En décembre 2019, le gouvernement français a confirmé la mise en place pour les entreprises de la facturation électronique généralisée. Déjà en vigueur dans certains secteurs, et renforcée dans le cadre de la loi de finance 2020 entre entreprises, cette application progressive deviendra obligatoire à partir de 2023 et les entreprises retardataires auront jusqu’au 1erjanvier 2025 pour s’y soumettre. Selon une étude OpinionWay pour Quadient, 47 % des entreprises interrogées entre mars et mai 2020 – soit 1 sur 2 – déclaraient ne pas avoir entendu parler de cette loi et 4 entreprises sur 10 estiment qu’elles ne seront pas prêtes au 1er janvier 2023.
Pour Matt Tuson, Senior Vice President EMEA chez Conga, de nombreuses entreprises françaises considèrent ce basculement comme un défi, car de nombreux processus sont encore sous format papier. Toutefois, les derniers mois ont démontré le caractère indispensable de la dématérialisation pour permettre aux organisations de rester productives.
« La pandémie de COVID-19 a été un test de résistance pour toutes les entreprises, mettant en évidence les processus utiles et ceux qui doivent être repensés. Jamais auparavant une situation exceptionnelle n’avait mis en évidence l’énorme importance des technologies numériques pour soutenir notre économie.
Même si l’introduction de la facturation électronique en France remonte déjà à quelques années, la généralisation de l’obligation à l’ensemble des organisations montre que l’objectif initial est atteint pas à pas : la réduction des montagnes de papier, la simplicité et la rapidité qui en résultent : renforcer la compétitivité, réduire les dépenses et revoir de manière judicieuse l’utilisation des ressources humaines.
Outre la lutte contre la fraude à la TVA menée par l’Union Européenne, la facturation électronique aspire principalement au respect d’un certain format structuré pour permettre un traitement automatique. Et c’est exactement ce dont il est question à l’heure actuelle dans l’ensemble des secteurs afin de sécuriser les bases d’une entreprise. Après tout, les défis les plus courants incluent une qualité de données inadéquate, des silos de données distribués et un manque de contrôle sur des volumes de données diversifiés et croissants (Big Data).
Toutes les entreprises doivent remettre en question leurs processus associés aux documents et aux données non structurées qu’ils possèdent afin de basculer vers une stratégie centrée sur les données. Pour ce faire, tous les documents de l’entreprise doivent être enregistrés et les informations extraites de ces documents. Ces informations aident les départements à optimiser les documents commerciaux et à éviter les risques de conformité. Lier les données des documents à l’intelligence artificielle permet notamment d’identifier le potentiel de croissance et d’améliorer les performances de tous les domaines de l’entreprise.
La 16e place de la France sur l’indice de l’économie et de la société numériques devrait être une raison suffisante pour que les pays et les industries repensent leurs stratégies de numérisation et tirent des leçons de la pandémie pour se préparer à de nouvelles situations exceptionnelles où les processus papiers constitueront des obstacles majeurs. De plus, nous avançons à toute vitesse vers l’ère de la 5G, où d’importantes quantités de données sont produites et doivent être maîtrisées. Il est maintenant temps de reprendre les bases de toute entreprise et de structurer toutes les données des documents et des contrats afin d’initier une transformation. »