Dans un précédent article, nous avons mis en évidence que la DSI ne possédait pas les compétences suffisantes pour prendre en charge des dossiers impliquant les Métiers du Document, rejoignant d’ailleurs la pratique courante des entreprises de confier le pilotage de ces projets à la Direction de l’Organisation.
Les multiples Métiers du Document : « Référentiel »
Qui que vous soyez, quand pour vos besoins documentaires vous abordez un nouveau Métier principal du Document -voir Référentiel ci-dessous-, vous découvrez un Nouveau Monde, avec ses codes, son jargon, sa chaîne de traitement liée à sa chaîne de la valeur et de risques, et ses multiples Acteurs exerçant un Métier précis dans la chaîne globale.
Pourquoi un consultant du Métier du Document
De même qu’il est admis et d’usage courant de vous faire accompagner dans votre entreprise par un Expert-comptable ou par un Juriste, vous gagnerez en efficience à faire de même par un consultant de ce Métier principal du Document.
La différence entre les Grands comptes et les PME tient juste dans le temps qui va être imparti à cet expert, à temps plein pour les uns et à temps partiel et ponctuel pour les autres.
La Maîtrise d’ouvrage MOA
Ce consultant vous aidera, en MOA,
- à la compréhension de ce nouveau monde du Document, en vous guidant aussi sur les salons
- à identifier votre besoin réel
- à définir la colonne vertébrale de votre projet (cahier charges ….)
- dans l’urbanisation et l’architecture de l’intégration de la solution dans votre existant
- dans le choix des solutions, en mettant en concordance les cœurs de cibles de la solution et de votre besoin
- dans le choix et la gestion contractuelle des fournisseurs -dont il connaît les compétences-, et en défendant vos intérêts
- dans la réversibilité possible technique et juridique, dans le cas d’une externalisation
La Maîtrise d’oeuvre MOE
Parfois l’entreprise considère que l’aide du consultant n’est pas nécessaire lors de la mise en œuvre de la solution choisie, et cela peut s’avérer finalement une erreur… comme si vous preniez un Architecte pour imaginer votre maison, mais que vous laissiez faire ensuite et sans les contrôler les différents corps de métier du bâtiment.
En effet, ce consultant vous aidera aussi en MOE,
- dans la mise en place détaillée de la solution choisie
- dans les choix logiques ou de paramétrages des outils de la solution, choix qui peuvent s’avérer très difficiles à modifier ensuite
- dans l’accompagnement au changement et de la formation de vos équipes, vers la transformation numérique, et dans les domaines techniques, mais aussi organisationnels et réglementaires
- à respecter le cycle de vie de votre solution
Pourquoi des consultants des différents Métiers
La diversité et la richesse des Métiers du Document requièrent de multiples compétences différenciées, liées
- à leurs natures Matière et/ou Numérique : matière pour les uns -Imprimerie-, numérique pour les autres -ECM-, et parfois numérique puis matière -Editique-
- à leurs spécificités propres dans une même nature Matière ou Numérique : l’Imprimerie n’est pas la Dématérialisation entrante, l’ECM n’est pas le BPM …
Et comme il est quasiment impossible qu’un seul individu possède toutes ces expertises, les Grands Comptes pourraient être représentés par leur généraliste D&IM -Document & Information Manager- qui effectuera un pilotage éclairé de ces projets avec des consultants experts externes, alors que les PME se feront accompagner ponctuellement par un Consultant du métier du Document concerné par le projet.
De plus dans un même métier, il est possible que vous ayez à gérer des aspects techniques et juridiques -Archivage à valeur probatoire- ou de technicités complémentaires -lors de la Conception : Marketing et Intelligence économique-, aussi il sera fréquent que vous consultiez plusieurs experts suivant les métiers que vous aborderez.
En exemple, la Dématérialisation entrante appelée aussi « numérisation » va faire appel dans un univers de production industrielle -30 000 pages/jour-, à des métiers très différents tels entre autres la connaissance des scanners de production -vitesse, volume, prise de papier, doublons, bourrages-, de l’imagerie -résolution, formats, optimisations, compression-, de la reconnaissance optique de caractères OCR -taux de reconnaissance, multi langues, vitesse-, de la lecture et de la reconnaissance automatique de documents LAD – RAD -spécificités des factures fournisseurs-, du vidéo codage, de la notion de « copie fiable et fidèle », et de l’intégration dans le SI… mais aussi des Archivages physique et numérique -à valeur probatoire ?- qui sont d’autres métiers principaux du Document…
Vous pouvez retrouver toutes ces considérations dans notre Etude téléchargeable sur le site https://les-metiers-du-document.com/la-cartographie/, et dont la 2ème partie vient d’être mise en ligne.