Six mois après l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des données, la destruction des archives représente un enjeu majeur pour les entreprises. Souvent négligée, elle fait pourtant partie intégrante d’une bonne politique d’archivage et, plus largement, d’une gestion documentaire maîtrisée. Emmanuel Faure, directeur stratégie et marketing de Locarchives fait le point sur les obligations et les étapes à suivre pour les entreprises.
Destruction des archives : des enjeux économiques et réglementaires forts
Le RGPD impose de nouvelles exigences en matière de droit à l’oubli et limite la durée de conservation des données personnelles et des documents en contenant. Cela implique de gérer ces durées en amont et de pouvoir identifier facilement les documents et informations concernés le moment venu.
Le respect des durées légales de conservation des documents est un prérequis fondamental. Le régime légal de la preuve, implique pour les entreprises de pouvoir produire certains documents afin de défendre leurs droits. En effet, ne pas archiver un document ou le détruire avant la fin de sa durée de conservation expose à un risque juridique et financier, pouvant aller jusqu’à remettre en son activité.
Néanmoins, certains documents doivent être conservés à vie, notamment dans le secteur public. Il est par exemple possible de conserver certains fonds à caractère patrimonial, dans la mesure où ils témoignent de l’histoire d’une société (collection de journaux pour une société de presse, documentation technique pour une société industrielle, etc.)
Toutefois, dans la plupart des cas, une conservation au-delà de la durée légale est inutile, voir potentiellement néfaste, pour deux raisons principales :
- Les coûts qu’impliquent la conservation des documents : espace occupé (bureaux, salles d’archives ou espace serveur) et frais de personnel lorsque vous archivez dans vos locaux ; loyer de conservation et prestations éventuelles en cas d’externalisation auprès d’un prestataire.
- Les risques juridiques qu’implique la conservation des données personnelles et des documents au-delà de la durée légale de conservation. Par exemple, dans le cadre d’un audit, d’une perquisition… certains documents ou emails peuvent mettre une entreprise en difficulté et l’exposer inutilement.
Comment bien gérer la destruction des archives ?
Dernier maillon de la chaîne de traitement des archives, l’étape de la destruction se prépare bien en amont, dès la préparation et l’archivage de vos documents, et cela s’applique à tous les formats d’archives, papier et numériques. Voici quelques conseils afin de structurer votre démarche :
1. Préparer les dossiers en ne conservant que les documents nécessaires
Cette étape de “dépollution” consiste à vérifier l’originalité des documents, supprimer les doublons ainsi que les documents numériques qui pourraient être oubliés dans le processus. L’idéal est de réaliser ce travail au fur et à mesure de la constitution du dossier, dans le cas
contraire, vous pouvez envisager de le confier à des experts. Par exemple si vous récupérez un fond historique lors d’une fusion.
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Identifier les différentes typologies de documents et dossiers à conserver et construire le référentiel de conservation de vos documents
Ce document identifie l’ensemble des documents à archiver et regroupe toutes les informations nécessaires à la gestion de leur cycle de vie : durée légale de conservation, formats, règles de description, de gestion…
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Préparer les archives de manière cohérente
Au moment de conditionner les archives, en les regroupant de manière homogène : boîtes d’archives, classeurs, conteneurs… Cela facilitera les destructions à venir et évitera de devoir conserver inutilement des documents le moment venu.
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Mettre en place un logiciel de gestion d’archives pour vos campagnes annuelles de destruction
L’objectif est de disposer d’un outil personnalisé et unique pour toutes les archives, physiques et numériques. Il permet ainsi de piloter simplement et de façon sécurisée toutes les opérations liées aux archives, notamment les destructions.
Numérisation fidèle et destruction des archives : où en est-on ?
L’article 1379 du Code Civil du 01 février 2016 stipule que « la copie fiable a la même force probante que l’original ». Par ailleurs, le décret du 05 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies établit les conditions à respecter pour constituer une copie numérique fiable.
Enfin, la norme NF Z 42-026, dont les règles de certification viennent d’être publiées prochainement, précise la manière dont les copies numériques doivent être produites :
La destruction des archives fait partie intégrante de la stratégie d’archivage et de gestion des documents. Dans le cadre de la nouvelle réglementation, il peut être judicieux de se faire accompagner par un professionnel afin de construire les outils de gestion et de choisir la solution adaptée à chaque typologie de documents, notamment en cas d’enjeu financier ou juridique important.