Source de rayons X la plus puissante en Europe, l’ESRF (European Synchrotron Radiation Facility) a choisi la solution NQI Orchestra pour fluidifier la communication entre chercheurs et optimiser la mise en œuvre des projets scientifiques en cours.
Objectifs : connaissance, compréhension et transparence.
Différentes nationalités, différents projets, un même besoin de communication et d’échange au sein de l’ESRF
Financé par 19 pays de l’Union européenne, l’ESRF de Grenoble accueille plus de 6000 chercheurs exploitant les 42 lignes de lumière travaillant sur des programmes de recherche différents. Les chercheurs utilisent le faisceau synchotron du centre dans des domaines tels que la physique, la biologie, la géologie, la chimie, la médecine ou l’archéologie. Des industriels y ont également recours pour développer leurs produits.
« La problématique majeure à laquelle nous souhaitions répondre concernait la communication entre les différents acteurs : nous souhaitions pouvoir partager en interne les objectifs et la mise en œuvre des projets de développent techniques menées au sein de l’ESRF. En effet, avant que nous implémentions NQI Orchestra, les projets étaient généralement menés à terme, mais les priorités et la gestion des ressources n’étaient pas optimum », explique Jean-Luc Revol, operation manager à l’ESRF.
La solution NQI Orchestra crée de l’émulation chez les chercheurs …
Jean-Luc Revol est très clair quant au contexte : « Les scientifiques ont une excellente vision des objectifs du projet mais ils ne sont pas particulièrement en demande de solutions les épaulant. Cette communauté communique peu sur les enjeux organisationnels et techniques et c’est vers cette démarche systématique que nous voulions les accompagner ».
Ainsi, l’ESRF recherchait-il un logiciel rassemblant plusieurs fonctions de suivi :
- La planification de détails ;
- Le master planning ;
- L’avancement de projet ;
- La documentation.
Le logiciel NQI Orchestra a été sélectionné par ESRF car il répondait entre autres à ces exigences. « Nous étions capables de fournir cette solution et de l’adapter aux besoins spécifiques du centre », détaille Gilles Lavalou, président de NQI. « Le logiciel NQI Orchestra permet à toutes les parties prenantes, qui ont l’autorisation d’accès, de suivre la progression de telle ou telle recherche ».
Ainsi, les 600 personnes que compte l’ESRF peuvent désormais consulter les informations et mettre en commun leurs connaissances concernant les projets pilotes en utilisant cet outil. Cette mutualisation a l’avantage de générer une vraie émulation dans les équipes.
« Au regard de l’historique de la maison et de notre charge de travail, passer au management de projet était une nécessité mais aussi une révolution culturelle. Ce que j’apprécie avec NQI Orchestra c’est la possibilité de faire évoluer l’outil et d’aboutir collectivement à une version qui s’adapte à nos besoins », témoigne Marine Cotte, chercheuse. « Même s’il va nous falloir du temps pour l’exploiter à 100%, NQI Orchestra est un outil précieux : il comprend de nombreuses informations et apporte une aide réelle pour suivre les projets à l’échelle locale et globale. Il deviendra, c’est certain, un outil standard et quotidien pour le project management. »
Hébergée sur Internet, la solution NQI Orchestra de l’ESRF est aussi consultable en situation de mobilité, à distance.
… et facilite la gestion de portefeuille projets de l’ESRF
L’autre besoin exprimé par l’ESRF concernait la sélection des projets techniques. « Nos divisions expérimentale et instrumentation voient naître bon nombre de projets de développement et nous avions besoin d’un outil qui puisse hiérarchiser les demandes des chercheurs. NQI Orchestra nous permet désormais d’analyser les propositions, de choisir les projets à lancer et d’y attribuer les ressources nécessaires », explique Philippe Duru, membre du project coordination office de la division instrumentation de l’ESRF.
Aujourd’hui, 100% des projets scientifiques passant de la division expérimentale à la division instrumentation ont été traités par NQI Orchestra.
Le futur de NQI Orchestra à l’ESRF
« Confiant dans la fiabilité de l’outil et l’efficacité de son exploitation au quotidien, l’ESRF a souhaité aller encore un petit peu plus loin avec NQI Orchestra », dévoile Gilles Lavalou.
L’ESRF travaille sur une stratégie de revalorisation du centre. Débuté en 2009, la phase I a nécessité un investissement de 168 millions d’euros. La phase II du projet s’échelonnera de 2015 à 2020, pour un montant de 150 millions d’euros qui verra la reconstruction de la source. Ce programme vise notamment à promouvoir l’excellence scientifique, attirer une nouvelle génération de scientifiques, former des personnels hautement qualifiés, assurer des retombées économiques et diffuser du savoir-faire vers les centres nationaux. Pour ce chantier de grande envergure, l’ESRF s’appuiera sur NQI Orchestra, outil officiel de gestion de projet.