Selon le dernier rapport de la Banque européenne d’investissement (BEI) sur la digitalisation, l’Europe serait en retard sur les Etats-Unis avec près de 66 % des entreprises industrielles de l’UE qui indiquent l’adoption d‘au moins une technologie numérique, contre 78 % pour les Etats-Unis. En France, les taux d’adoption du digital sont inférieurs à la moyenne de l’UE et des États-Unis, pour tous les secteurs.
A l’heure actuelle, les entreprises de nombreux secteurs s’efforcent de maintenir les processus commerciaux essentiels tout en limitant autant que possible tout contact, un véritable défi. Le manque de digitalisation dont souffrent encore certains secteurs rend la bonne conduite de leurs activités particulièrement difficile, notamment dans le cadre de processus impliquant des documents papier, tels que les contrats, les formulaires de demande ou encore les dossiers des patients.
Pour Aishling Finnegan, responsable de la transformation digitale chez Conga, les résultats de cette étude combinés à l’état d’urgence sanitaire actuel mettent en évidence la nécessité d’une digitalisation accélérée.
« Le fait que les projets de digitalisation soient considérés comme une responsabilité colossale pour de nombreuses entreprises est compréhensible si une organisation essaie de transformer tous les processus en même temps. Cependant, la digitalisation est un processus en évolution continue qui devra être révisé constamment dans les années à venir. De plus, partant du principe que sa maturité sera également réévaluée à mesure que de nouvelles technologies seront développées, il convient d’embrasser ce projet de transformation progressivement.
Le concept du télétravail n’est pas nouveau, mais toutes les entreprises ne l’avaient jusqu’ici pas encore expérimenté avant les mesures prises par le gouvernement, par manque de volonté ou de moyens. Nous faisons face à une situation exceptionnelle qui a conduit la majorité des employés à travailler à distance lorsque cela était possible, du jour au lendemain, sans y avoir été préparés. Toutefois, dans un contexte “normal”, il convient de répondre à quelques questions majeures avant de se lancer dans un projet de digitalisation :
- Analyser le statut quo : il est important de déterminer quels processus constituent la base du travail quotidien, mais peuvent difficilement être réalisés indépendamment du lieu sans outils appropriés (archivage et accès, collecte de données, création de documents, etc.)
- Simplifier les processus : passer en revue les processus, les personnes responsables et les outils ou les processus manuels utilisés par les employés pour effectuer ces tâches. Identifier les difficultés et les points d’amélioration permettra ensuite de supprimer les étapes inutiles pour parvenir à une simplification des processus.
- Déployer la technologie : évaluer les outils déjà utilisés ou présents sur le marché qui permettraient d’automatiser ou de faciliter ces processus constitue une étape essentielle pour amorcer un projet de digitalisation. Les organisations peuvent commencer par échanger avec leurs fournisseurs de technologie actuels susceptibles de leur fournir des fonctionnalités supplémentaires dont elles n’avaient pas connaissance. S’adresser aux experts est également important dans cette démarche car ils sont en mesure de conseiller sur les bonnes pratiques à adopter, d’orienter vers la meilleure solution et surtout, d’aider à identifier quand et comment mettre en œuvre les fonctionnalités clés en fonction de des besoins.
Outre les économies de temps et de coûts, qui sont souvent la première priorité dans l’optimisation des processus, les objectifs doivent être fondamentalement remis en question, redéfinis et les employés doivent également être impliqués afin d’élaborer un fil conducteur dans le sens de la digitalisation. »