À la fois think tank, organisme accréditeur de formations, mais aussi de représentation auprès des pouvoirs publics de 229 grandes écoles, la Conférence des grandes écoles (CGE) a confié à Acadys la refonte de son applicatif métier, principale interface de communication et d’échange avec ses écoles membres. Une étape majeure dans la transformation numérique de la CGE, orientée utilisateurs et tournée vers le collaboratif et la fluidification des processus.
Les missions de la CGE sont triples :
- Représenter ses membres auprès des pouvoirs publics, des acteurs de l’économie et de la société ;
- Valoriser l’expertise collective de ses membres et le rôle des grandes écoles via une activité de think tank ;
- Accréditer les formations de ses écoles (Mastère Spécialisé, MSc, BADGE, CQC).
Trois enjeux majeurs de transformation numérique transformation numérique pour la CGE
1. Fluidifier, dématérialiser et automatiser
« L’écoute n’a pas été du tout la même entre les deux cabinets en shortlist. Acadys nous a vraiment écoutés, de manière humble, sans prétendre nous connaître mieux que nous-mêmes. Il y a eu une vraie démarche de compréhension de notre besoin. En termes de qualité de contact, le courant est tout de suite passé. » Isabelle Laurençot, Responsable du pôle gestion de l’information/process au sein de la CGE.
L’enjeu numérique de la solution métier de la CGE est de gérer le cycle de vie des candidatures des écoles (de l’adhésion en tant que telle jusqu’à l’éventuelle fin de collaboration). Elle lui permet aussi d’instruire les demandes d’accréditation de formations, la CGE étant propriétaire de quatre labels : Mastère Spécialisé, MSc, BADGE et CQC. Les formations labellisées par la Conférence des Grandes Ecoles respectent des éléments de doctrine définis pour l’accréditation d’un processus de formation de qualité ayant pour objectif principal de garantir l’insertion professionnelle.
L’application métier sert également à animer le réseau des grandes écoles via des commissions et groupes de travail. Le système permet notamment de gérer automatiquement des listes de diffusion et de mettre à la disposition des membres des espaces documentaires où déposer leurs documents de référence et leurs productions. Enfin, l’outil est utilisé pour des enquêtes à caractère contractuel auprès des écoles membres.
« La CGE applique des critères d’adhésion exigeants. Nous devons vérifier que tous les critères sont remplis et qu’un certain nombre de valeurs sont partagées avec les écoles membres. Avant, le processus était entièrement manuel. Lors de la refonte, nous avons inventé, avec Acadys, des processus 100 % dématérialisés et une gestion des dossiers semi-automatisée. Résultat : moins d’intervention humaine dans les processus et moins de subjectivité dans l’analyse des dossiers ». Isabelle Laurençot, Responsable du pôle gestion de l’information/process au sein de la CGE
« En interne, nous sommes une petite équipe, où chacun est ultra-spécialisé dans son domaine. Les enjeux de polyvalence et d’interactions avec les collègues sont très forts. Acadys nous a aidés à fluidifier certains processus, notamment ceux liés à l’adhésion des écoles membres mais aussi ceux relatifs aux demandes d’accréditation de formations », note Isabelle Laurençot.
2. Accélérer les interactions au sein du think tank
« Nous traitons de thématiques qui vont de l’amont (réforme du lycée et des classes préparatoires, attractivité des filières scientifiques pour les filles) à l’aval (évolution de l’insertion des diplômés des grandes écoles, en France comme à l’international, mutation des entreprises…). Nous traitons aussi de thématiques liées aux contenus des formations en tant que tels (stratégie numérique, formation à distance, innovation pédagogique, prospective…) ou encore de diversité ou de handicap », précise Isabelle Laurençot.
« La refonte a permis d’accélérer les interactions entre les membres, grâce à la mise à disposition d’espaces pour échanger des réflexions, des retours d’expérience, des bonnes pratiques. L’objectif était de permettre aux uns et aux autres d’aller plus loin et plus vite, de discuter, de créer et d’innover », note Isabelle Laurençot.
Le lancement des espaces collaboratifs a rencontré un vif succès auprès des membres de la CGE. Les commissions et autres groupes de travail ont ainsi pu rassembler et organiser au même endroit leurs documents de travail, dans un outil accessible à tous et ergonomique. Les échanges ont pu être fluidifiés et facilités grâce à des outils intégrés permettant d’organiser des webconférences et des chats.
La CGE, un think tank porteur de réflexions au cœur des enjeux d’éducation :
En tant que think tank, la Conférence des grandes écoles participe activement aux réflexions concernant l’enseignement supérieur, intervient publiquement et valorise l’expertise collective de ses membres et leur rôle. Elle publie de nombreuses enquêtes et études de référence et représente ses membres auprès des pouvoirs publics et des acteurs économiques.
3. Consolider et exploiter la valeur des données
« La CGE joue également un rôle de représentation auprès des pouvoirs publics. Elle diligente chaque année, auprès de ses membres, un certain nombre de baromètres mais aussi d’enquêtes, dont certaines ont un caractère contractuel. Insertion des jeunes diplômés, part des étudiants internationaux, égalité femmes/hommes, handicap, ouverture sociale dans les grandes écoles… Les thèmes sont nombreux et variés. Ces enquêtes et baromètres constituent une véritable base de connaissances au service de notre rôle de représentation. Lorsque nous rencontrons des députés ou des journalistes, nous avons en mains des statistiques fiables qui nous permettent d’argumenter et d’être crédibles. Quel que soit le sujet (alternance, apprentissage, contrats de professionnalisation…), les données sont d’une richesse phénoménale. Et, avec le nouvel outil de gestion, elles se sont affinées » préciseIsabelle Laurençot« En effet, au lieu de générer de simples fichiers « à plat », l’applicatif métier permet désormais de réaliser des tirs croisés ainsi que des requêtes multi-fichiers. « L’applicatif métier est par ailleurs devenu suffisamment robuste pour héberger toutes les enquêtes que nous menons. Certaines d’entre elles étaient précédemment gérées sur des outils en « shadow IT » », complète Isabelle Laurençot.
Accompagner le changement : un point crucial
Nouvelles fonctionnalités apportées par l’applicatif métier refondu, volonté de centraliser toutes les enquêtes et baromètres au sein d’un même outil, remise en question de certains processus… La résistance au changement, bien naturelle dans ce type de projet, a été forte. Elle a été prise en compte dès l’amont et tout au long du projet par les équipes d’Acadys qui ont mis en place des stratégies pour convaincre les collaborateurs en interne des bénéfices de la refonte. Leur qualité de communication a permis de générer l’adhésion de tous pour une adoption rapide des nouveaux usages.
« La direction de projet menée par Acadys m’a plus que largement soutenue dans l’accompagnement du changement. Les équipes Acadys ont redoublé d’imagination pour mettre en place des argumentaires et illustrer les projets de manière concrète. Le premier des freins, dans ce type de projet, c’est l’humain », souligne Isabelle Laurençot.
Ne pas s’arrêter en si bon chemin : les prochains jalons de la CGE
Bénéfices du projet et de l’accompagnement au changement
