3 conseils pour réussir sa transition vers le télétravail – Par Jonathan Magat, Gryzzly

Dans cette tribune, Jonathan Mangat, fondateur et dirigeant de la startup Gryzzly revient sur son expérience d’entrepreneur habitué au télétravail (son équipe est en home office un à deux jours par semaine habituellement). Il liste 3 conseils simples et concrets pour réussir sa transition vers une organisation “Remote”. Un retour d’expérience réussi qui peut être utile en cette période de confinement qui oblige plus de 8 millions de personnes à télétravailler aujourd’hui en France.

Le télétravail fait partie intégrante du quotidien de nombreuses startups aujourd’hui. Les avantages de ce mode d’organisation sont nombreux : flexibilité, adaptation des horaires aux impératifs privés et familiaux, meilleures conditions de travail (notamment pour les entreprises installées au sein d’espaces de coworking parfois animés), etc. Le but du télétravail est de permettre à chacun de travailler où il veut quand il veut, sans jamais rogner sur la qualité du travail ou l’implication des membres de l’équipe.

1)  Autoriser le télétravail

Si pour certains fondateurs, le remote est naturel, ce n’est pas le cas de tous les dirigeants d’entreprises. Pour ceux qui ont créé leur start up en travaillant sur le coin d’une table dans un café, c’est une évidence : le lieu et l’heure de travail n’a aucune importance. Hélas, cette façon de travailler n’est pas légion dans toutes les organisations. Voici pourquoi il essentiel pour certains dirigeants de passer le cap en “autorisant” leurs équipes à faire du Remote, avant même de créer des règles ou des process.

Chez Gryzzly, la question du home office est apparue suite aux demande de certains collaborateurs “Est-ce que ça te dérange si je travaille de chez moi demain ?”, “Ma femme travaille le samedi, j’aimerais pouvoir bosser le samedi et passer mon lundi avec elle de temps en temps”. Dire oui et permettre à notre équipe de travailler de manière plus flexible est le premier pas que nous avons fait vers une culture remote.

Cela permet de dédramatiser les choses auprès de l’équipe. Chacun comprend que nous lui faisons confiance et que l’entreprise s’adapte à son rythme et ses contraintes personnelles, et non l’inverse. Chez Gryzzly, cela se matérialise comme ceci :

• tu travailles d’où tu veux,
• sur les horaires que tu veux,
• tu prends des congés quand tu veux, autant que tu veux.

Bien sûr, cette approche managériale va de pair avec deux obligations cruciales : donner de l’autonomie et responsabiliser. Pour ce faire, l’équipe doit avoir une vision claire de ses tâches, de ses objectifs et communiquer sur ses avancées.

2)  Créer un environnement de travail propice

Une fois le remote autorisé, avec télétravail, horaires flexibles ou autre, il reste à adapter l’organisation pour faire en sorte que tout fonctionne, peu importe qui est présent.

Cela peut se résumer par quatre points :

• Création de rendez-vous d’équipe : Qui dit autonomie dit aussi moments de partage. Il est essentiel d’organiser des instants d’échange et d’alignement avec l’équipe pour que chacun puisse faire part de ses avancées. Sous la forme d’une visio ou d’une pause café, l’important c’est de pouvoir échanger.
• Gestion de la communication : Il ne s’agit pas de demander à tout le monde de répondre au quart de tour à la moindre sollicitation. Néanmoins, la diversité des canaux de communication permet d’ajuster le degré d’urgence. Chez Gryzzly, nous partons du principe suivant :
  • Un message sur le chat : tu réponds quand tu veux.
  • Un appel téléphonique : j’ai besoin d’une réponse maintenant.
  • Une réunion : on doit décider de quelque chose ensemble.
• La gestion des urgences : Pour garantir un produit sans bug et une réelle qualité de support client, il est nécessaire de mettre en place des moyens de communication rapides avec nos utilisateurs. Cela implique d’être présent et réactif sur tous nos canaux (site, documentation, application).
• Se donner les outils de travail adaptés : Que les choses soient claires : la mise en place d’une culture remote ne passera pas par le fax et l’agenda Google. Il est essentiel de trouver des outils que l’ensemble des membres de l’équipe, mais aussi des clients acceptent, intègrent et maîtrisent. Voici ceux utilisés chez Gryzzly.

3)  S’armer d’outils de travail adaptés au Remote

Slack

Si nous avons créé un chatbot Slack, c’est évidemment parce que nous croyons à cette plateforme. Nous l’utilisons nous-même. C’est notre outil de communication de prédilection. Nous l’utilisons pour échanger entre nous, partager des sujets, des réussites, des échecs, automatiser des tâches, des feedbacks ou encore centraliser la communication avec nos clients (support, site web, formulaires d’inscription, etc).

Cela va aussi avec des limites, nous encourageons l’équipe à passer en mode absent et à désactiver les notifications quand nous sommes en dehors de nos moments de travail.

Gitlab

L’outil central pour notre équipe technique, qui sert à gérer nos tickets pour les correctifs produit mais aussi à centraliser le travail à faire grâce au wiki intégré et au système de board project (KANBAN).

En plus, nous sommes en phase avec leur Manifeste Remote, publié récemment :

The Remote Manifesto

All-remote work promotes:

1. Hiring and working from all over the world instead of from a central location.
2. Flexible working hours over set working hours.
3. Writing down and recording knowledge over verbal explanations.
4. Written down processes over on-the-job training.
5. Public sharing of information over need-to-know access.
6. Opening up every document for editing by anyone over top-down control of documents.
7. Asynchronous communication over synchronous communication.
8. The results of work over the hours put in.
9. Formal communication channels over informal communication channels.

Whereby / Hangout Meet

Il s’agit de nos deux outils de visio, utilisés pour discuter de visu en cas de remote mais aussi avec nos clients pour organiser nos rendez-vous et nos démos produit.

Whereby a l’énorme avantage de fonctionner avec un simple clic sur un lien pour nos clients et ça c’est génial !

Figma

Notre outil de design pour réaliser nos maquette produit, qui a définitivement remplacé Sketch il y a six mois, et pour nombre de raisons :

• il est possible de collaborer à plusieurs sur un même fichier à la Google Docs,
• nous pouvons faire des sessions de live design avec retour en temps réel de l’équipe tech
• l’outil est disponible gratuitement, de partout, partout, partout : web, MacOS, Windows, Linux, mobile. Pas de contrainte.
• l’équipe tech a un accès direct pour inspecter les maquettes, sans avoir à gérer d’export de fichier ou d’upload dans un outil tiers (goodbye Zeplin).
• les fonctions de prototypages sont directement intégrées et partageables en externe pour faire des tests utilisateurs, même à distance.

Gryzzly

Nous sommes forcément utilisateurs de notre propre outil. Nous utilisons Gryzzly pour suivre nos temps de travail, savoir qui a avancé sur quoi, comprendre quelles sont les tâches qui nous prennent le plus de temps. In fine Gryzzly nous sert aussi à justifier de certaines aides financières comme le crédit impôt innovation.