Gérer les flux de documents pour réduire les impressions et les coûts d’exploitation – Par Bastien Meaux, Responsable marketing et partenaires chez Beta Systems France

Messy workplace

Incontestablement, la bonne gestion du poste impression est une préoccupation majeure pour nombre d’entreprises et notamment pour les grands comptes qui impriment chaque année plusieurs millions de pages. Dans ce contexte, afin de réduire leurs coûts d’exploitation tout en améliorant leur empreinte écologique, le lancement de vastes projets de modernisation de la politique de gestion des documents et des impressions se positionne comme une priorité stratégique.

Afin de donner plus de lisibilité à notre propos, prenons l’exemple d’une grande banque européenne qui imprimait en moyenne chaque année jusqu’à 7,5 millions de pages format A4 sur des imprimantes centrales, soit l’équivalent de 34 000 pages par jour[1]. À la minute, le volume d’impression pouvait donc atteindre les 70 pages[2], ce qui représente un flux continu d’impression tout au long de l’année.

Pour rationaliser ce processus, l’entreprise décide de déployer une solution de gestion des documents et des impressions qui permette la consultation dématérialisée. Mais comment mener un tel projet et accéder à un réel ROI ?

Séquencer le projet en plusieurs étapes pour en garantir son succès

La première phase du projet a d’abord permis de réduire le volume global des outputs (les documents en sortie d’applicatifs tels que des listes, des états utilisateurs…). Les documents qui ne sont plus utilisés sont détectés, puis extraits du système.

Dans un second temps, une campagne de communication interne à destination des utilisateurs finaux est mise en place pour informer et accompagner le changement. Pendant toute la durée du projet, une équipe support est nommée pour gérer en central la sécurité du dispositif ainsi que les accès des utilisateurs à l’interface web.

La gestion des outputs est effectuée en central par une solution d’archivage, qui collecte puis éclate, regroupe et distribue les documents issus des différentes plateformes et logiciels. En complément, l’interface web permet aux utilisateurs de visualiser en ligne les documents contenus dans l’archive à partir de leur navigateur.

Lors de la mise en production de la solution, les impressions centralisées sont maintenues dans un premier temps pour faciliter la transition vers le zéro papier. Quelques mois plus tard, elles sont définitivement arrêtées, puis désinstallées. Toutes les agences utilisent désormais l’interface en ligne commune pour consulter un document.

Opter pour une visualisation en ligne des documents

Plus de 2 000 recherches de documents et 3 500 consultations sont effectuées tous les jours par près de 500 utilisateurs via l’interface en ligne. Ce sont ainsi 5 600 documents et 11 000 rapports qui sont générés chaque jour par les utilisateurs. Le système traite un volume global annuel de 1 400 000 documents éclatés en 3 900 000 rapports, et distribuées à près de 1 775 destinataires (départements, agences…).

Les grands bénéfices du nouveau dispositif

Sur la maintenance des imprimantes et les consommables (encres, papiers), l’économie sur les 7,5 millions d’impressions réalisées atteint 112 000 €[3]. Les investissements (CAPEX) liés aux imprimantes centrales sont également considérablement réduits.

Par ailleurs, à raison de 7 manipulations effectuées par page imprimée, le poids manipulé sur un an représente près de 276 000 tonnes de papier. Avec un seuil maximum de pénibilité autorisé par jour et par personne, on peut déduire que 447 jours-hommes ont été nécessaires pour réaliser ces manipulations. Ce sont donc près de 49 000 €[4] qui sont économisés chaque année.

Il n’est plus nécessaire de stocker physiquement les documents puisque la solution permet l’archivage électronique des documents jusqu’à 10 ans, conformément à la règlementation. Les économies sont alors multiples : gain de mètres carrés, réduction de mobiliers, gain de temps lié à la manipulation et à la destruction des documents. En conséquence, près de 75 000 € sont économisés chaque année[5].

Mais le principal poste d’économie reste l’affranchissement postal et les frais de transport liés à la distribution des pages en externe. En règle générale, on considère que 90 % des pages imprimées sont destinées à être diffusées en externe. Bien sûr, la banque dispose d’un service interne de transport des documents du siège vers ses agences. Dans ce contexte, l’économie sur l’affranchissement[6] atteint 945 000 € sur une seule année. L’économie sur le poste transport[7] atteint quant à elle 220 000 €.

Par ailleurs, la dématérialisation des documents permet d’optimiser l’organisation du travail et de réaliser d’importants gains de productivité. Enfin, la sécurité des données est largement renforcée, puisqu’un document imprimé sur papier peut très facilement faire l’objet de malversations : vol à l’imprimante, perte, accès non sécurisé…

Un pas significatif vers le green-IT

Nul doute que ce projet de gestion des documents aura permis de réduire les coûts d’exploitation de manière significative. En définitive, les frais de personnel, les coûts des licences et de maintenance, ainsi que l’achat d’espace de stockage numérique sont largement compensés par les importantes économies réalisées. Le ROI financier est évident, mais l’impact du projet ne se limite pas qu’à un ensemble de gains économiques. Le projet de gestion des documents se traduit aussi en impact environnemental. Il constitue une étape importante venant appuyer la démarche de développement durable initiée par cette grande banque européenne.

Auparavant, les impressions étaient envoyées physiquement par transporteur depuis les imprimantes centrales vers les agences. Tous les rapports sont désormais accessibles en ligne via une application centralisée. Dès lors, d’importantes économies de carburant sont réalisées, et les émissions de CO2 diminuent considérablement.

Le zéro papier vient renforcer la démarche green-IT. Ce sont désormais plusieurs milliers de pages qui sont économisées. Sur un an, l’économie équivaut à 18 000 pages par jour. Grâce à la solution déployée, la banque agit en faveur de l’environnement.

Conclusion

Au travers de ces éléments, 11. Un tel dispositif permet notamment de conjuguer des gains de différentes natures : financiers, organisationnels, environnementaux et de déployer à grande échelle une politique de réduction des impressions.

 

[1] Hypothèse : 220 jours travaillés par an.

[2] Hypothèse : 8 heures par jour.

[3] Hypothèse : 1,50 € pour 100 pages.

[4] Hypothèse : le coût du travail d’un jour-homme atteint 2 000 € par mois dans les métiers de manutention.

[5] Hypothèse : 2 008 € par mètre linéaire par an pour la conservation et la gestion des archives. Un mètre linéaire peut accueillir jusqu’à 7 000 pages.

[6] Hypothèse : frais d’affranchissement à 0,50 € par pli, avec deux pages par pli.

[7] Hypothèse : 2 camionnettes réalisant 500 kms par jour chacune pendant 220 jours au coût de 1 € par kilomètre.

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  1. Pingback: Gérer les flux de documents pour r&eacut...

  2. Lainé Catherine on 8 septembre 2015 at 10 h 00 min said:

    Bonjour, nous souhaitons réduire le scouts d’impression.

    Merci de nous aider.

    Cdlt

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Gérer les flux de documents pour réduire les impressions et les coûts d’exploitation – Par Bastien Meaux, Responsable marketing et partenaires chez Beta Systems France

Messy workplace 11th mai, 2015

Incontestablement, la bonne gestion du poste impression est une préoccupation majeure pour nombre d’entreprises et notamment pour les grands comptes qui impriment chaque année plusieurs millions de pages. Dans ce contexte, afin de réduire leurs coûts d’exploitation tout en améliorant leur empreinte écologique, le lancement de vastes projets de modernisation de la politique de gestion des documents et des impressions se positionne comme une priorité stratégique.

Afin de donner plus de lisibilité à notre propos, prenons l’exemple d’une grande banque européenne qui imprimait en moyenne chaque année jusqu’à 7,5 millions de pages format A4 sur des imprimantes centrales, soit l’équivalent de 34 000 pages par jour[1]. À la minute, le volume d’impression pouvait donc atteindre les 70 pages[2], ce qui représente un flux continu d’impression tout au long de l’année.

Pour rationaliser ce processus, l’entreprise décide de déployer une solution de gestion des documents et des impressions qui permette la consultation dématérialisée. Mais comment mener un tel projet et accéder à un réel ROI ?

Séquencer le projet en plusieurs étapes pour en garantir son succès

La première phase du projet a d’abord permis de réduire le volume global des outputs (les documents en sortie d’applicatifs tels que des listes, des états utilisateurs…). Les documents qui ne sont plus utilisés sont détectés, puis extraits du système.

Dans un second temps, une campagne de communication interne à destination des utilisateurs finaux est mise en place pour informer et accompagner le changement. Pendant toute la durée du projet, une équipe support est nommée pour gérer en central la sécurité du dispositif ainsi que les accès des utilisateurs à l’interface web.

La gestion des outputs est effectuée en central par une solution d’archivage, qui collecte puis éclate, regroupe et distribue les documents issus des différentes plateformes et logiciels. En complément, l’interface web permet aux utilisateurs de visualiser en ligne les documents contenus dans l’archive à partir de leur navigateur.

Lors de la mise en production de la solution, les impressions centralisées sont maintenues dans un premier temps pour faciliter la transition vers le zéro papier. Quelques mois plus tard, elles sont définitivement arrêtées, puis désinstallées. Toutes les agences utilisent désormais l’interface en ligne commune pour consulter un document.

Opter pour une visualisation en ligne des documents

Plus de 2 000 recherches de documents et 3 500 consultations sont effectuées tous les jours par près de 500 utilisateurs via l’interface en ligne. Ce sont ainsi 5 600 documents et 11 000 rapports qui sont générés chaque jour par les utilisateurs. Le système traite un volume global annuel de 1 400 000 documents éclatés en 3 900 000 rapports, et distribuées à près de 1 775 destinataires (départements, agences…).

Les grands bénéfices du nouveau dispositif

Sur la maintenance des imprimantes et les consommables (encres, papiers), l’économie sur les 7,5 millions d’impressions réalisées atteint 112 000 €[3]. Les investissements (CAPEX) liés aux imprimantes centrales sont également considérablement réduits.

Par ailleurs, à raison de 7 manipulations effectuées par page imprimée, le poids manipulé sur un an représente près de 276 000 tonnes de papier. Avec un seuil maximum de pénibilité autorisé par jour et par personne, on peut déduire que 447 jours-hommes ont été nécessaires pour réaliser ces manipulations. Ce sont donc près de 49 000 €[4] qui sont économisés chaque année.

Il n’est plus nécessaire de stocker physiquement les documents puisque la solution permet l’archivage électronique des documents jusqu’à 10 ans, conformément à la règlementation. Les économies sont alors multiples : gain de mètres carrés, réduction de mobiliers, gain de temps lié à la manipulation et à la destruction des documents. En conséquence, près de 75 000 € sont économisés chaque année[5].

Mais le principal poste d’économie reste l’affranchissement postal et les frais de transport liés à la distribution des pages en externe. En règle générale, on considère que 90 % des pages imprimées sont destinées à être diffusées en externe. Bien sûr, la banque dispose d’un service interne de transport des documents du siège vers ses agences. Dans ce contexte, l’économie sur l’affranchissement[6] atteint 945 000 € sur une seule année. L’économie sur le poste transport[7] atteint quant à elle 220 000 €.

Par ailleurs, la dématérialisation des documents permet d’optimiser l’organisation du travail et de réaliser d’importants gains de productivité. Enfin, la sécurité des données est largement renforcée, puisqu’un document imprimé sur papier peut très facilement faire l’objet de malversations : vol à l’imprimante, perte, accès non sécurisé…

Un pas significatif vers le green-IT

Nul doute que ce projet de gestion des documents aura permis de réduire les coûts d’exploitation de manière significative. En définitive, les frais de personnel, les coûts des licences et de maintenance, ainsi que l’achat d’espace de stockage numérique sont largement compensés par les importantes économies réalisées. Le ROI financier est évident, mais l’impact du projet ne se limite pas qu’à un ensemble de gains économiques. Le projet de gestion des documents se traduit aussi en impact environnemental. Il constitue une étape importante venant appuyer la démarche de développement durable initiée par cette grande banque européenne.

Auparavant, les impressions étaient envoyées physiquement par transporteur depuis les imprimantes centrales vers les agences. Tous les rapports sont désormais accessibles en ligne via une application centralisée. Dès lors, d’importantes économies de carburant sont réalisées, et les émissions de CO2 diminuent considérablement.

Le zéro papier vient renforcer la démarche green-IT. Ce sont désormais plusieurs milliers de pages qui sont économisées. Sur un an, l’économie équivaut à 18 000 pages par jour. Grâce à la solution déployée, la banque agit en faveur de l’environnement.

Conclusion

Au travers de ces éléments, 11. Un tel dispositif permet notamment de conjuguer des gains de différentes natures : financiers, organisationnels, environnementaux et de déployer à grande échelle une politique de réduction des impressions.

 

[1] Hypothèse : 220 jours travaillés par an.

[2] Hypothèse : 8 heures par jour.

[3] Hypothèse : 1,50 € pour 100 pages.

[4] Hypothèse : le coût du travail d’un jour-homme atteint 2 000 € par mois dans les métiers de manutention.

[5] Hypothèse : 2 008 € par mètre linéaire par an pour la conservation et la gestion des archives. Un mètre linéaire peut accueillir jusqu’à 7 000 pages.

[6] Hypothèse : frais d’affranchissement à 0,50 € par pli, avec deux pages par pli.

[7] Hypothèse : 2 camionnettes réalisant 500 kms par jour chacune pendant 220 jours au coût de 1 € par kilomètre.

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