Le temps passé en recherche de document n’est pas considéré comme « perdu » | Jean-Marc JAGOU, Consultant EXCEO – Président Xplor France

Chacun peut en faire l’expérience, une part importante du temps de travail d’un employé (de bureau) est consacrée à la recherche de document.

IDC indique, dans une étude d’octobre 2010, qu’en moyenne 7,4 h hebdomadaires sont perdues à « rechercher des informations sans les trouver » et à « reformater des données à partir de plusieurs sources ».

Ce temps représente une journée de travail par semaine, ce qui est considérable !

D’un point de vue productivité, et donc de direction d’entreprise, c’est évidemment inadmissible.  On imagine aisément tout le travail à valeur ajouté qui pourrait être réalisé dans cette « journée fantôme » !

Mais au fait, pourquoi cette situation perdure-t-elle ?

Il se trouve que la « perception » du temps consacré à la recherche de document n’est pas perçue comme du temps perdu, mais comme un temps de travail normal. Il suffit de demander à un « patron » combien de temps il passe à rechercher des documents et sa réponse sera sûrement : « C’est le travail de mon assistante, elle est payée pour cela ».

Et si ladite assistante se plaint de consacrer autant d’heures improductives, elle risque d’être taxée d’incompétence…

Partant de ce constat, personne ne juge nécessaire de chasser le gaspi puisqu’il n’y a apparemment pas, justement, de gaspillage.

C’est pourquoi il est si difficile de faire prendre conscience aux dirigeants d’entreprise, de la matérialité de ces 20% de perte de productivité.

Pour revenir au « chacun peut en faire l’expérience », maintenant que la sensibilisation est faite, il suffit de relever, pendant 1 semaine, les temps effectifs dédiés à la recherche documentaire : fouilles systématiques dans les répertoires Windows, recherche (Google ou autre) par mot clé sur son propre PC, questionnement auprès de collègues pour retrouver la proposition commerciale faite à Ducran-Lapoigne il y a environ 2 ans, investigation pour vérifier que la procédure Qualité AQ-2008-V5 trouvée est  à jour, recherche d’une bonne photo du lancement du produit X456 à Mexico l’an dernier, recherche de la version Word modifiable du contrat CD-Y45 pour s’en inspirer,…

Il y a fort à parier que ce petit exercice va rendre palpable les résultats de l’étude d’IDC…

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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