- Bien s’équiper pour passer au tout numérique
- Intégrer la numérisation aux processus métiers
- Le plus léger et le plus rapide de sa catégorie à ce jour
En principe, toutes les technologies nécessaires à l’implémentation des différentes initiatives pour la numérisation (de même que les autres initiatives numériques) existent déjà ; il n’est pas nécessaire de réinventer la roue, bien que beaucoup de travail doive être encore accompli. Les données numérisées doivent être liées aux processus métiers afin de les utiliser de manière pertinente. Sabine Holocher, PR Specialist EMEA pour PFU Imaging Solutions Europe, fait le point sur les prérequis techniques pour passer au numérique et entreprendre des démarches pour un travail collaboratif.
Passer au numérique avec les solutions de captures adaptées
Le marché des scanners est très varié. Les principales différences : les schémas d’après lesquels ont été conçus les scanners. Les scanners à plat peuvent numériser n’importe quelle chose : des documents, des diapositives, des négatifs, des photographies et même des livres ou des objets en 3D, dans certaines limites. Les scanners de documents, d’une autre part, sont adaptés pour tout type de document de toute taille. Le scanner de photos, comme son nom l’indique, est spécialisé dans les diapositives, négatifs et les photographies. De l’autre côté, le scanner de documents est destiné aux documents de tailles différentes. C’est pourquoi, ce type de scanner se trouve essentiellement dans les bureaux.
Le plus grand avantage des scanners de documents bien équipés est qu’ils peuvent traiter de multiples documents en une seule fois, principalement avec la fonctionnalité de correction automatique de l’image. Le système de chargeur de documents est destiné aux grands documents (A4). Les scanners de documents possèdent un chargeur automatique de documents pour gérer les piles de papiers.
Qualité et rapidité
De part leurs chargeurs de documents, les scanners de documents numérisent plus rapidement que les scanners à plat ou les imprimantes multifonctions. Ils permettent de gagner beaucoup de temps et d’espaces de stockage car leur qualité d’image est meilleure et parce que les tailles de fichier sont jusqu’à dix fois plus petites. La vitesse peut être adaptée facilement au travail. Pour la numérisation de bureau, une vitesse de plus de 25 pages A4 par minute est largement suffisante tandis que les salles de courrier dans des entreprises plus grandes auront besoin de systèmes plus performants en terme de rapidité, pouvant prendre en charge jusqu’à 100 000 feuilles A4 par jour.
Le point critique de la qualité de n’importe quel scanner est sa résolution, généralement indiqué en point pas pouce (PPP). Le PPP permet de mesurer la résolution à laquelle une image sera numérisée. La résolution entre 300 et 400 ppp est généralement suffisante pour la reconnaissance optique de caractère (ROC). Que l’image numérisée le soit pour sa reproduction ou sa retouche, le périphérique doit être capable de supporter des résolutions de plus de 1200 ppp et même plus.
Cherchez et vous trouverez
En plus des formats d’image comme le TIFF ou le JPG, les documents sont en général convertis en PDF consultables. Les informations textes, qui sont complémentaires aux données images que fournit le scanner, sont produites au même moment que le PDF est généré. La fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères qui extrait toutes les informations visibles sous forme de paragraphes, de chiffres, d’adresses, de sommaires, tourne en arrière plan et embarque les données dans le PDF.
Formulaires et détection de l’information
Il n’est de gouvernement ou d’administration qui ne peut composer sans formulaire. Ils jouent également un rôle important dans les compagnies d’assurances et les entreprises qui utilisent des procédures papiers ou des factures standardisées. Il est donc essentiel pour les entreprises et les pouvoirs publics que les scanners reconnaissent les formulaires et soient aptes à extraire rapidement leur contenu, l’interpréter et l’archiver. L’interprétation signifie ici capturer automatiquement le contenu des formulaires ou questionnaires. Pré-condition usuelle pour une interprétation automatique des formulaires, chaque page doit avoir absolument la même structure, ce qui implique que le contenu qui doit être lu doit avoir exactement la même position. En outre, les logiciels de reconnaissance de formulaire, deviennent très intelligents de sorte qu’ils peuvent désormais reconnaître un numéro de clients, des chiffres, le numéro de contrat ou le montant de la facture où qu’il se trouve. Cette numérisation dans l’idéal, se fait par pression d’un bouton.
La facilité d’usage est également un indicateur de la qualité du scanner. Jusqu’à il y a seulement quelques années, les utilisateurs affrontaient des menus textes énigmatiques, aujourd’hui, des affichages grandes tailles, extrêmement ergonomiques pour l’utilisateur sont en place. Cette meilleure praticité a également permis d’augmenter la lecture d’une partie de l’équipe qui travaille avec des scanners. Les scanners de bureaux pour un petit nombre de documents sont désormais très prisés. Tout ce que les utilisateurs demandent à un périphérique tel que le ScanSnap de Fujitsu, c’est d’appuyer simplement sur un bouton.
La routine consistant à simplement appuyer sur un bouton aide les utilisateurs à gérer entièrement leur processus de numérisation. Par exemple, quelqu’un peut créer un profil utilisateur et l’utiliser pour des processus spécifiques comme convertir du texte en document consultable et l’archiver dans le cloud ou dans une autre application en se servant d’un bouton. Une fois que ces profiles de routines ont été définis, les employés n’ont pas besoin de formation. Ceci permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de vaincre les résistances aux nouvelles technologies. En outre, ces processus permettent de réduire les taux d’erreur.
Des scanners optimisés tels que ceux des fi Series ont non seulement des fonctionnalités de protection du papier pour gérer différents formats mais aussi une fonction basée sur la protection intelligente du papier par ultrasons – iSOP. Ce capteur sonique qui surveille le chargeur de papier, enregistre les sons que chaque document produit. Il reconnaît les sons types qui pourraient indiquer une irrégularité et arrêter le chargeur afin de permettre les corrections. Cette fonctionnalité permet d’économiser du temps et également de protéger des documents importants.
Le pilote du scanner est aussi important
Les scanners sont équipés avec des interfaces logicielles qui peuvent transférer des fichiers de documents vers un système de gestion de documents, GED ou des systèmes d’archivage. A part les pilotes par défaut les plus connus – ISIS et TWAIN – les applications en aval ont fait l’objet de constantes améliorations. Les applications deviennent plus rapides et plus modernes. Le volume de documents augmente rapidement et ces initiatives numériques permettent de nouvelles demandes dans le bureau électronique peu fourni en papier. Fujitsu par exemple, implémente de nouveaux développements dans ses pilotes avec “PaperStream IP” le logiciel d’amélioration de l’image et “PaperStream Capture”, son logiciel pour gérer les files d’attente. Les packages sont parfaitement coordonnés pour faire des scanners fi Series des scanners plus adaptés et productifs face aux nouvelles demandes.
PaperStream IP représente un nouveau type d’intergiciel de pilote. Des réglages avancés des noirs, blancs et couleurs s’ajustent automatiquement et convertissent chaque document en une image d’une extraordinaire qualité. Les utilisateurs ne doivent pas s’inquiéter des paramètres de numérisation car ils peuvent paramétrer la solution en fonction de leurs besoins. PaperStream IP prépare des données numérisées pour des processus conséquents tels que la ROC et se connecte parmi plusieurs applications de numérisation qui contrôlent le scanner via TWAIN ou l’interface ISIS. PaperStream IP fournit également une capacité unique de triple flux. Le système peut générer trois fichiers simultanément avec différentes graduation de couleurs, de résolutions et formats de fichiers vers différentes systèmes/répertoires de destination.
De la numérisation au scan-to-process
Malgré toutes les fonctionnalités impressionnantes que les scanners modernes peuvent offrir, il ne faut pas sous-estimer le fait qu’un scanner tout seul n’est pas suffisant. Les documents numériques doivent être transférés dans des processus productifs dans les entreprises et les administrations. “Scan-to-Process” est devenu le cri de ralliement. “Nous sommes convaincus qu’il est plus rapide et plus efficace de numériser un document, comme par exemple une facture, au début du processus métier. Un autre aspect : il est possible de réduire le coût de saisie manuelle de même que les opérations de tri, de classement, de stockage, de transmission et de récupération souligne Sabine Holocher, PR Specialist EMEA pour PFU Imaging Solutions Europe.
En réalité, tout commence avec la qualité de l’image numérisée, numériser est devenu la première étape dans les processus métiers intégralement électroniques. Les fabricants de solutions de scanners tels que PFU, la filiale de Fujitsu, travaille étroitement avec les éditeurs de logiciels et leur systèmes afin de fournir des solutions complètes et les accompagner dans les activités d’intégration des solutions de numérisation dans leurs systèmes de gestion de documents ou de GED.
Les entreprises, quel que soit leur secteur, en bénéficieront, si elles sont capables d’intégrer des informations numérisées dans leurs processus et leurs applications pour ensuite les partager avec chaque collaborateur pertinent pour plus de traitement. Entreprises grandes ou petites, administrations, établissements de santé, établissements d’enseignement, même les freelances et les personnes ayant leurs bureaux à la maison, tous tirent plus des solutions et processus existants.
« Il y avait deux méthodes pour capturer électroniquement des documents » affirme Sabine Holocher. « Habituellement, ils étaient numérisés dans un back office centralisé en fin de chaîne du processus et étaient enregistrés dans un dossier statique. Or, les collaborateurs les ont numérisés en début de chaîne du processus directement à leurs bureaux, ce qui était utile dans le contexte de l’immédiat. » Ceci a porté la tendance du Scan-to-Process montrant que les méthodes isolées de numérisation courraient sur le court terme.