérique, la ruée sur les achats d’imprimantes lors du début du confinement montre que le « zéro » papier est encore loin d’arriver. Signature de devis, lecture de dossiers juridiques, remise d’appel d’offres, attestations… L’imprimante reste nécessaire. Une étude menée par Quocirca vient étayer cette affirmation en expliquant que « 87 % des chefs d’entreprise estiment que l’impression sera encore essentielle d’ici deux ans ». Il est paradoxal qu’une des raisons majeures pour lesquels certains employés ont été obligés de regagner leur bureau malgré le confinement, a été la nécessité d’imprimer en quantité importante (dossier juridique, appels d’offres) ou de numériser les courriers papiers entrants (chèques et autres…). Les avocats, par exemple, ont eu des difficultés à s’habituer à ce nouveau type d’environnement .
…paradoxalement, l’impression n’est pas suffisamment prise en compte dans les plans de continuité d’activité…
Les sociétés, dans leur plan de continuité d’activité, n’ont souvent pas intégré la partie impression. Elles se sont souvent focalisées sur les processus métier et le poste de travail virtualisé, en augmentant la puissance du réseau pour faire face à la surcharge de bande passante liée au travail à domicile. Qu’en est-il de l’impression dans ces postes de travail virtualisées ? Si certaines sociétés ont délocalisé certains équipements d’impression au domicile des employés, force est de reconnaître que beaucoup d’employés ont dû s’équiper par eux-mêmes faute d’autres solutions. Il faut dire aussi que les gros copieurs A3 des « open space » ne sont pas adaptés pour faire face à ce type de situation. On a besoin de petits équipements A4 robustes répartis au domicile des employés. Et il existe aussi des solutions logicielles afin que les administrateurs puissent maintenir un environnement d’impression sécurisé pour le travail à domicile, avec une interface centralisée, tout en laissant aux utilisateurs la souplesse de gérer eux-mêmes l’ajout ou la suppression de l’équipement dont ils ont besoin.
…enfin, l’infrastructure d’impression reste très souvent une charge fixe incompressible pour l’entreprise.
Si le paiement à l’usage est maintenant courant dans les entreprises par des contrats en coûts page, peu de solutions sont proposées pour infogérer complètement l’impression en prenant aussi en compte l’infrastructure d’impression en elle-même (serveur d’impression, logiciels, etc…). Celle-ci coute chère et reste le plus souvent une charge fixe incompressible même si elle n’est pas ou peu utilisée par les employés, comme pendant cette période de confinement. Les solutions Cloud aujourd’hui permettent de faire rentrer l’infrastructure d’impression dans les coûts variables par le paiement en mode Service, en basculant les serveurs d’impression sur le « nuage » avec un paiement de l’infrastructure en fonction des utilisateurs qui s’en servent réellement. Par ce moyen, les sociétés, peuvent gagner en souplesse et ajuster leurs coûts comme pendant cette période de confinement.
En résumé, il y a encore beaucoup de pédagogie à faire sur l’impression pour que la réalité soit cohérente avec les politiques mises en place. Certes avec la transformation numérique, l’impression joue un rôle différent dans les entreprises mais elle reste, cependant, souvent indispensable à certaines activités et a révélé des dysfonctionnements importants dans le cadre de la généralisation du télétravail. Pour gagner en agilité, elle ne doit pas être négligée et au contraire doit devenir un allié de la continuité d’activité, de façon à ne pas être préjudiciable à l’entreprise lors d’une crise comme celle qui nous vivons.