La gestion de contenus dans l’entreprise est, par essence, complexe. Elle hérite des techniques de l’éditique, de la dématérialisation et évidemment de la gestion de contenus où il est question de GED, de workflow et d’archivage, le tout établi dans un contexte réglementaire parfois abscons.
Pourtant, il existe une réelle volonté politique de simplification du cadre règlementaire et de généralisation des usages du document et de l’information électronique :
- Ainsi, la signature électronique qui permet de garantir l’intégrité de l’information et d’identifier le signataire est en fort développement depuis le décret du 1er octobre 2012.
- De même la facturation électronique et ses corollaires, tels que l’horodatage, le transport sécurisé, la traçabilité des échanges, la constitution de preuves électroniques, … ont le même niveau de reconnaissance légale que la facture papier depuis le 23 avril 2013, sachant qu’en fin d’année 2013 d’autres textes sont venus compléter la réglementation.
- Et nous terminerons par l’archivage électronique dont la conservation pérenne, qui se doit de respecter les normes AFNOR NF Z42-013 et ISO 14727, est soumise à une règlementation en pleine évolution.
Le contexte réglementaire est particulièrement délicat et il nécessite souvent l’accompagnement de conseils experts en ce domaine. Ainsi prenons l’exemple de la facturation électronique. La transposition de la directive 233 de la CE du 27 juillet 2010, décrets publiés au journal officiel du 24 et 25 avril 2013 définit le principe de l’égalité de traitement (papier/électronique) sachant que pour les factures électroniques, l’acceptation du client est nécessaire. De plus, trois types de facture électronique sont autorisés :
- les factures par voie d’échange de données informatisées (EDI) (art. 289 VII-3 CGI)
- les factures électroniques signées, c’est-à-dire en procédant à la signature grâce à un certificat qualifié (art. 289 VII-2 CGI)
- les factures recourant à toute autre solution technique : dans ce cas, « des contrôles documentés et permanents » doivent être mis en place par l’entreprise et permettre « d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement » (art. 289 VII-1 CGI)
Quant aux contraintes d’archivage, elles ne sont pas moindres – tout assujetti qui reçoit ou émet une facture a l’obligation d’assurer, depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation :
- l’authenticité de son origine, définie comme l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture ;
- l’intégrité de son contenu, supposant que le contenu de la facture n’a pas été modifié.
- et sa lisibilité…
Nous ne mentionnerons pas les aspects de la TVA ou ce qui concerne les marchés publics.
Pourtant ceci n’empêche pas que les projets de dématérialisation soient de plus en plus nombreux. Les entreprises entendent poursuivre ainsi leurs objectifs d’économie mais aussi respecter les nouvelles réglementations et améliorer le pilotage et le contrôle des processus achats. Il est clair que cependant les ETI et PME sont en retard sur les grands comptes dans la mise en place de processus dématérialisés de gestion des achats. Ainsi les PME passeraient encore majoritairement leurs commandes «hors production» par fax ou téléphone et, incroyable, 70 % de leurs factures seraient encore réglées par chèque.
Pourtant toutes les techniques sont à la disposition des entreprises, quelle que soit leur taille : GED, ECM, numérisation et LAD/RAD, workflow, archivage et coffre-fort numérique … Ces techniques sont éprouvées et disponibles en site propre (achat de licence logicielle et maintenance) ou hébergées (mode SaaS). Quoi qu’il en soit, ces solutions et outils requièrent une expertise technologique forte et exigent aussi une profonde connaissance de la réglementation.
Une approche économique indépendante de solutions logicielles ou matérielles via un cabinet spécialisé dans la gestion documentaire peut être garante du succès car il faut non seulement orchestrer et intégrer ces techniques mais aussi rendre conforme leurs usages aux dernières réglementations.
La compétence du cabinet Kalpa est reconnue par des experts techniques certifiés. De plus, notre cabinet est un membre actif d’associations professionnelles du document telles l’APROGED ou Xplor France. Notre ambition est de trouver avec vous le meilleur compromis entre vos objectifs d’économie et votre stratégie de maîtrise de vos processus et d’amélioration de votre communication documentaire.