Même pendant la transformation numérique, la plupart des entreprises négligent des occasions de réorganiser entièrement leurs activités. Comme le montrent les recherches de l’AIIM, l’automatisation de bout en bout est l’exception et non pas la règle. Moins d’une organisation sur cinq dispose de processus de base entièrement automatisés. Pourtant, penser petit – en termes d’automatisation des tâches, plutôt que d’automatisation des processus – signifie que les entreprises peuvent sous-estimer une chance d’obtenir un avantage compétitif.
Alors que de nombreux cadres dirigeants saisissent la valeur de l’automatisation robotique des processus (RPA) pour automatiser les tâches subalternes, ils hésitent à automatiser les processus métier parce qu’ils sont considérés comme trop complexes. Une récente enquête de Forbes Global Insights a révélé que près d’un tiers (32 %) des entreprises interrogées automatisent de petites tâches, mais qu’elles ont encore besoin d’humains pour les assembler et vérifier chaque étape de leur travail. 31% des entreprises sondées relient les tâches entre elles, mais ont besoin d’humains pour orchestrer des lots de tâches. De plus, deux tiers des organisations interrogées affirment que les processus administratifs de base spécifiques sont automatisés à moins de 50 %. D’autres entreprises constatent que près de 75% de tâches répétitives peuvent être automatisées, ce qui valorise plus les missions des collaborateurs humains, libérés de toute tâche « robotisée ».
Arrêter de tourner en rond et combler les lacunes avec la RPA
Selon le Groupe Everest, certains responsables passent à côté des opportunités car ils négligent le potentiel de redéfinir les processus afin d’optimiser la RPA et de concevoir une main-d’œuvre humaine qui pourra collaborer au mieux avec la main d’œuvre numérique.
Le résultat de ce point de vue est « l’automatisation du siège pivotant », ou l’acte de copier et de reformater manuellement les données entre les systèmes existants. Même si les entreprises automatisent à l’aide d’un logiciel de gestion des processus métier (BPM), elles continuent d’exécuter manuellement des tâches en dehors du processus plutôt que dans le cadre de celui-ci. Par exemple, les systèmes anciens doivent encore être entretenus et mis à jour parce qu’il s’agit de systèmes de données clés, et cette tâche est encore souvent du fait du personnel de l’entreprise.
Une façon de combler cette lacune est de compléter le BPM par la RPA. Par exemple, dans un processus automatisé complexe, comme le prêt hypothécaire ou le traitement des demandes de gestion de sinistre, la RPA peut prendre en charge des tâches manuelles telles que la vérification de l’identité d’un client avec diverses sources Web et internes, et la transmission de rapport à une personne. Avec la combinaison de la RPA et du BPM on a la garantie que le processus est hautement automatisé et bien géré du début à la fin.
Intelligence Artificielle : le maillon manquant
Ce qui rend cette combinaison possible est l’inclusion des technologies d’intelligence artificielle (IA). Grâce aux technologies d’IA telles que le machine learning, le traitement du langage naturel et les réseaux neuronaux, les systèmes RPA peuvent apprendre quelles données et quel contenu sont privilégiés, identifier et extraire le texte et les données, et prendre des décisions de classification. Les outils RPA de nouvelle génération intègrent bon nombre de ces fonctionnalités, notamment la découverte des processus, l’analyse et l’automatisation cognitive des processus documentaires (CDA) pour capturer les données des documents non structurés. Avec RPA et IA, les goulots d’étranglement inhérents à l’automatisation simple des processus sont éliminés.
Pour les entreprises qui veulent réaliser une automatisation de bout en bout et appuyer leurs stratégies de transformation numérique, il est clair que les solutions ponctuelles ne sont plus suffisantes. Au lieu de cela, ils doivent exploiter la puissance de la RPA et d’autres capacités telles que l’exploration des processus, l’orchestration des processus et les logiciels de BPM ou d’analytique pour automatiser l’ensemble des processus de bout en bout. Ils réduiront ainsi le besoin d’intervention humaine en cours de route. Les entreprises intelligentes doivent intégrer des solutions qui ont été conçues pour fonctionner ensemble de manière transparente afin d’accroître la valeur de leurs projets d’automatisation.
Pour fonctionner comme l’entreprise numérique de demain, les entreprises doivent voir grand et utiliser l’IA et la RPA pour automatiser entièrement leurs opérations. Et en éliminant le besoin de traiter manuellement les données et de prendre des décisions simples, ils libéreront également la main-d’œuvre humaine pour qu’elle puisse se concentrer sur des tâches plus importantes où ses connaissances et sa créativité sont les plus précieuses.
A propos de l’auteur :
Jérôme Marc est Consultant Avant-Vente des solutions KOFAX sur l’Automatisation des Processus.
Son expérience de 15 ans en tant que Consultant Solution dans le Business Process Management lui permet de mieux conseiller les entreprises sur les possibilités d’automatisation et d’optimisation de leurs processus métiers.