La signature serait-elle une espèce en voie de disparition ? Par Marc Delhaie, Président-Directeur Général d’Iron Mountain France et Suisse

Depuis mars 2014, les Archives nationales américaines (Washington DC) exposent des documents originaux signés : le certificat de mariage d’Adolf Hitler qui avait Goebbels pour témoin, une carte de vœux de Saddam Hussein à George Bush, ou encore une demande de dépôt de brevet de Michael Jackson pour des chaussures spéciales qui permettent à celui qui les porte de se pencher en avant sans risquer de chuter. Cette exposition, intitulée ‘Making Their Mark’ (qu’on pourrait traduire par ‘laisser sa marque’), déroule sous nos yeux l’histoire du monde au travers de signatures.

Au cours des mois qui précédaient l’inauguration, alors que les archivistes américains s’échinaient à trier des millions de documents, de l’autre côté de l’Atlantique, c’est un tout autre regard que l’on portait sur les signatures.

En effet, une nouvelle proposition de directive de l’Union européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques progressait vers la mise en oeuvre du futur règlement « eIDAS » (electronic identification and trust services). Ce règlement vise à faire tomber les derniers obstacles à l’adoption de solutions communes d’identification numérique et de validation des transactions au sein du marché intérieur. Le Parlement européen et le Conseil de l’Union ont approuvé la législation en juillet[i]. La cérémonie de lancement du règlement s’est tenue le 14 octobre.

La législation européenne reconnaît l’utilisation des signatures électroniques depuis 1999[ii]. Mais une signature électronique s’inscrit dans le cadre d’une transaction entre plusieurs parties, or la Directive d’origine ne prévoyait pas de cadre uniforme pour son application dans toute l’Europe.

Chacun des Etats membres pouvait interpréter et appliquer la Directive différemment des autres. Les entreprises se retrouvaient confrontées à des modalités souvent complexes sans socle commun auquel se référer.  La Directive de 1999 ne régissait pas non plus les aspects de confiance et les normes d’authentification, essentiels pour garantir la sécurité et la fiabilité des transactions électroniques.

Bon nombre d’entreprises européennes désireuses de réussir leur transformation numérique et de se muer en des entités plus agiles demeuraient, paradoxalement, dépendantes des signatures manuscrites.

L’AIIM (Association of Information and Image Management) a récemment découvert que près de la moitié des entreprises dans le monde continuent d’imprimer des documents simplement pour y apposer des signatures ayant valeur légale[iii]. Au Royaume-Uni, ce chiffre monte à 84 %[iv], avec plus d’un quart des sociétés (31 % des grandes entreprises) qui prolongent systématiquement leur délai d’une journée supplémentaire pour l’obtention des signatures.

Les processus de gestion de l’information en deviennent chaotiques. La moitié (49 %) des entreprises interrogées par l’AIIM reconnaissent imprimer des documents pour les faire signer et pouvoir les numériser ensuite dans leur système DM/ECM. Un tiers des sondés déclarent que pour chaque document qui doit être visé, ils en produisent au moins trois exemplaires supplémentaires simplement pour recueillir toutes les signatures.

Tout ce qui peut aller dans le sens d’une plus grande efficacité et libérer les équipes de gestion de l’information pour qu’elles apportent davantage de valeur ajoutée à l’entreprise est bienvenu et attendu de longue date.

C’est là l’ambition du nouveau règlement pour les entreprises européennes. Il prévoit notamment un cadre légal uniforme régissant l’utilisation des signatures électroniques, des cachets électroniques et de l’horodatage électronique (qui aide à lutter contre la falsification en garantissant l’origine et l’authenticité) et les services d’envoi recommandé électronique. Ces règles communes permettront de valider la source et l’intégrité des documents électroniques et des signatures électroniques qu’ils portent, et posent ainsi les bases de transactions électroniques transnationales de confiance et authentifiables, y compris pour les services publics.

L’UE estime à un milliard le nombre de signatures électroniques avancées exécutées chaque jour en Europe [v] et prévoit une accélération rapide dans la foulée de la nouvelle législation.

Pouvoir traiter des documents électroniques signés est une chose, mais   la question de tout le papier que consomment les entreprises reste posée. Sans parler du papier qui continue d’arriver. Jamais les approches de gestion de l’information n’ont revêtu autant d’importance que dans l’entreprise numérique qui doit impérativement encadrer et optimiser ses procédures de numérisation des documents papier, de stockage, de protection, d’administration, de gestion des accès, d’archivage et de destruction.

Mais les signatures n’ont pas qu’une vocation administrative, elles ont aussi une valeur symbolique. Des certificats de naissance et de mariage aux dernières volontés et testaments, une signature manuscrite est un moyen pour nous d’exprimer quelque chose qui compte : j’annonce, je consens, j’approuve, je m’engage…

Heureusement, les signatures électroniques et manuscrites ne s’excluent pas l’une l’autre. Une demande de prêt sur cinq pages n’a pas la même valeur qu’un traité international historique.   Certains engagements méritent d’être signés à la main et d’être conservés sur papier. Qui voudrait visiter un musée qui exposerait des e-mails ?

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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