Gouvernance de la data et gestion documentaire, retour sur l’atelier DOCaufutur aux Salons Solutions

Le mois d’octobre s’est ouvert en beauté cette année avec les Salons Solutions qui se tenaient du 1er au 3 octobre au Parc des Expositions à Paris, Porte de Versailles. Chaque année il s’agit du rendez-vous incontournable de l’ERP, du CRM et de la dématérialisation. DOCaufutur et l’agence de conseils en communication et marketing TiKibuzz y ont réalisé un atelier. Au programme : gouvernance de la data et gestion documentaire ; où en sommes-nous et quels impacts sur les supports de la communication client ?

Deux experts de la data

Marlène Cailleau et Pierre Esquibet nous ont fait l’honneur de partager avec le public leur connaissance et expertise du sujet.

D’un côté, Marlène Cailleau fait partie de l’équipe Information Governance & Digital Solutions (IGDS) d’Iron Mountain France en tant que DPO & Responsable de la Gouvernance de l’Information. Son expérience de la protection des données, des normes et de l’archivistique lui ont permis d’accompagner un grand nombre de clients dans divers projets de transformation digitale et/ou de mise en conformité réglementaire. Elle se charge en particulier des projets de Gouvernance de l’information.

De l’autre côté, Pierre Esquibet est Directeur Associé chez Kalpa Conseils. Avec plus de 12 ans d’expérience dans le conseil en gestion documentaire, Pierre a rejoint Kalpa Conseils en juillet 2017. Son expérience de consultant et de directeur de projets l’ont amené à diriger un grand nombre d’études de transition numérique pour de grands clients. Il se charge en particulier des projets d’étude d’impact et d’accompagnement dans le cadre de la transformation numérique des entreprises.

Pourquoi parler de la data aujourd’hui ?

 

Sans aucun doute, la data est l’enjeu stratégique du XXIèmesiècle. Elle est le nouvel « or noir », le nouveau carburant des entreprises. Chaque organisation produit, stocke, utilise des données. Ainsi, pour en tirer le meilleur profit, chacun recherche la meilleure gouvernance de l’information. Nous avons demandé à nos deux experts de la data de revenir sur ce qu’était la data et pourquoi sa place est si importante.

 

Pierre Esquibet a évoqué la vision de la transformation numérique vécue par les entreprises. Dans ce contexte, la place de la donnée est inestimable pour une entreprise. Lorsque l’on parle de la donnée on parle aussi et surtout des informations et des documents qui circulent dans une institution ; les trois sont indissociables. Marlène Cailleau ajoute à ce propos que la transformation numérique des entreprises est bien souvent liée à la mobilité. De plus, il est nécessaire pour une entreprise d’identifier très clairement quelles sont ses données absolument nécessaires et les plus critiques; il s’agit alors du sommet de l’iceberg des données de l’entreprise.

N’y a-t-il pas un fort risque d’infobésité à avoir autant de data ?

 

« En France, nous avons cette fâcheuse manie de tout garder « au cas où » » s’amusent nos deux experts. Pourtant il est urgent de changer d’approche rappellent-ils. En effet, Marlène Cailleau a rappelé les grandes lignes du RGPD. Bien qu’il ne s’agisse pas d’un big bang juridique, il s’agit pourtant d’un changement d’environnement majeur. Il est temps d’appliquer les bonnes pratiques.

 

« Le RGPD est une opportunité pour l’entreprise. Celle de mettre en place une bonne gouvernance de l’information. Ce règlement ne doit pas être vu comme une sanction juridique mais bien comme l’opportunité de pouvoir développer le capital informationnel de son entreprise » déclarait déjà Marlène Cailleau à la sortie du livre blanc d’Iron Mountain sur les bonnes recettes d’une application réussie au RGPD.

 

Faut-il réserver un siège à la data dans les Comex des entreprises ?

Si la donnée est aussi cruciale et aussi stratégique que nos experts le disent, alors la question est légitime : faut-il réserver un siège à la data dans les comex des entreprises ? Une fois encore, la réponse est unanime : oui! Pierre Esquibet prend l’exemple d’un vol de données dans une entreprise par un collaborateur. Il ne s’agit pas d’une faille de sécurité mais d’un problème de gouvernance. L’entreprise doit bien connaitre son métier et mettre en place une stratégie de prévention et d’action. La place du DPO (Data Protection Officer) ou d’un CDO (Chief Data Officer) à la table des Comex est donc parfaitement pertinente.

 

Notre expert surenchérit en faisant référence à l’importance de l’image pour une entreprise aujourd’hui. La période de bienveillance de la CNIL est finie. Or aujourd’hui, ce n’est pas l’amende (pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires d’une entreprise) qui inquiète le plus mais bien le risque de voir son image ternie par un vol de données que sanctionneraient violemment l’entreprise.

 

Qu’en est-il des nouvelles technologies ?

 

On ne compte plus les sujets à la mode : IA, big data, robotisation, automatisation, cloud… Mais qu’en est-il vraiment ? Ces nouvelles technologies produisent-elles de réels changements ? En ce qui concerne l’IA, Marlène Cailleau en est sûre, il n’y a pas de comparaison possible, d’ici quelques années on ne pourra plus s’en passer pour assurer une bonne gouvernance de l’information.

 

C’est d’ailleurs dans ce sens qu’Iron Mountain et Google ont récemment signé un partenariat. L’IA se nourrit de tout, et essentiellement de data. Avec les bonnes données, l’IA sera un puissant outil d’optimisation pour une entreprise. Dans l’industrie pétrochimique par exemple, des études ont révélé que l’IA était un million de fois plus rapide que l’ingénierie classique pour réaliser certaines analyses.

 

A ce sujet Pierre Esquibet rappelle l’importance pour les entreprises et les marques à prêter attention aux signaux faibles. La relation client doit passer par une analyse minutieuse des données.

« L’exemple à ne pas suivre est celui de la coupe du monde de football de 1998. Les marques ont fait une erreur en ne passant que des publicités ciblées pour la gente masculine ! Elles sont passées à côté de toute une partie du public : les femmes qui étaient elles aussi derrière leur téléviseur. »

 

Les questions du public

 

Bien que notre atelier, il faut le reconnaître, n’ait pas soulevé les foules et fait salle comble, les auditeurs étaient avides de questions pour nos experts. La discussion s’est donc prolongée sur la valeur marchande de la donnée personnelle et sur les obligations légales. Marlène Cailleau insiste : la bonne réponse est toujours un arbitrage au légal. Qu’il s’agisse de durée de conservation d’un contrat ou d’un CV, l’importance est de toujours faire référence aux textes de loi.

 

Le débat s’ouvre sur les données personnelles dans le secteur médical. Quid du DMP ? Qu’en est-il des risques d’une centralisation des données médicales ? Bien sûr il existe des risques inhérents à la centralisation dans une seule base mais Pierre Esquibet met surtout en avant les avantages et les bénéfices d’un tel outil. Nos deux consultants, de manière générale, se réjouissent de voir des sujets de société qui suscitent autant la discussion.

 

En conclusion

 

La gouvernance de la data et la gestion documentaire soulèvent bien des problématiques. Volumétrie, conformité, sécurité… Pour éviter l’infobésité, les entreprises ont une responsabilité forte d’hygiène de la data à respecter.

Valentine
Arrivée sur terre il y a quelques lustres, Valentine entre aujourd’hui dans le métier de la communication. C’est non sans intrépidité qu’elle a intégré la Sorbonne en philosophie après une classe préparatoire littéraire (A/L). Après un mémoire sur la place de l’éthique dans la société actuelle à partir d’Aristote, Valentine poursuit son cursus en éthique appliquée. Autrement dit elle s’intéresse aux actions des entreprises et des institutions publiques, proposant alors des solutions de conseil afin d’accompagner leurs prises de décision. Au coeur de l’économie numérique, les rouages de la communication autour de l’innovation la passionnent. C’est pour cela que Valentine a rejoint l’équipe de Tikibuzz, une agence de communication et de marketing, en 2018. Aujourd’hui, elle a le plaisir de s’aventurer sur le terrain de l’éditique et de la gestion de la communication client, afin de vous proposer chers lecteurs, des reportages et des témoignages pour votre média DOCaufutur.

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