En pleine transformation numérique des entreprises -mutation d’ailleurs soutenue et encouragée par le gouvernement -, la dématérialisation des documents est devenue un passage obligé de la révolution en marche. Ses bénéfices sont nombreux car elle permet de supprimer les tâches sans valeur ajoutée : gain de temps pour les entreprises sur les démarches administratives, confidentialité des données, recherche et archivage de documents facilités, accès simplifié, moins de risques de perte d’un document, etc. Après une dématérialisation comptable – des factures – déjà entamée, l’un des principaux postes pour lequel les entreprises montrent aujourd’hui un intérêt croissant est la dématérialisation RH, autrement dit la substitution, entre autres, du bulletin de paie papier par le bulletin de paie numérique, de même que le contrat de travail.
En effet, le service des ressources humaines est le service le plus consommateur de papier au sein d’une entreprise car il traite des demandes de congés, des notes de frais, des formulaires d’évaluation, des contrats de travail, des bulletins de salaire, etc. Les dépenses financières liées sont donc particulièrement élevées mais les dépenses en temps de gestion des documents le sont également, ce qui ne permet pas aux employés de ce service d’optimiser leur temps de travail.
La dématérialisation des fiches de paie et contrats de travail apparaît donc comme la solution pour pallier à ce problème.Leur traitement, totalement automatisé, offre de vrais gains de productivité – l’indexation électronique des documents les rend facilement et rapidement accessibles -, des économies financières évidentes et concrètes, sans oublier un impact écologique moindre. Parmi les principales économies financières, on peut compter les coûts du papier, d’impression, de la mise sous pli, du dépôt et de l’affranchissement des envois postaux ou encore de l’archivage.
Ainsi, on estime que la dématérialisation d’un document représente une économie de l’ordre de 50% à 75% par rapport au traitement d’un document papier.
Mais qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à remplacer les documents -des salariés et de l’entreprise – en format papier par des documents en format électronique, tout en conservant les garanties et les normes exigées par les différentes obligations légales, au même titre que le format papier. Le but est, à terme, de supprimer dans son intégralité l’utilisation de documents papier au profit de documents numériques mis en commun grâce à des solutions adaptées et conçues pour simplifier la vie des entreprises.
La dématérialisation entre également dans une démarche écologique et environnementale car en supprimant le papier, elle permet de supprimer la pollution et le gaspillage liés à l’utilisation de ce dernier (fabrication, destruction, etc.).
La dématérialisation des documents est un enjeu RSE que DPii Télécom et services appréhende parfaitement depuis plus de 30 ans. Après avoir développé la solution de dématérialisation des factures DPii EDC, DPii Télécom et Services s’est attaqué à la dématérialisation autour des bulletins de paie et contrats de travail notamment avec la création de la solution EDC RH. La spécialité de DPii est d’accompagner les entreprises dans l’intégralité de leur démarche en matière de dématérialisation.
Pourquoi dématérialiser les fiches de paie et contrats de travail ?
Depuis 2009, le Code du travail offre la possibilité à l’employeur de remettre au salarié son bulletin de paie sous format électronique sous réserve, d’une part, que le salarié donne son accord et, d’autre part, que la remise s’effectue dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données. La loi Travail El Khomri du 8 août 2016 vient simplifier la procédure : le bulletin de salaire numérique est désormais la norme, et c’est au salarié de se manifester s’il désire le recevoir au format papier. La loi pose également de nouvelles protections en termes de conservation, de protection et de confidentialité des données.
La dimension première de la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie et contrats de travail est de réduire l’impact écologique et environnemental de l’utilisation du papier. La seconde est de réduire les coûts liés à l’utilisation du papier, comme le coût d’impression ou de traitement du document. En effet, les solutions GED (Gestion Electronique de Documents) optimisent le temps de gestion et de recherche des documents car elles classent elles-mêmes les documents et permettent de les retrouver facilement et rapidement depuis n’importe quelle plateforme. Elles évitent aussi le risque d’égarer les documents car, selon la loi, ils doivent être conservés pendant une durée légale de 10 ans minimum. Plusieurs normes viennent régir le monde de la digitalisation afin que les entreprises qui utilisent ces solutions soient dans la légalité la plus totale. De nombreux dispositifs assurent également l’intégrité et la confidentialité absolue des données lors d’échange ou d’envoi de documents. Par exemple, DPii Télécom et Services a développé la solution EDC RH, qui permet d’horodater, de signer et d’archiver les fiches de paie en répondant à 100% des obligations légales.
A qui sont destinés les bénéfices des fiches de paie au format numérique ?
L’utilisation des fiches de paie numériques présente de nombreux avantages pour l’employeur et le salarié:
– Pour l’employeur :
- Suppression des coûts d’impression et des mises sous pli,
- Optimisation du temps de travail,
- Respect des obligations légales.
– Pour les salariés :
- Fiches de paie disponibles et consultables à tout moment,
- Archivage pendant 50 ans,
- Plateforme accessible depuis smartphone, PC, tablette (EDC RH),
- Confidentialité des données,
D’après le Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité,les bulletins de paie électroniques doivent être disponibles :
- soit pendant une durée de 50 ans???;
- soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
En cas de fermeture du service de mise à disposition des fiches de paie ou de cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins, ce dernier al’obligation légale d’en informer les utilisateurs au moins trois mois avant la date de fermeture afin qu’ils puissent récupérer leurs bulletins de paie.
Les bulletins de paie et contrats de travail dématérialisés en résumé
Pour résumer, la dématérialisation des bulletins de paie et contrats de travail permet de simplifier leur gestion en réduisant leur impact écologique, tout en respectant la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données grâce à un encadrement et à des obligations légales garanties. Elle entre également parfaitement dans la démarche de numérisation des entreprises souhaitée par les gouvernements.