Paris, le 02 juillet 2020 – Faute de pouvoir organiser des assemblées conventionnelles, les entreprises se sont massivement adonnées à des réunions virtuelles pendant la crise du COVID-19, provoquant ainsi une explosion du volume de visioconférences. Glenn Jäger, responsable du marketing numérique de Sharp pour l’Allemagne, recommande de suivre les règles suivantes.
À l’heure où nous nous adaptons à une nouvelle norme en matière de réunions professionnelles, les technologies de visioconférence se sont améliorées sur tous les plans. Celles-ci permettent aux équipes de continuer à prendre des décisions, à échanger, et à interagir avec leurs clients, fournisseurs et autres partenaires.
Cependant, manifestement, aucun protocole ne s’est imposé parmi les participants pour assurer le bon déroulement de ces réunions, ce qui peut engendrer de la confusion, de la nervosité, voire un manque clair de compréhension entre interlocuteurs.
En suivant ces simples recommandations, il vous sera possible de mettre en place un cadre favorisant la réussite de vos visioconférences professionnelles :
Recommandation n °1 – Désigner un modérateur
Comme pour toute réunion classique, en l’absence de modérateur, vos visioconférences risquent de dévier des thèmes prévus. Mettez-vous d’accord en amont sur l’identité de la personne qui dirigera chaque session.
Recommandation n °2 – Définir un objectif
Toute réunion doit avoir un motif. S’il s’agit juste d’interagir rapidement avec vos collègues, donnez-lui un titre approprié, par exemple « pause café ». En revanche, évitez à tout prix « réunion d’équipe », étant donné que les implications d’un tel titre sont totalement différentes.
Recommandation n °3 – Coupez le son des microphones
Nous avons tous eu l’occasion d’entendre les bruits de fond captés par les micros d’autres participants (musique, cris d’enfants, bruits de chantiers, lave-vaisselle et autres sons de touches de claviers). Pour que vos réunions se déroulent sans accroc, veillez à ce que les individus n’étant pas en train d’intervenir coupent leur microphone afin de minimiser les interférences et les distractions.
Recommandation n °4 – Chacun son tour
Il n’y a rien de rédhibitoire à ce que plusieurs personnes parlent en même temps lors d’une discussion en personne. En revanche, en visioconférence, c’est extrêmement agaçant. Idéalement, il vaut mieux déterminer un ordre de prise de parole ou laisser au modérateur le soin de la donner à chacun des participants.
Certains outils permettent d’ailleurs de lever virtuellement la main pour demander à intervenir. Le modérateur est alors alerté et peut réagir en conséquence. Pour les groupes plus larges, les participants ont également la possibilité de poser une question dans la fenêtre de conversation textuelle pour faire savoir qu’ils ont quelque chose à dire.
Recommandation n °5 – Limitez les interventions
Certaines personnes ont beaucoup de choses à dire, ou aiment garder la parole. Parfois, cela peut être nécessaire ; mais le reste du temps, cette tendance peut également être ennuyante. Si vous, en tant que modérateur, souhaitez recevoir les retours de chaque participant, commencez par limiter les temps de parole de chacun d’entre eux.
Recommandation 6 – Parler plus lentement
Lors des réunions en ligne, il y a souvent un temps de latence (parfois de plusieurs secondes) entre le moment où un participant intervient et celui où le son est transmis. Si vous posez une question, donnez au groupe suffisamment de temps pour y répondre. En outre, ne répondez pas immédiatement après chaque phrase, car l’intervenant peut avoir d’autres choses à dire.
Recommandation n °7 – Montrez-vous
Tout l’intérêt des outils tels que GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams ou Team Viewer, c’est de pouvoir se voir les uns les autres. Demandez aux participants d’activer eux aussi leur caméra. Ils seront aussi plus attentifs et prendre les réunions plus au sérieux. Nous avons d’ailleurs évoqué la nécessité de bien paraître devant votre webcam dans notre article intitulé « L’apparence négligée à l’heure du numérique ».
Recommandation n °8 – N’invitez que les personnes appropriées
Étant donné qu’il n’est pas nécessaire de sortir de chez soi pour mener des visioconférences, on peut être tenté d’inviter plus de personnes qu’il ne le faut. Réfléchissez au préalable à l’objectif de la visioconférence. Combien de fois vous êtes-vous retrouvé(e) à vous demander ce que vous faisiez parmi les invités d’une réunion donnée et à ne rester jusqu’à la fin que par courtoisie ? Pour éviter cela, imaginez qu’il s’agisse d’une réunion en présentiel, puis n’invitez que les personnes qui doivent y prendre part.
Recommandation n °9 – Utilisez plus d’images et moins de texte
Lorsque vous faites une présentation, souvenez-vous que beaucoup de participants sont assis devant un ordinateur portable, face à un écran aux dimensions réduites. Évitez les slides remplies de texte et utilisez plutôt des images. En visioconférence, on peut transmettre des émotions, notamment avec des mots et des images. Servez-vous-en et revoyez vos vieilles présentations.
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